Veilige opslag
kies een centrale locatie voor de opslag van je digitale archief: verspreid je digitale
documenten ook niet over verschillende locaties op je harde schijf (gebruikers
profiel, bureaublad, lokale mappen, enzovoorts)Zo ga je ook vermijden dat je bij
de aanschaf van een nieuwe computer op verschillende plaatsen alles bij elkaar
moet zoeken.
archiveer de digitale documenten niet op vluchtige opslagmedia (USB-sticks,
geheugenkaarten, enzovoorts), op foto- en videocamera's of op digitale foto
kaders.
spreid het risico:
- bewaar je digitale documenten op meerdere gegevensdragers. Gebruik indien
mogelijk verschillende soorten gegevensdragers of gebruik een NAS-oplossing
waarbinnen je gegevensredundantie voorziet (bijvoorbeeld RAID-5, RAID-5+,
RAID-6).
- zorg voor een back-up of houd veiligheidskopieën bij
bewaar de veiligheidskopieën op verschillende locaties.
bewaar de back-up of de belangrijkste veiligheidskopieën op andere opslagmedia
dan je lokale harde schijf of bewaar ze online.
registreer de datum van de back-up of veiligheidskopie (bijvoorbeeld in de map-
of bestandsnaam)
zorg voor viruscontroles:
- installeer anti-virussoftware op de computer(s).
- kijk na of de virusdefinities worden bijgewerkt en of de anti-virussoftware goed
functioneert.
vervang om de 3 jaar de gegevensdragers.
controleer regelmatig of de digitale bestanden nog intact zijn:
- gebruik checksums om te controleren of de digitale bestanden nog volledig
intact zijn.
- open steekproefgewij s de digitale documenten en controleer of ze nog leesbaar
zijn.
Open formaten en open systemen
archiveer de documenten in een open bestandsformaat. Kies bij voorkeur een
bestandsformaat dat een standaard is en waarvoor meerdere software-applicaties
ondersteuning bieden.
houd de documenten ook in hun oorspronkelijk bestandsformaat bij wanneer de
omzetting naar een geschikt archiveringsformaat samen gaat met verlies van
gegevens, functionaliteit of kwaliteit. Documenteer met welke applicatie en
versie de documenten in hun oorspronkelijk formaat werden opgeslagen,
archiveer de archiefdocumenten niet als compressiebestanden (zip, rar, tar, enzo
voorts). Pak compressiebestanden zo snel mogelijk uit. De samenhang tussen
documenten kun je aanduiden door de documenten in dezelfde map te bewaren,
beveilig de documenten in het archief niet met wachtwoorden (open/wijzigen)
of encryptie: als beveiliging nodig is, plaats dan rechten op mappen en/of shares,
bewaar de documenten niet in systemen of toepassingen die gesloten zijn of die
extra afhankelijkheden inhouden: exporteer de documenten en bewaar ze in een
systeem of toepassing die volledig open is en die je onder controle hebt.
- bewaar je documenten wel in (externe) systemen, documenteer dan grondig
de accountgegevens en bewaar deze op een veilige plaats. Controleer dan ook
regelmatig de beschikbaarheid van het systeem en je account.
Duidelijke bestandsnamen en documenteigenschappen
ken de digitale documenten een duidelijke en identificerende bestandsnaam
toe zodat je ze snel terugvindt en niet eerst moet openen om uit te vissen waar
over ze gaan. Doe dit niet alleen voor documenten die je zelf maakt, maar ook
voor documenten die je ontvangt of die een automatische bestandsnaam hebben
gekregen (bijvoorbeeld digitale foto's).
hanteer enkele regels bij het toekennen van bestandsnamen:
- ken geen te lange bestandsnamen toe: houd het aantal karakters in de
documentnaam beperkt zodat ook andere systemen de oorspronkelijke
bestandsnaam kunnen overnemen.
- gebruik een vast stramien in de bestandsnamen (bijvoorbeeld auteur_titel_
datum/versie) en gebruik een 'underscore' of camelcasing om de verschillende
onderdelen van elkaar te scheiden.
- data in bestandsnamen:
- vermeld de datum van de documenten in de bestandsnaam wanneer de
datum van het document belangrij k is en niet automatisch mag worden
gewijzigd of wanneer het chronologisch verloop van een zaak belangrijk is.
Gebruik in dit laatste geval de datum dan als eerste onderdeel van de
bestandsnaam zodat je door middel van sortering de documenten in
chronologische volgorde presenteert (bijvoorbeeld datum_auteur_titel)
- noteer data op een vaste wijze: bijvoorbeeld JJJJMMDD.
stel bij de installatie van sofware en/of de eerste ingebruikname van software en
apparaten (bijvoorbeeld camera's) de gebruikersinstellingen goed in zodat
documenteigenschappen meteen en geautomatiseerd correct worden ingevuld.
maak gebruik van de mogelijkheid om beschrijvende metadata aan digitale
documenten toe te voegen (bijvoorbeeld EXIF of IPTC voor digitale foto's).
respecteer de standaard extensie van de applicatie of het bestandsformaat.
Gebruik de extensie niet om betekenis toe te kennen.
Structuur van het archief
geef je archief een logische en heldere structuur zodat je mappen en documenten
snel terugvindt.
groepeer documenten die bij elkaar horen in mappen en geef die mappen een
duidelijke naam.
zorg ervoor dat de mappenstructuur de context van de archiefdocumenten
weerspiegelt.
hanteer consequent dezelfde ordeningsmethode voor gelijkaardige mappen en/
of documenten.
Besluit
De digitale en gedigitaliseerde archieven van particuliere archiefvormers zijn in
meerdere opzichten de echte uitdaging voor de professionele archivaris. Deze uitda
gingen oppakken biedt heel wat kansen. Archiefdiensten en -instellingen kunnen
nieuwe diensten aanbieden en een nieuwe relatie met het brede publiek opbouwen.
Zo vergroten ze hun maatschappelijke relevantie en maken ze ook hun missie en
werking bij het brede publiek bekend. Archieven kunnen zo uitgroeien tot een (pro)-
actieve en bekende speler in de (digitale) informatiemaatschappij.
De verantwoordelijkheid tot sensibiliseren en kennisdelen opnemen, biedt de archi
varis ook de mogelijkheid om zijn professionele oplossingen voor digitale archivering
DIGITAAL PARTICULIER ARCHIEF
124
FILIP BOUDREZ IEDEREEN DIGITALE ARCHIVARIS
125
