archivering ontwikkeld. Deze tools hebben functionaliteiten zoals het omzetten van
documenten naar archiveringsformaten, het identificeren en valideren van
bestandsformaten, de extractie en het registreren van beschrijvende en technische
metadata, het exporteren van documenten en hun metadata, het analyseren en het
auditen van digitale archieven, enzovoorts.
De kennis van en over deze tools bevindt zich voornamelijk onder digitale archivaris
sen. Het grote publiek kent deze tools en hun functionaliteiten niet. Een eerste taak
voor de digitale archivarissen is dan ook deze tools en hun functionaliteiten bekend
te maken en het gebruik ervan te promoten. Dit kan door bijvoorbeeld overzichten
en verwijzingen naar deze tools aan te bieden.
Het verspreiden en beschikbaar stellen van informatie over deze tools en instrumen
ten is één zaak. Daarnaast worden ook nog steeds nieuwe tools ontwikkeld. Een
aandachtspunt bij de ontwikkeling van deze tools is het mogelij ke gebruik door
particuliere archiefvormers. Dit vraagt dat rekening wordt gehouden met een aantal
factoren zoals de vrije verspreiding, de gebruiksvriendelijkheid, de laagdrempelig
heid, de technische infrastructuur die nodig is, de documentatie, de handleidingen,
enzovoorts.
Aanbieden van services
Naast het beschikbaarstellen van tools kunnen archiefdiensten en -instellingen ook
services voor digitale archivering aanbieden en zo enkele taken voor de particuliere
archiefvormers uitvoeren. Taken die een gespecialiseerde kennis vragen of die een
specifieke technische infrastructuur vragen en die slechts eenmaal moeten worden
uitgevoerd, komen hiervoor in aanmerking. Voorbeelden van services die kunnen
worden aangeboden zijn: het harvesten van online content, het exporteren van
archiefdocumenten uit systemen, toepassingen en databanken, het uitlezen van
verouderde gegevensdragers, het omzetten naar archiveringsformaten, de extractie
van metadata, het karakteriseren van digitale objecten, enzovoorts. Veel van deze
services zijn een toepassing van digitale archeologie.12
De digitale archiveringsinfrastructuur die archiefdiensten en -instellingen opzetten
en beheren, is maar zelden voltijds in gebruik. In de meeste gevallen is verwerkings
capaciteit over. Deze zou beschikbaar kunnen worden gesteld om de digitale
archieven van particuliere archiefvormers te bewerken. Op die manier kunnen
functionaliteiten die voorzien zijn voor het digitale archiveringssysteem worden
hergebruikt en gedeeld. Als deze services tegen betaling worden uitgevoerd zit er zelfs
een zeker terugverdieneffect aan vast. Bij het schrijven van een business case voor een
digitaal archiveringssysteem kan hier rekening mee worden gehouden.
Archiveren
De ultieme archiveringsservice die een archiefdienst of -instelling kan aanbieden is
het overnemen van het beheer van de archieven. Particuliere archiefvormers kunnen
hun archieven overdragen of in bewaring geven bij archiefdiensten en -instellingen.
De archiefdiensten en -instellingen nemen deze particuliere digitale archieven dan
mee op in hun digitale depots.
Net zoals bij analoge particuliere archieven zal een archiefdienst of -instelling enkel
een selectie van particuliere archieven verwerven en zal ook worden nagegaan of de
digitale particuliere archieven in het acquisitieprofiel passen. Het archiveren van
digitale particuliere archieven is vanzelfsprekend iets wat met het aanbieden van
services kan worden gecombineerd of er zelfs uit voort kan vloeien. Door zijn digitale
dienstverlening kan de archivaris een relatie opbouwen met particuliere archief
vormers zodat hij een bevoorrechte positie verwerft, wat hem en zijn instelling dan
weer ten goede komt bij de verwerving van die particuliere archieven.
Digitaal archiveren
De oplossingen die de experts in digitale archivering aan particuliere archiefvormers
aanreiken moeten laagdrempelig zijn. De oplossingen moeten niet alleen eenvoudig
op te zetten en te beheren zijn, maar moeten een oplossing bieden voor de essentiële
uitdagingen die digitaal archiveren met zich meebrengt. Zaken die overbodig zijn
of niet bijdragen tot de oplossing van de kern van het probleem zijn absoluut te ver
mijden. Naast het delen van enkele principes en uitgangspunten, zijn vooral tooiing
en instrumenten een belangrijk aandachtspunt. Voor een aantal deelaspecten van
digitale archivering bestaan wel enkele tools, maar de particuliere archiefvormers
zullen zich toch grotendeels moeten redden met de standaardfuncties van de syste
men en de toepassingen waarover ze beschikken. Van particuliere archiefvormers
mag immers niet worden verwacht dat ze beschikken over programmeervaardig
heden of de mogelijkheden hebben om systemen aan te passen.
De oplossingen van de digitale archivaris moeten anticiperen op het probleem van
de technologische veroudering en het vermijden van afhankelijkheden en risico's.
Er zijn adviezen en oplossingen nodig voor:
de selectie van documenten
de veilige opslag van documenten
het bewaren van de documenten in open formaten en open systemen
het toekennen van bestandsnamen en documenteigenschappen
een goede structuur voor het archief
Hieronder volgt een aanzet voor de concrete adviezen en richtlijnen die aan particu
lieren kunnen worden aangereikt.13 Er komen zowel technische als meer organisato
rische aanbevelingen aanbod. De gerapporteerde hoofdoorzaak van digitaal
informatieverlies onder particulieren is immers niet zozeer technisch falen van gege
vensdragers of applicaties, maar wel documenten achteraf niet meer terugvinden.14
Selectie
bewaar geen dubbelen. Houd evenmin afdrukken op papier bij als je de docu
menten ook digitaal hebt.
vernietig tijdig: bewaar alleen die documenten die je nog nodig hebt
- verwijder concepten en kladversies.
- verwijder documenten zodra de bewaarplicht is verstreken of van zodra je de
documenten niet meer nodig hebt.
bewaar alleen foto's en video's van een voldoende kwaliteit:
- verwijder de foto's en video's die van een onvoldoende of lage kwaliteit zijn.
- archiveer enkel de hoge resolutie foto's en video's.
DIGITAAL PARTICULIER ARCHIEF
122
FILIP BOUDREZ IEDEREEN DIGITALE ARCHIVARIS
12 S. Ross en A. Gow, Digital archaeology: rescuing neglected and damaged data resources (Glasgow 1999).
13 Deze aanbevelingen en richtlijnen zijn grotendeels gebaseerd op de reeks DAVID-richtlijnen en adviezen
(http://www.edavid.be/publicaties.php#10) en op F. Boudrez, Een digitaal archief in 10 stappen (Antwerpen
2009)Zie: http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf.
14 J.L. John, I. Rowlands, P. Williams, K. Dean, Digital Lives: Personal digital archives for the 21st century.
An initial synthesis (Londen 2010), p. XI-XII.
123
