Nagenoeg iedereen is vertrouwd met het archiveren van papieren documenten zodat
een vergelijking tussen de analoge en digitale wereld een goed vertrekpunt is in de
communicatie en de sensibilisering. Naast de parallellen zijn vooral de verschillen
essentieel. Digitaal archiveren is meer dan het oplossen van het probleem van de
veroudering en de aftakeling van informatiedragers en hun afspeeltechnologie. De
problematiek van duurzame opslag en digitale informatiedragers is immers slechts
één aspect, maar is voor de meeste digitale consumenten wel heel herkenbaar. Iedere
pc-gebruiker heeft wellicht nog ergens in een kastzachte floppy's of diskettes liggen.
Centrale elementen in het verhaal zijn de bewustwording van de technologische
veroudering (dragers, bestandsformaten, software), van de afhankelijkheden van
specifieke systemen en externe services (cloud, leveranciers en implementatoren) en
van de kwetsbaarheid van digitale informatie. Verwaarlozing van digitale informatie
leidt immers onherroepelijk tot onbruikbaarheid en informatieverlies. En de strate
gieën die particulieren momenteel het meest toepassen, zijn niet doeltreffend.
Afdrukken op papier gaat niet alleen samen met informatieverlies, steeds meer
vormen van digitale informatie zijn niet af te drukken. En langermijnarchivering is
niet hetzelfde als het maken van back-ups.
Een kanaal dat de voorbije jaren met succes voor deze communicatie is gebruikt, is
via voorlichtingsfilmpjes. Diverse binnenlandse en buitenlandse archieven en biblio
theken hebben de voorbije jaren filmpjes gemaakt waarin ze de kijkers wijzen op de
uitdagingen en risico' s van digitale archivering en waarin ze uitleggen waarom
bijzondere inspanningen voor de bewaring van digitale informatie nodig zijn.6
Deze filmpjes kunnen als inspiratiebron dienen.
Voor een goede communicatie is het natuurlijk belangrijk dat de essentiële bood
schap centraal staat. Anderzijds zou het niet verstandig zijn om de bewustwording te
beperken tot het duurzaamheidsprobleem alleen. Het gebruik van sociale media, web
2.0 oplossingen en de cloud brengen diverse rechtenkwesties en extra aandachts
punten met zich mee. Veel consumenten zijn zich hier niet altijd van bewust zodat
het aangewezen is om ook hier de aandacht op te vestigen.
Communiceren over het belang van digitaal archiveren is nooit verloren moeite.
Het draagt bij tot de openheid en de transparantie van het archiefbeheer door
archiefdiensten en -instellingen. Veel particulieren zijn ook consumenten van deze
archiefdiensten en -instellingen en zullen op deze wijze beter begrijpen hoe digitale
archieven door hen worden beheerd en beschikbaar gesteld. De archivaris heeft er
alleen maar bij te winnen.
Delen van expertise en kennis
Sensibiliseren van particuliere archiefvormers is slechts de eerste stap. Naast het
wijzen op de uitdagingen en de risico's is het minstens even belangrijk om meteen
ook richtlijnen, adviezen en praktische handvaten voor digitale archivering aan te
reiken. De best practices op het vlak van digitaal archiveren vormen hiervoor een
goede basis.
Het formuleren van richtlijnen en adviezen is ook voor de archivaris zelf een interes
sante oefening. Zijn doelpubliek is (gewone) computergebruikers en geen ICT-
specialisten of specialisten in digitale archivering. Zijn richtlijnen en adviezen
moeten gemakkelijk op te zetten en te beheren zijn zonder dat hiervoor gespeciali
seerde kennis of systemen vereistzijn.
Voor het delen van expertise en kennis zijn verschillende werkvormen mogelijk.
Een voor de hand liggende mogelijkheid is het publiceren van posters,7 brochures en
websites. Bekende Nederlandse voorbeelden hiervan zijn onder meer de websites die
Karin van der Heiden maakte.8 Op de website www.bewaarals.nl worden praktische
tips voor (grafische) vormgevers gegeven. In Vlaanderen publiceerde het
Expertisecentrum DAVID (eDAVID) folders over digitaal archiveren, het archiveren
van e-mails en het archiveren van websites.9 Op de website van het eDAVID-project
'Digitaal depot' is eveneens een rubriek 'Zelf aan de slag' beschikbaar.10
Naast brochures en websites zijn nog andere werkvormen geschikt om het brede
publiek te bereiken. Audio en video podcasts kunnen een leuke aanvulling zijn. Een
archiefinstelling zou ook een spreekuur kunnen organiseren. Particulieren kunnen
dan met hun vragen over digitaal archiveren langs komen en die voorleggen aan een
digitale archivaris. Een andere mogelijkheid is het organiseren van studiedagen voor
het brede publiek. De 'Personal Archiving Days' van de Library of Congress kunnen
hiervoor als voorbeeld dienen.11 Op zo'n 'Personal Archiving Day' worden plenaire
sessies met presentaties over algemene thema's gecombineerd met de mogelijkheid
om eigen vragen aan bibliotheekmedewerkers te stellen.
Een meer doorgedreven vorm van kennisdeling is het organiseren van workshops
waarbij gebruikers hands-on digitaal archiveren en hiervoor hun eigen digitale
archieven meebrengen. Geleidelijk aan zouden geïnteresseerde particulieren of
vrijwilligers bij de organisatie van deze workshops kunnen worden ingeschakeld en
bijvoorbeeld de rol van docent kunnen overnemen. Voor het cursusmateriaal zou
een wiki een interessant werkinstrument kunnen zijn. De idee om workshops te
organiseren is op zich niet heel nieuw voor de meeste archiefinstellingen. Nu al
worden veel cursussen paleografie aan archiefgebruikers aangeboden. Alleen zijn de
leerdoelen en de achterliggende doelstelling nu anders: het verspreiden van kennis
zodat iedereen zelf digitaal kan archiveren.
Elke digitale archivaris is op zekere hoogte bezig met het opvolgen van de technolo
gische evoluties (technoloy watch)Dit is een essentieel element om archieven en
collecties leesbaar te houden en tijdig de nodige preserveringsacties te kunnen
opstarten. Vooralsnog worden de bevindingen en de aanbevelingen hoofdzakelijk
onder vakgenoten en collega' s gedeeld. Een andere optie is dat deze informatie
zoveel mogelij k onder het ruime publiek bekend wordt gemaakt. In dit opzicht is het
opportuun om de technology watch niet alleen te beperken tot het kerndomein van
digitale langetermijnarchivering, maar ook om te kijken naar nieuwe technologieën
waarbinnen nieuwe digitale informatie wordt aangemaakt en beheerd.
Beschikbaarstellen van tools
Zodra er werk wordt gemaakt van de praktische toepassing van digitaal archiveren is
het aangewezen om te kunnen beschikken over aangepaste instrumenten en tools.
De voorbije jaren werden nationaal en internationaal diverse tools voor digitale
DIGITAAL PARTICULIER ARCHIEF
6 Enkele voorbeelden: E-depot van het Stadsarchief Rotterdam (zie: http://www.youtube.com/
watch ?v=qZ6jmOeRp-g)Digitaal Nationaal Archief. Morgen is vandaag al verleden tijd van het Nationaal
Archief (zie: http://www.youtube.com/watch?v=Q-kJQshaUr4 en http://www.youtube.com/
watch ?v=xraoUgqjlv8), Why digital preservation is important for you (zie: http://www.digitalpreservation.
gov/multimedia/videos/digipres.html)
120
FILIP BOUDREZ IEDEREEN DIGITALE ARCHIVARIS
7 Een voorbeeld van zo'n poster is http://www.digitalpreservation.gov/personalarchiving/documents/
NDIIP_PA_poster.pdf.
8 Zie: http://www.bewaarals.nl en http://bits-to-pieces.org/www/index.php.
9 Zie: http://www.edavid.be/digitaaldepotproject/publicaties.html#folders.
10 Zie: http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag.
11 Zie: http://www.digitalpreservation.gov/personalarchiving en http://www.personalarchiving.com.
121
