de archivaris een actieve rol in de archiefvorming speelt en dat een duurzaam
archiveringsbeleid al wordt toegepast nog voordat het eerste archiefdocument wordt
gecreëerd. Dit is echter niet vanzelfsprekend, en zeker niet wanneer het particuliere
archieven betreft.
Die digitale archiveringsoplossingen stellen dikwijls ook hoge eisen aan de archieven
die worden opgenomen. Aan de grondslag van deze eisen ligt natuurlijk het nastre
ven van een hoge kwaliteit van de gearchiveerde informatie en de zorg om het
opnameproces zo efficiënt en zo vlot mogelijk te laten verlopen zodat geen verwer
kingsachterstanden ontstaan. De eisen met betrekking tot metadata, structuur en
overbrengingsformaten zijn doorgaans heel strikt en streng geformuleerd. Veel digi
tale archiveringssystemen zijn zo ingericht dat archieven zonder metadata of zonder
een vaste structuur niet kunnen worden opgenomen. Hierbij wordt dikwijls over het
hoofd gezien dat metadata genereren of registreren voor particulieren geen evidentie
is. Veel digitale particuliere archieven worden in 'open' systemen bijgehouden en
kunnen als 'ongestructureerde' digitale informatie worden beschouwd. De archief
documenten zijn niet ontstaan of beheerd in een DMS, maar staan misschien
gewoon op een USB-stick, DVD of harde schijf. In het beste geval zijn er duidelijke
map- of bestandsnamen die iets zeggen over de context of de inhoud van de archief
documenten. Buiten de digitale objecten zelf is de archiefvormer de enige metadata-
bron. De opname van de particuliere archieven in de digitale depots van
archiefdiensten en -instellingen dreigt hierdoor problematisch en een knelpunt te
worden. Het hoeft dan ook geen verwondering te wekken dat hier een bottleneck
dreigt voor de opname van de digitale en gedigitaliseerde archieven van privé-archief-
vormers. En dat is net wat de vele voorschriften en overbrengingseisen moesten
voorkomen.
Nochtans worden systemen zoals digitale depots als universele digitale archiverings
oplossingen naar voren geschoven. In de praktijk blijken deze digitale depots niet
altijd een adequate oplossing voor digitale particuliere archieven te zijn. Digitale
depots zijn dikwijls geconcipieerd als gespecialiseerde archiveringsoplossingen die
zich op een aantal punten fundamenteel onderscheiden van andere systemen.
De evolutie van digitaal archiveren in de richting van een specialisme binnen de
archiefwereld is hier niet vreemd aan.3 Positief kan deze evolutie niet worden
genoemd: digitaal is de norm en nagenoeg elke computergebruiker wordt met digita
le archivering geconfronteerd. Er kan niet van elke computergebruiker verwacht
worden dat hij een specialist digitale archivering wordt. Digitaal archiveren mag en
kan geen discipline zijn die alleen is weggelegd voor specialisten of die alleen met
ingewikkelde technische infrastructuur en systemen mogelijk is. De oplossingen die
digitale archivarissen aanreiken moeten laagdrempelig en intuïtief zijn zodat ook
gewone ICT-consumenten ze kunnen toepassen.
Digitale diensten
De uitdagingen die digitale particuliere archieven inhouden, zijn niet de minste.
Deze archieven zijn in meerdere opzichten de ware uitdaging voor duurzame digitale
archivering. De digitale archieven van privé-archiefvormers lopen een groter gevaar
dan de digitale archieven van de overheid of grote organisaties. Een proactief beleid
is immers niet zo evident en de basiskennis over digitale archivering is dikwijls niet
aanwezig.
Archivarissen en archiefinstellingen kunnen op diverse manieren op deze uitdagin
gen inspelen. Dit kan variëren van (proactief) sensibiliseren, particulieren opleiden
tot en met het assisteren en helpen bij het digitaal archiveren. Dit laatste kan in de
vorm van het aanbieden en het uitvoeren van archief services. De ultieme archief
service is het overnemen van het archiefbeheer. Velen zien hier ook business models
in waarmee investeringen in een digitaal archiveringssysteem kunnen worden
terugverdiend of waarmee op zijn minst de kosten kunnen worden gedeeld.
Dit laatste is wellicht een opportuniteit, maar is geen doelstelling op zich.
Belangrijker is dat archivarissen zich profileren als experts in digitale archivering die
hun kennis, ervaring en oplossingen delen met het brede publiek. Archivarissen
gaan zich dan ook niet langer puur receptief opstellen waar het particuliere archie
ven betreft, maar stappen ook proactief naar particuliere archiefvormers en worden
zo een zichtbare speler in de digitale informatiemaatschappij.
Sensibiliseren
Een eerste belangrijke taak voor archivarissen is digitale archivering onder de
aandacht te brengen van het brede publiek. De archivaris legt uit waarom digitale
archieven bijzondere aandacht behoeven en waarom de methodes uit de papieren
wereld niet volstaan om digitale archieven succesvol in tijd over te brengen.
Uit de gangbare praktijken en de bevragingen van privé-personen blijkt dat digitaal
archiveren voor de meesten nog onbekend terrein is.4 De aanschaf van een nieuwe
computer gaat meestal samen met het integraal kopiëren van de map 'Mijn docu
menten' én met informatieverlies want lang niet alle informatie blijkt achteraf in de
map 'Mijn documenten' te zijn bewaard. Accountgegevens voor e-mail en andere
web 2.0 toepassingen blijken slecht gedocumenteerd te zijn zodat bij de ingebruik
name van de nieuwe computer in veel gevallen een zoektocht naar accountnamen
en wachtwoorden start. Wie zich wel bewust is van de kwetsbaarheid van digitale
informatie, drukt belangrijke documenten op papier af of maakt back-ups.
Aangezien de meeste particulieren geen back-upsoftware hebben, kopiëren ze hun
gegevens periodiek naar externe harde schijven, USB-stick, CD's of DVD's.5 Dit is
natuurlijk niet hetzelfde als een permanente en systematische back-upregeling, laat
staan digitale archivering.
DIGITAAL PARTICULIER ARCHIEF
3 L. Duranti, 'Educating the eXtreme records professional: a proposal', in: E. Hokke en T. Laeven (red.),
Archivaris. Professie, professional, professionaliteit, professionalisering (Den Haag 2010), p. 198-223.
4 Het Digital Lives-project van de British Library ism University College London en University of Bristol
bevroeg in 2007-2009 academici en particulieren. Eén van de onderzoeksresultaten geeft aan dat
particulieren digitaal archiveren nog hoofdzakelijk associëren met het maken van back-ups.
(J.L. John, I. Rowlands, P. Williams, K. Dean, Digital Lives: Personal digital archives for the 21st century.
An initial synthesis (Londen 2010), p. XI).
118
FILIP BOUDREZ IEDEREEN DIGITALE ARCHIVARIS
5 C. Marshal somt 6 strategieën op die particulieren toepassen voor digitale archivering:
1. maken van systeem backups.
2. aanleggen van een reeks 'Mijn documenten'-mappen.
3. opslag op externe gegevensdragers.
4. gebruiken van e-mailaccounts naar waar archiefdocumenten als bijlage worden verstuurd.
5. opslag op sociale media.
6. bewaren van de oorspronkelijke computersystemen.
Dit stemt grotendeels overeen met de enquêteresultaten van het project Digital Lives. Alleen het afdrukken
op papier ontbreekt in dit lijstje (C. Marshal, 'Rethinking personal digital Archiving. Part 1. Four challenges
from the field', in: D-Lib Magazine, maart/april 2008; J.L. John, I. Rowlands, P. Williams, K. Dean, Digital
Lives: Personal digital archives for the 21st century. An initial synthesis (Londen 2010), p. XL).
119