ledereen digitale archivaris
Inleiding
De archieven van privé-personen, organisaties en bedrijven zijn waardevol. Ze zijn
veelal unieke informatiebronnen en vormen een belangrijke aanvulling op over
heidsarchieven om een zo volledig mogelijk beeld van de samenleving en zijn geschie
denis vast te leggen. Die particuliere archieven zijn steeds meer digitaal en houden
flink wat uitdagingen in voor zowel hun archiefvormers als de archiefdiensten en
-instellingen die ze verwerven.
Digitaal is de norm
Sinds jaar en dag is digitaal de norm in de wereld van de communicatie, de foto
grafie, de muziek, de video, de gaming, enzovoorts. Voor veel privé-personen luidde
de aanschaf van een nieuw fototoestel of het aanmaken van een e-mailaccount de
overstap naar de digitale wereld in. Briefwisseling is bij de meeste particulieren
vervangen door één of meerdere e-mailaccounts of attendering via allerlei online
services. Dagboeken werden ingeruild voor blogs, en vooraanstaande personaliteiten
(politici, auteurs, commentatoren, enzovoorts) delen hun opinie door middel van
tweets en Facebookmededelingen. We netwerken zelfs op digitale wijze. In plaats van
dia-avonden met vrienden en kennissen te organiseren, delen we foto's via sociale
media of gespecialiseerde websites. Nieuwjaars- en verjaardagswensen versturen we
digitaal. LP's en CD's hebben ruimbaan gemaakt voor MP3's eniTunes. De gezins
agenda is niet alleen digitaal, maar wordt in een webtoepassing bijgehouden zodat
alle gezinsleden te allen tijde en van overal de agenda kunnen raadplegen en aanvul
len. En de digitale evolutie zet zich ook met terugwerkende kracht verder: analoge
collecties foto's, briefkaarten, vinylplaten en videocassettes worden retroactief
gedigitaliseerd.
Bedrijven en organisaties maakten waar mogelijk nog vroeger de overstap naar de
digitale wereld. De klanten- of ledenadministratie, de boekhouding en de facturatie
zijn voor de meeste bedrijven en organisaties de terreinen waar de eerste digitale
stappen werden gezet. Geleidelijk aan zette die digitale evolutie zich ook verder in
hun primaire processen. Met de invoering van het Nieuwe Werken krijgt deze evolu
tie een grote stimulans. Het Nieuwe Werken werkt immers als katalysator voor de
toenemende digitalisering. Vandaag de dag is nagenoeg elke organisatie bezig met de
invoering van het Nieuwe Werken en is digitaal de standaard in de informatievoor
ziening geworden. Zelfs in die mate dat we analoge documenten eerst digitaal maken
alvorens de informatie in de bedrijfsprocessen te (kunnen) gebruiken.
Digitale kansen en uitdagingen
Het voorbije decennium is digitaal het leidende principe in ons informatiebeheer
geworden. Privé-personen, bedrijven en organisaties worden bijgevolg ook steeds
meer met de archivering van die digitale informatie geconfronteerd. Digitale
archiveringsoplossingen dringen zich steeds meer op. Hier ligt een kans voor
archivarissen. De archiefprofessie was immers één van de eerste domeinen die zich
over de problematiek van de langetermijnarchivering van digitale archiefdocumen
ten boog. Nog meer dan in de analoge wereld kunnen archivarissen op het terrein
van digitale archivering hun maatschappelijke relevantie vergroten. Het biedt hen
de kans om nog meer dan voorheen een voortrekkersrol of rol van expertisecentrum
op zich te nemen.
Een evidentie is dit helemaal niet. Particulieren zijn naar schatting verantwoordelijk
voor de creatie van tweederde van alle digitale informatie.1 Hun digitale archieven
zijn in meerdere opzichten een uitdaging en confronteren de archivaris niet zelden
met de essentie van digitaal archiveren. Anderzijds is dit weer een interessante
confrontatie van algemeen geaccepteerde theorieën, modellen en oplossingen met
hun praktische haalbaarheid en efficiëntie. Particulieren zijn vanzelfsprekend geen
geschoolde records managers of archivarissen, maar beheren wel (digitaal) archief.
Ze zijn niet alleen de archiefvormer, maar ook beheerder van hun archief. Elk indivi
du is hierdoor in de praktijk ook archivaris. En dat zal ook zo blijven, want slechts
een kleine fractie van alle particuliere archieven wordt na verloop van tijd verworven
en beheerd door archiefdiensten en -instellingen. Een groot deel van de oplossing
zal bij gevolg gezocht moeten worden in het aanreiken van opleiding, adviezen, best
practices en tools. Hierdoor kan de archivaris ook een nieuwe relatie met het brede
publiek opbouwen.2
Archivarissen kunnen voor hun adviezen en richtlijnen putten uit hun eigen kennis
en expertise, maar zullen daarnaast ook nieuwe technologieën moeten verkennen.
Particuliere archiefvormers zijn doorgaans vroege consumenten van nieuwe techno
logieën en ICT-toepassingen. Zeker privé-personen lopen voorop in de digitale evolu
tie. Zij zijn vrij om nieuwe technologieën in gebruik te nemen of van systemen te
veranderen. Velen maken van deze mogelij kheden gebruik en stappen regelmatig van
de ene technologie of toepassing over naar een andere, met als gevolg dat hun digita
le archieven verspreid zitten over heel wat systemen. Het gebruik van sociale media,
web 2.0 oplossingen en allerhande cloudtoepassingen illustreert dit. De kans dat
particuliere archiefvormers technologieën gebruiken die onvoldoende bekend zijn,
of die hun deugdelij kheid en duurzaamheid nog niet hebben bewezen is dus reëel.
Hierdoor is de kans vrij groot dat particuliere archiefvormers technologieën en
systemen gebruiken die archivarissen nog niet kennen of waarvoor ze geen kant-en-
klare oplossingen hebben. Het opvolgen van de laatste trends en nieuwste systemen
door archivarissen zal echter maar zelden verloren moeite zijn. De kans dat hun
eigen organisatie of één van hun archiefvormers op termijn ook van die technologie
of systemen gebruik zal maken, is vrij groot.
De digitale archiveringsoplossingen die archivarissen de voorbije jaren hebben
gebouwd of laten bouwen, gaan in vele gevallen uit van een modeloplossing voor
het probleem van digitale archivering. Niet zelden vertrekt deze oplossing uit het
principe dat een goede en efficiënte archiveringsoplossing de volledige levenscyclus
van een archiefdocument omspant en dat al bij de keuze en inrichting van systemen
en toepassingen met archivering rekening wordt gehouden. Algemeen wordt aange
nomen dat dit de meest efficiënte en kostenbewuste aanpak is. Dit veronderstelt dat
F I L I P BOUDREZ
116
FILIP BOUDREZ IEDEREEN DIGITALE ARCHIVARIS
1 J.F. Gantz, The expanding digital universe. A forecast of worldwide information growth through 2010
(Massachusetts 2007), IDC White paper sponsored by EMC.
2 R.J. Cox, Personal archives and a new archival calling: readings, reflections and ruminations (Los Angeles 2008).
117
