V. Uitgangspunten
Uitgangspunten geven aan waar de archiefdienst naar streeft wanneer een archief
wordt geacquireerd. Dit zijn de belangrijkste:
1. De eigenaar draagt indien mogelijk bij aan het toegankelijk maken van het archief.
2. De eigenaar draagt indien mogelijk bij in de eventuele kosten voor restauratie.
3. Bij voorkeur wordt het archief geschonken. Bij dit punt dient een uitleg te komen
over de verschillen tussen schenking en bruikleengeving, om de voor- en nadelen
hiervan voor de eigenaar duidelijk te maken.
4. De overgebrachte bescheiden dienen zoveel mogelijk direct openbaar en op de
lange termijn geheel openbaar te worden.
5Er worden geen archieven gekocht.
6. Er mag (na overleg met de eigenaar) uit de archieven worden vernietigd.
7. Rechten worden overgedragen (bijvoorbeeld auteurs- en portretrecht)zodat het
materiaal op internet getoond mag worden.
8. Wanneer de eigenaar later aanvullingen op het overgebrachte archief wil over
dragen, dient dat in blokken van tien jaar te gebeuren.
VI. Herzien
Stel een vaste periode in om het acquisitieprofiel te evalueren. Een herziening om de
vijf a zes jaar is aan te raden.
VII. Bijlagen: bestandsanalyse, historische analyse, leemtelijst
De documenten zijn hieronder beschreven in de volgorde waarin ze moeten worden
opgesteld.
I. Bestandsanalyse
Bepaal de maatschappelijke sectoren waarin de archieven worden onderverdeeld.
Dat kan aan de hand van het archievenoverzicht. I-let is aan te raden bij deze onder
verdeling geen onderscheid te maken tussen archieven van de overheid en particulie
re archieven. Een voorbeeld van een indeling die hiervoor gebruikt kan worden is de
volgende:
1. Openbaar bestuur en politiek;
2. Bevolking;
3. Openbare orde, veiligheid, justitie en defensie;
4. Openbare werken, ruimtelijke ordening en volkshuisvesting;
5Verkeer en waterstaat;
6. Natuur en milieu;
7. Sociale zorg en welzijn;
8. Gezondheidszorg;
9. Onderwijs en wetenschap;
10. Cultuur, sport, recreatie en evenementen;
11. Economisch leven (waaronder financiën, handel en industrie,
landbouw en visserij vallen);
12. Notariaat;
13. Religie.
De bestandsanalyse kan alleen kwantitatief worden uitgevoerd (in aantallen en/of
in strekkende meters) of ook kwalitatief (waarbij ook de inhoudelijke waarde van
een archief voor historisch onderzoek wordt meegewogen)Uiteraard is het laatste
veel tijdrovender. Kijk hierbij ook naar wat andere instellingen (archiefdiensten,
categoriale instellingen, heemkundekringen etc.) in huis hebben.
2. Historische analyse
Onderzoek aan de hand van overzichtswerken en eventueel interviews met experts
wat de belangrijkste ontwikkelingen in de regio zijn, uitgesplitst aan de hand van de
maatschappelijke sectoren van de bestandsanalyse. Sommige ontwikkelingen
kunnen op meerdere sectoren betrekking hebben. Stel van te voren vast hoe de neer
slag van het historisch onderzoek eruit gaat zien: wat wordt per sector vermeld, hoe
wordt de historische ontwikkeling omschreven etc.
3. Leemtelijst
Bepaal door de bestandsanalyse te combineren met de historische analyse hoe sterk
of zwak de in de historische analyse benoemde historische ontwikkelingen vertegen
woordigd worden door de collectie. Geef aan voor welke ontwikkelingen acquisitie
gewenst is.
VIII. Acquisitieplan
Het acquisitieplan beschrijft de historische ontwikkeling waarop de actieve acquisi
tie zich de komende periode (bijvoorbeeld één of twee jaar) gaat richten, en de
redenen voor deze keuze. Het stelt ook vast hoeveel archieven binnen dit tijdsbestek
actief worden geacquireerd. Daarnaast geeft het een beschrijving en tijdsplanning
van de volgende activiteiten, die uitgevoerd dienen te worden om de actieve acquisi
tie te volbrengen:
1. Het opsporen van de actoren die een rol hebben gespeeld in de gekozen ontwik
keling. Dit kan op verschillende manieren: door tussenpersonen (bijvoorbeeld
heemkundekringen of vrijwilligers), oproepen in de krant, vakbladen of andere
periodieken en overzichten van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Bepaal
daarnaast welke archieven al door andere instellingen zijn verworven.
2. Het opstellen van een lijst met actoren waarvan het archief nog niet is geacqui
reerd, in volgorde van acquisitieprioriteit. Bepaal welke archieven het meest voor
acquisitie in aanmerking komen op basis van de criteria in het acquisitieprofiel.
Hierbij is het handig aan de criteria verschillende waarden toe te kennen, zodat
aan iedere archiefvormer een bepaalde score kan worden toegekend. Sommige
criteria kunnen alleen worden vastgesteld nadat contact is opgenomen met de
eigenaar van het archief (zoals materiële staat of compleetheid)Met name de
mate waarin de actor betrekking heeft op het werkgebied (criterium 1), een rol
heeft gespeeld in de historische ontwikkeling (criterium 2), er geen gelijksoortige
archieven aanwezig zijn (criterium 3), voldoet aan de bezoekersvraag (criterium
9) en representant is van een bedreigde sector (criterium 10), kan al in eerste
instantie een rol spelen. De overige criteria komen pas aan de orde wanneer het
archief zelf bekendis.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
98
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN
99
