Bijlage: model acquisitieprofiel
Dit model beschrijft de onderdelen die een acquisitieprofiel bij voorkeur dient te
bevatten.
Titel: Acquisitieprofiel van [naam archiefdienst]
Periode waarvoor het document geldt
Datering
I. Doel acquisitie
Formuleer een doelstelling voor de acquisitie, gebaseerd op de algemene missie van
de archiefdienst. Hierbij kan naast een representatieve afspiegeling van de historie
van het werkgebied, ook worden gedacht aan de doelstelling zich op een bepaald
thema te specialiseren.
II. Doel acquisitieprofiel
Beschrijf het doel en de onderdelen van het acquisitieprofiel.
III. Evaluatie acquisitie voorgaande jaren
Evalueer de huidige acquisitiepraktijk. Bekijk welke acquisities er de afgelopen jaren
gedaan zijn en in hoeverre deze hebben bijgedragen aan de representativiteit van de
collectie.
IV. Criteria
Formuleer criteria waaraan aangeboden archieven of actief opgespoorde archieven
moeten voldoen.
De eerstgenoemde criteria spelen zowel bij actieve als bij passieve acquisitie een rol,
terwijl de laatste criteria met name een rol spelen bij actieve acquisitie, omdat
daarmee de noodzaak tot acquisitie beter kan worden ingeschat. Ken verschillende
waarden toe aan de criteria. Zo is voor iedereen duidelijk welke criteria het meeste
gewicht in de schaal leggen bij het maken van een beslissing.
Criteria die zowel bij actieve als passieve acquisitie een rol spelen
1. Werkingssfeer of werkgebied
Definieer het werkgebied waar te acquireren archieven onder moeten vallen.
2. Representativiteit
Dit criterium houdt in dat het archief kenmerkend, belangrij k of bijzonder moet zijn
voor het werkgebied van de archiefdienst (zie de historische analyse en leemtelijst
onder VII).
3. Toegevoegde waarde
Het archief moet inhoudelijk of kwalitatief iets toevoegen aan de bestaande collectie
(zie de bestandsanalyse en leemtelijst onder VII)
4. Authenticiteit
Stel vast in hoeverre het aangeboden materiaal mag bestaan uit kopieën of afschrif
ten.
5. Dragers
Stel vast welke dragers voor acquisitie in aanmerking komen.
6. Afstemming met andere erfgoedinstellingen
Beschrijf met welke instellingen op het gebied van acquisitie wordt samengewerkt en
onder welke voorwaarden eigenaars van archieven naar deze instellingen worden
doorverwezen.
7. Materiële staat
Wat zijn de minimale eisen die aan de materiële staat van het aangeboden archief
worden gesteld?
8. Omvang
Is er voldoende ruimte in het depot om particuliere archieven op te nemen?
Wanneer dit niet het geval is kan de omvang van het archief een criterium zijn om
het aangeboden archief te weigeren.
Criteria die met name bij actieve acquisitie een rol spelen
9. Bezoekersvraag
Besluit of bij de acquisitie rekening wordt gehouden met waar de bezoekers (en even
tueel gemeenten of provincie) interesse in hebben, en zo ja, op welke manier dit
wordt vastgesteld.
10. Bedreigde sector
Wanneer de archiefvormer representant is van een sector die uit de samenleving is
verdwenen of dreigt te verdwijnen kan dat een positieve invloed hebben op de acqui
sitiebeslissing.
11. Bewaarcondities bij de eigenaar
Stel vast in hoeverre de (on)mogelijkheid dat een archief bij de eigenaar in goede
conditie bewaard kan blijven een rol speelt bij het al dan niet acquireren van het
archief.
12. Samenhang of compleetheid
In hoeverre is het van belang dat het archief samenhang vertoont en compleet is
97
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
96
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN
