de bestandsanalyse uitsluitend een kwantitatieve analyse uit te voeren. Een dergelij
ke analyse kan eventueel door vrijwilligers worden uitgevoerd. Ook op de historische
analyse kan tij d worden bespaard, namelijk door deze te beperken tot een literatuur
studie.
Het acquisitieplan
Zoals uit de terminologie al is gebleken richt het acquisitieplan zich uitsluitend op
de actieve acquisitie. Dit is daarom een optioneel onderdeel van het acquisitieprofiel:
het dient alleen te worden toegevoegd wanneer een archiefdienst voldoende mede
werkers beschikbaar heeft om hier aandacht aan te besteden. Het plan is voor een
kortere tijdsduur geldig dan het profiel, omdat het een binnen een afzienbare tijd af
te ronden activiteit omschrijft, namelijk het acquireren van een bepaald aantal
archieven met betrekking tot een historische ontwikkeling. Hier kan wederom, net
als bij de bestandsanalyse en historische analyse, meer of minder diepgravend te
werk worden gegaan, bijvoorbeeld door het aantal binnen de afgesproken periode te
acquireren archieven te beperken. Het acquisitieplan bevat een planning van de
activiteiten die vereist zijn bij actieve acquisitie. De allereerste stap hierin, namelijk
het opsporen van de eigenaars van particuliere archieven, wordt in verschillende van
de bestudeerde acquisitieprofielen genoemd. Daarbij worden verschillende manieren
beschreven waarop eigenaars van particuliere archieven opgespoord kunnen
worden. Deze zijn overgenomen in de eerste stap van het model acquisitieplan. De
volgende stappen komen in minder van de bestudeerde documenten voor. Om vast
te kunnen stellen aan welke van de te acquireren archieven het eerst aandacht zal
worden geschonken is het toekennen van punten op basis van de criteria noodzake
lijk. De laatste stappen liggen voor de hand, maar dienen toch in het acquistieplan te
worden opgenomen, met daarbij aangegeven welke tijd ervoor is ingeruimd.
Hierdoor kan de voortgang van de acquisitie beter worden bewaakt.
Tot slot
Dat beleid op het gebied van de acquisitie van particuliere archieven voordelen heeft,
is iets wat al bij aanvang van dit artikel duidelijk was. De antwoorden op de vragen
lijst bevestigen deze positieve invloed van het acquisitieprofiel: bij archiefdiensten
met acquisitieprofiel bestaat de collectie voor een groter deel uit particulier archief
dan bij de archiefdiensten zonder een dergelijk document. Hoewel in de literatuur
vaak het beeld wordt geschetst dat kleinere archiefdiensten dichter bij de lokale
samenleving staan en daardoor veel ervaring hebben met het acquireren van parti
culiere archieven, ontstaat uit de antwoorden op de vragenlijst een omgekeerd beeld.
De collecties van kleinere archiefdiensten blijken namelijk voor een kleiner deel uit
particuliere archieven te bestaan dan de collecties van grotere archiefdiensten.
Ook en misschien juist bij kleinere archiefdiensten kan de invoer van een acquisitie
profiel wat dit betreft voor verbetering zorgen. Dat idee wordt versterkt wanneer het
aantal kleine archiefdiensten met acquisitieprofiel vergeleken wordt met het aantal
grote archiefdiensten met acquisitieprofiel. Terwijl het merendeel van de grote
archiefdiensten voorzien is van een dergelijk document, is dat bij kleinere archief
diensten minder dan de helft. Het is waarschijnlijk de investering in tijd en mens
kracht die het opstellen van een acquisitieprofiel voor deze diensten bemoeilijkt.
Aangezien profielen een aantal vaste onderdelen bevatten kunnen ze op basis van
een model worden ingevuld, wat de tijd die hiermee gemoeid is aanzienlijk beperkt.
Het acquisitieprofiel zorgt ervoor dat de passieve acquisitie is gebaseerd op welover
wogen keuzes en verduidelij kt het beleid van de archiefdienst hierin naar de
buitenwereld.
Een ander punt dat voor verbetering vatbaar is, is het ter beschikking stellen van het
acquisitieprofiel aan de buitenwereld. Hoewel het tegenovergestelde nu vaak het
geval is, is het acquisitieprofiel niet uitsluitend een intern document. Het is ook voor
buitenstaanders, zoals eigenaren van particuliere archieven en andere archiefdien
sten, van belang. Het is daarom zaak het profiel via de website aan een groot publiek
beschikbaar te stellen.
95
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
94
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN