de bestandsanalyse uitsluitend een kwantitatieve analyse uit te voeren. Een dergelij ke analyse kan eventueel door vrijwilligers worden uitgevoerd. Ook op de historische analyse kan tij d worden bespaard, namelijk door deze te beperken tot een literatuur studie. Het acquisitieplan Zoals uit de terminologie al is gebleken richt het acquisitieplan zich uitsluitend op de actieve acquisitie. Dit is daarom een optioneel onderdeel van het acquisitieprofiel: het dient alleen te worden toegevoegd wanneer een archiefdienst voldoende mede werkers beschikbaar heeft om hier aandacht aan te besteden. Het plan is voor een kortere tijdsduur geldig dan het profiel, omdat het een binnen een afzienbare tijd af te ronden activiteit omschrijft, namelijk het acquireren van een bepaald aantal archieven met betrekking tot een historische ontwikkeling. Hier kan wederom, net als bij de bestandsanalyse en historische analyse, meer of minder diepgravend te werk worden gegaan, bijvoorbeeld door het aantal binnen de afgesproken periode te acquireren archieven te beperken. Het acquisitieplan bevat een planning van de activiteiten die vereist zijn bij actieve acquisitie. De allereerste stap hierin, namelijk het opsporen van de eigenaars van particuliere archieven, wordt in verschillende van de bestudeerde acquisitieprofielen genoemd. Daarbij worden verschillende manieren beschreven waarop eigenaars van particuliere archieven opgespoord kunnen worden. Deze zijn overgenomen in de eerste stap van het model acquisitieplan. De volgende stappen komen in minder van de bestudeerde documenten voor. Om vast te kunnen stellen aan welke van de te acquireren archieven het eerst aandacht zal worden geschonken is het toekennen van punten op basis van de criteria noodzake lijk. De laatste stappen liggen voor de hand, maar dienen toch in het acquistieplan te worden opgenomen, met daarbij aangegeven welke tijd ervoor is ingeruimd. Hierdoor kan de voortgang van de acquisitie beter worden bewaakt. Tot slot Dat beleid op het gebied van de acquisitie van particuliere archieven voordelen heeft, is iets wat al bij aanvang van dit artikel duidelijk was. De antwoorden op de vragen lijst bevestigen deze positieve invloed van het acquisitieprofiel: bij archiefdiensten met acquisitieprofiel bestaat de collectie voor een groter deel uit particulier archief dan bij de archiefdiensten zonder een dergelijk document. Hoewel in de literatuur vaak het beeld wordt geschetst dat kleinere archiefdiensten dichter bij de lokale samenleving staan en daardoor veel ervaring hebben met het acquireren van parti culiere archieven, ontstaat uit de antwoorden op de vragenlijst een omgekeerd beeld. De collecties van kleinere archiefdiensten blijken namelijk voor een kleiner deel uit particuliere archieven te bestaan dan de collecties van grotere archiefdiensten. Ook en misschien juist bij kleinere archiefdiensten kan de invoer van een acquisitie profiel wat dit betreft voor verbetering zorgen. Dat idee wordt versterkt wanneer het aantal kleine archiefdiensten met acquisitieprofiel vergeleken wordt met het aantal grote archiefdiensten met acquisitieprofiel. Terwijl het merendeel van de grote archiefdiensten voorzien is van een dergelijk document, is dat bij kleinere archief diensten minder dan de helft. Het is waarschijnlijk de investering in tijd en mens kracht die het opstellen van een acquisitieprofiel voor deze diensten bemoeilijkt. Aangezien profielen een aantal vaste onderdelen bevatten kunnen ze op basis van een model worden ingevuld, wat de tijd die hiermee gemoeid is aanzienlijk beperkt. Het acquisitieprofiel zorgt ervoor dat de passieve acquisitie is gebaseerd op welover wogen keuzes en verduidelij kt het beleid van de archiefdienst hierin naar de buitenwereld. Een ander punt dat voor verbetering vatbaar is, is het ter beschikking stellen van het acquisitieprofiel aan de buitenwereld. Hoewel het tegenovergestelde nu vaak het geval is, is het acquisitieprofiel niet uitsluitend een intern document. Het is ook voor buitenstaanders, zoals eigenaren van particuliere archieven en andere archiefdien sten, van belang. Het is daarom zaak het profiel via de website aan een groot publiek beschikbaar te stellen. 95 MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF 94 CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2012 | | pagina 49