hoe en op grond waarvan zorgdragers en archiefinstellingen waarderen, selecteren,
verwijderen en acquireren. Maar ook een geïnteresseerde collega-archivaris heeft
zelden toegang tot de acquisitieplannen of beleidsdocumenten over waardering en
selectie van andere archiefdiensten."13 Zowel het Nationaal Archief als lokale en
regionale archiefdiensten zouden daarom hun acquisitieprofielen en andere relevan
te (beleids)documenten goed vindbaar en met toelichting op hun websites moeten
publiceren. Uit de vragenlijst blijkt dat dit nog niet gebruikelijk is. Slechts bij zes van
de 24 archiefdiensten (een kwart) is het acquisitieprofiel via de website in te zien.
Inhoud van bestaande acquisitieplannen en -profielen
In de vragenlijst is aan de archiefdiensten die de beschikking hebben over een acqui
sitieplan of -profiel of een ander document ten behoeve van de acquisitie verzocht dit
document toe te sturen. Uiteindelijk hebben zestien archiefdiensten een dergelijk
document doorgestuurd. Daarnaast is van twee archiefdiensten die niet aan de
vragenlijst hebben deelgenomen of hun plan daarin niet hebben meegestuurd, het
acquisitieprofiel op internet te raadplegen. Deze achttien documenten bleken grote
verschillen te vertonen wat inhoud en opzet betreft. Dit is niet verwonderlijk, aange
zien er in het Nederlandse archiefwezen geen algemene standaard voor het opstellen
van dergelijke documenten is. In het buitenland wordt wel gebruik gemaakt van
modellen om een acquisitieprofiel te formuleren.14 Dergelijke modellen helpen
archiefdiensten tijd en geld te besparen, doordat ze niet telkens zelf het wiel hoeven
uit te vinden. Een ander voordeel is dat dit de vergelijkbaarheid van de documenten
ten goede komt. Door de grote diversiteit die de Nederlandse acquisitieprofielen
vertonen is het lastig te zeggen waardoor sommige een beter resultaat opleveren dan
andere. Hierdoor is het niet eenvoudig aanbevelingen te doen over de ideale opzet en
invoering van een acquisitieprofiel en -plan. Toch zijn er wel degelijk bepaalde vaste
onderdelen in de toegestuurde acquisitieprofielen te herkennen. Op basis van deze
gemeenschappelijke kenmerken is een model opgesteld voor de opzet van een
acquisitieprofiel en -plan (zie bijlage). De verschillende onderdelen van het model
worden in deze paragraaf besproken.
Het eigenlijke acquisitieprofiel
Het model begint met de elementen die op de titelpagina van het acquisitieprofiel
dienen te staan, namelijk de titel van het document, de periode waarvoor het in het
document omschreven beleid geldt en een datering van het document zelf. Hierdoor
wordt onduidelijkheid over de geldigheid van het document voorkomen. Vervolgens
komen het doel van de acquisitie van particuliere archieven en het doel van het
acquisitieprofiel aan bod. Het doel van de acquisitie dient te zijn afgeleid uit de alge
mene missie van de archiefdienst. Hiermee kan de archiefdienst aan de burger en het
bestuur duidelijk maken wat de archiefdienst met de acquisitie van particuliere
archieven wil bereiken. Het acquisitieprofiel dient vervolgens een evaluatie te bevat
ten, waarin wordt teruggeblikt op de acquisitiepraktijk van de voorgaande periode,
zodat duidelijk wordt op welke punten verbetering nodig is.
Het volgende onderdeel, de criteria en uitgangspunten, vormen het belangrijkste
bestanddeel van het acquisitieprofiel. Ze zijn dan ook in vrijwel alle toegestuurde
acquisitieprofielen aanwezig, hoewel ze qua aantal en inhoud verschillen. De inhoud
van de criteria is van diverse factoren afhankelijk en dient daarom door iedere
archiefdienst afzonderlijk te worden vastgesteld. Hetzelfde geldt voor de uitgangs
punten: al naar gelang het budget en het aantal medewerkers dat kan worden ingezet
ten behoeve van de verwerving en het toegankelijk maken van particuliere archieven
kleiner is, des te scherper zullen de uitgangspunten zijn.
Het laatste onderdeel van het acquisitieprofiel is een paragraaf waarin is vastgelegd
na welke periode het profiel wordt herzien. Deze periode moet niet te kort zijn:
veranderingen in de samenleving en in de collectie zijn op korte termijn niet goed
waar te nemen. Voor waardering is enige afstand in tijd vereist. Een periode van vijf
a zes jaar is daarom aan te raden.
De bijlagen: bestandsanalyse, historische analyse en leemtelijst
Twee criteria vereisen aanvullend onderzoek, namelijk het criterium representativi
teit en het criterium toegevoegde waarde. Om deze criteria te kunnen invullen is het
nodig te weten wat de sterk en zwak vertegenwoordigde maatschappelijke sectoren in
de collectie zijn en hoe deze zich verhouden tot de historie. Anders gezegd, in hoever
re de aanwezige collectie de maatschappelijke ontwikkelingen voldoende weerspie
gelt. Hiervoor zijn een bestandsanalyse en een historische analyse nodig, waarvan de
resultaten en de daaruit voortvloeiende leemtelijst als bijlagen bij het acquisitie
profiel dienen te worden gevoegd. Zonder deze analyses is het moeilijk te bepalen of
een aangeboden archief aan de criteria representativiteit en toegevoegde waarde
voldoet. Een oordeel daarover wordt dan al snel een inschatting, gebaseerd op het
gevoel van de archivaris.
De bestandsanalyse geeft een overzicht van de aanwezige archieven in een archief
bewaarplaats, verdeeld over een aantal maatschappelijke sectoren. Het is lastig te
bepalen wat de ideale verdeling in maatschappelijke sectoren is. Er is in Nederland
geen standaard verdeling die kan worden gehanteerd. Dit maakt het moeilijk collec
ties van archiefinstellingen met elkaar te vergelijken. In het model is een voorbeeld
van een indeling in sectoren gegeven, gebaseerd op indelingen uit bestaande acquisi
tieprofielen. De historische analyse maakt duidelijk wat de belangrijkste en meest
kenmerkende historische ontwikkelingen binnen de verschillende sectoren zijn.
De historische analyse en de bestandsanalyse zeggen afzonderlijk van elkaar nog
niets over de representativiteit van de collectie als geheel. Een historische ontwik
keling kan wel belangrijk voor een regio zijn, maar wanneer er al een overvloed aan
archieven over dat onderwerp in de collectie aanwezig is, zorgt het acquireren van
archieven op dit gebied niet altijd voor meer representativiteit. Andersom kan het zo
zijn dat wanneer uit de bestandsanalyse blijkt dat een sector slecht vertegenwoordigd
is, aanvullende acquisitie nietzorgtvoor meer representativiteit, omdat deze sector
nu eenmaal geen belangrijke rol heeft gespeeld in de geschiedenis van de regio. Door
de bestandsanalyse met de historische analyse te combineren ontstaat een overzicht
van de door de collectie sterk en zwak vertegenwoordigde historische ontwikkelin
gen: de leemtelijst. De acquisitie hoeft zich niet noodzakelijkerwij s alleen op de
zwakke kanten van de collectie te richten: men kan er bewust voor kiezen bepaalde
aspecten onderbelicht te laten, en de collectie op andere punten te versterken.
Het maken van de bovengenoemde analyses is tijdrovend. Het is echter aan de
archiefdienst zelf om te bepalen hoe diepgravend de analyses zullen zijn. Een archief
dienst die weinig menskracht beschikbaar heeft kan er bijvoorbeeld voor kiezen bij
93
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
13 Jeurgens, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek van archieven, p. 74.
14 Bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.
92
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN
