andere benaming voor acquisitiebeleid, "de ten behoeve van het acquisitieplan opge
stelde beleidslijnen waarin wordt aangegeven welke sectoren voor nadere acquisitie
(of afstoting) in aanmerking komen op basis van analyses van het eigen en van
andermans bestand, afgezet tegen historische inzichten, maatschappelijke ontwik
kelingen en acquisitieafspraken".4 Het acquisitieplan is "de lijst van archiefvormers
van wie men het archief wil acquireren" ,5
Uit de naar aanleiding van de vragenlijst toegestuurde acquisitieplannen en -profie
len bleek echter dat de termen niet consequent volgens deze omschrijvingen worden
toegepast en dat de documenten niet helemaal aan de omschrijvingen voldoen. Er
kan onderscheid worden gemaakt tussen een algemeen document, dat de uitgangs
punten en criteria voor de acquisitie noemt, en een specifieker document, waarin
concreet wordt beschreven op welke archieven of welke maatschappelijke sectoren
de acquisitie zich met name gaat richten, vaak met een tijdsplanning en beschrijving
van de uit te voeren activiteiten. Het specifiekere document is een onderdeel van het
algemene document. De benaming van de twee documenten is erg verwarrend.
Er zijn namelijk een groot aantal namen voor deze documenten in omloop, zoals
acquisitieprofiel, collectieprofiel, acquisitieplan, acquisitiebeleid en acquisitie strate
gie. De termen acquisitieplan en acquisitieprofiel worden daarbij zowel voor het
overkoepelende document als de uitwerking daarvan gebruikt.
Om te komen tot een definitie zijn in dit artikel de benamingen uit Archiefbeheer in
de praktijk gehandhaafd, namelijk acquisitieprofiel voor het algemene document en
acquisitieplan voor het meer specifieke document. De omschrijvingen zijn echter
aangepast aan de inhoud van de bestaande documenten. Om misverstanden te voor
komen worden in dit stuk de volgende twee definities aangehouden:
Acquisitieprofiel: document dat de criteria en uitgangspunten ten behoeve van
de acquisitie van particuliere archieven noemt.
Acquisitieplan: document of onderdeel van het acquisitieprofiel waarin concreet
wordt beschreven op welke historische ontwikkeling(en) en de daarbij behoren
de archiefvormers de actieve acquisitie6 zich gaat richten, eventueel met een
beschrijving van de activiteiten die ten behoeve van de acquisitie zullen worden
uitgevoerd en een tijdsplanning.
Het gebruik van acquisitieprofielen en -plannen in de praktijk
Voor dit onderzoek is begin november 2011 een verzoek tot deelname aan een online
vragenlijst verstuurd aan 111 archiefdiensten, gebaseerd op de lijst met archiefdien
sten in de Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2011/2012.7 Hierbij zijn de
waterschapsarchieven buiten beschouwing gelaten, aangezien deze een beperkt aan
dachtsgebied hebben. Om dezelfde reden zijn ook categoriale archiefinstellingen
niet bij het onderzoek betrokken. Van de 111 archiefdiensten naar welke de uitnodi
ging is verstuurd hebben er 56 de vragenlijst compleet beantwoord, de respons was
dus ongeveer 50%. Het onderzoek was in te vullen tot begin december 2011.
86
Hieronder worden de antwoorden op de vragenlijst en de conclusies die daaruit
voortvloeien besproken.
Gebruik van acquisitieprofielen
De eerste vraag van de vragenlijst scheidde de respondenten in twee groepen: de
archiefdiensten met een acquisitieprofiel en de archiefdiensten zonder acquisitie-
profiel. 24 van de respondenten, of 43%, beschikte over een acquisitieprofiel. Een
kleine meerderheid van 57% beschikte niet over een acquisitieprofiel.
Om te bepalen in hoeverre de grootte van de archiefdienst hierop invloed heeft zijn
de archiefinstellingen die hebben deelgenomen aan de vragenlijst ingedeeld naar
grootte, aan de hand van het aantal medewerkers dat de archiefdienst heeft. De
indeling (in zeer klein, klein, klein+, middelgroot, groot en zeer groot) en de sprei
ding van het aantal FTE's is grotendeels gebaseerd op de indeling die in het rapport
Naar een publieksgericht archiefbestel van onderzoeksbureau IOO is te vinden.8 Twee
archiefdiensten hebben uitsluitend het aantal FTE's van de gehele gemeentelijke
organisatie ingevuld en zijn daarom bij de verdeling in grootte buiten beschouwing
gelaten. Per groep archiefdiensten van een bepaalde grootte is berekend hoeveel
procent van de groep een acquisitieprofiel heeft (tabel 1). Hieruit valt duidelijk af te
lezen dat het vooral de grote archiefdiensten zijn die een acquisitieprofiel hebben. De
grote tot zeer grote archiefdiensten die deelnamen aan de vragenlijst hebben zelfs
allemaal een acquisitieprofiel. Bij de middelgrote en klein+ archiefdiensten heeft
ongeveer de helft de beschikking over een acquisitieprofiel. De aanwezigheid bij de
twee kleinste groepen archiefdiensten is een stuk geringer, bij de kleine heeft 27%
een acquisitieprofiel, bij de zeer kleine heeft zelfs maar één van de elf een profiel.
Ditis niet verwonderlijk, gezien de tijd die het kost om een profiel te maken. Bij een
archiefdienst met slechts 0,4 tot 2,0 FTE zal het lastiger zijn daar tijd voor vrij te
maken. Al met al geeft de tabel een positief beeld: het lijkt erop dat in ieder geval de
grotere archiefdiensten zijn voorzien van een acquisitieprofiel.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
4 Sanders, 'Overdracht van particuliere archieven', in: Archiefbeheer in de praktijk, caput 6020,
's-Gravenhage, 2010, 6020-9.
5 Sanders, 'Overdracht van particuliere archieven', 6020-11.
6 Er zijn twee vormen van acquisitie: actief en passief. Van passieve acquisitie is sprake wanneer eigenaars van
archieven deze op eigen initiatief aan de archiefinstelling aanbieden. Bij actieve acquisitie is het omgekeerde
het geval: daarbij is het juist de archiefinstelling die het initiatief neemt en de eigenaar benadert met de
bedoeling diens archief in bruikleen of als schenking te verwerven.
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN
Grootte
Spreiding FTE's
Aantal
Percentage met
acquisitieprofiel
Zeer klein
0,4-2,0
11
9%
Klein
2,1-4,0
11
27%
Klein+
4,1-8,0
10
40%
Middelgroot
8,1-20,0
13
54%
Groot
20,1 - 50,0
6
100%
Zeer groot
50,1 -120,0
3
100%
Totaal
54
Tabel 1. Percentage openbare archiefdiensten met acquisitieprofiel naar
grootte aan de hand van het aantal FTE.
7 Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2011/2012, Ursem, 2011, 13-60.
8 Dijken, K. van, Stroeker, N., Naar een publieksgericht archiefbestel. Kenmerken, doelbereik, consequenties,
Zoetermeer, 2003,18-21.
87
