Een kwestie van kiezen
Acquisitieplannen en -profielen in het
Nederlandse archiefwezen1
welke instelling een bepaald archief bewaart. Dit probleem wordt weliswaar verlicht
door een nationale archiefdatabase waarin de bewaarplaats van ook particuliere
archieven geadministreerd wordt.44 Maar vooralsnog zijn lang niet alle spelers in het
veld op deze dienst van het Rijksarchief aangesloten.
Zoals eerder gesteld is het 'Zweedse model' verre van perfect, maar het heeft ook
ontegenzeggelijke voordelen. Doordat de particuliere archiefsector bottum-up tot
stand is gekomen en veel voorzieningen getroffen werden als antwoord op concrete
problemen, weerspiegelt de sector in hoge mate lokale en regionale identiteiten en
omstandigheden. De lokale behoefte is ook verschillend geweest. Een voorbeeld
hiervan is het Landsarchief in Göteborg waar men al sinds lange tijd actief bedrijfs
archieven heeft geacquireerd met als gevolg dat er geen specifiek nijverheidsarchief
in die regio voorkomt. Dit terwijl in Noord-Zweden wel een nijverheidsarchief is
ontstaan omdat het Landsarchief in Harnösand gedurende geruime tijd geen
bedrijfsarchieven aannam.45 De particuliere archiefsector is dus gevormd door de
lokale omstandigheden en heeft zich aangepast aan de ontstane behoeften.
De afwezigheid van grote centrale archiefdepots voor particuliere archieven, die
werden voorgesteld in de statelijke rapportages aangaande volksbewegingsarchieven
en nijverheidsarchieven, heeft als gevolg gehad dat particuliere archieven veelal in
nabij heid worden beheerd. Veel archieven van kleine gemeenschappen, bedrijven en
personen worden in de lokaalhistorische ontstaanscontext beheerd, hetgeen een
positieve uitwerking kan hebben op onderzoek naar en interesse in de lokale geschie
denis, ditvooral ook vanwege de grote geografische afstanden inZweden.
Hoewel men zou kunnen zeggen dat de verschillende actoren die momenteel actief
zijn in de particuliere archiefsector in Zweden hun maatschappelijke rol hebben
gevonden en dat er veelal tussen hen een goede samenwerking is heeft de boven
staande uiteenzetting tevens aangetoond dat het maatschappelijk veld continue
aan veranderingen onderhevig is. Wij kunnen derhalve enkel speculeren over hoe
de situatie omtrent het bewaren van particuliere archieven er over twintig, vijftig of
honderd jaar uitziet. Het is immers evident dat de technologische veranderingen,
nieuwe vormen van communicatie en de rol van informatie in de maatschappij
nieuwe eisen gaan stellen aan het archiefwezen. Naar opvatting van de auteurs is
hierbij een belangrijke rol weggelegd voor archivarissen, deels door hun expertise in
duurzame preservering en deels door de mogelijkheid die zij hebben om de kwesties
die hierbij spelen op de maatschappelijke agenda te zetten. Dit laatste in de hoop het
bewustzijn van het belang van het voor de toekomst preserveren van particuliere
archieven te verhogen.
Inleiding
De archivaris heeft een grote invloed op het beeld dat men zich in de toekomst van
het heden zal kunnen vormen. Terry Cook omschrijft dit als volgt: "The archivist in
the present is constructing the past that the future will know".2 Wat door hem of
haar wordt geselecteerd, blijft bewaard. Deze selectieactiviteiten richten zich echter
vooral op overheidsinformatie. In recente literatuur wordt steeds meer gewezen op
de tekortkomingen van overheidsarchieven voor het verkrijgen van een goed beeld
van de maatschappij als geheel. Er wordt gepleit voor integrale archiefselectie: selec
tie van overheidsarchieven moet gebeuren in nauwe samenhang met de acquisitie
van particuliere archieven.3 Door het bewaren van een combinatie van particuliere
en overheidsarchieven kan een evenwichtig beeld van het verleden worden verkre
gen. Om de acquisitie van archieven beter te kunnen sturen dient een archiefinstel
ling beleid op dit gebied te ontwikkelen. Een specifieke invulling van dit beleid is het
acquisitieprofiel of -plan. Dit document, dat een hulpmiddel is voor het ontwikkelen
van een representatieve collectie, bestaat al zeker zo'n twintig jaar. Er bestaan echter
nog vrij veel onduidelijkheden over de inhoud en het gebruik hiervan in de praktijk.
In dit artikel wordt hierover opheldering gegeven aan de hand van de antwoorden op
een naar alle Nederlandse openbare archiefdiensten verstuurde vragenlijst over het
gebruik van acquisitieprofielen en -plannen. Uit de antwoorden ontstaat een beter
beeld van het aantal archiefdiensten dat een dergelijk plan of profiel heeft ontwik
keld en over de effectiviteit ervan. Daarnaast wordt ingegaan op de inhoud en opzet
van bestaande acquisitieprofielen en -plannen. Op basis hiervan is een model
opgesteld met de onderdelen die een acquisitieprofiel idealiter dient te bevatten.
Terminologie
Alvorens in te gaan op de antwoorden op de vragenlij st is het van belang de termen
acquisitieplan en -profiel toe te lichten. Want hoewel deze termen in de huidige
archivistische literatuur veelvuldig worden gebruikt, zijn ze nog niet omschreven in
vastgestelde definities. In het handboek Archiefbeheer in de praktijk zijn wel omschrij
vingen te vinden. Volgens deze bron omvat een acquisitieprofiel, omschreven als een
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
44 www.rad.ra.se geraadpleegd op 31-01-2013.
45 Lundberg, Naringslivsarkiv i Norrland - ett 25-arigt initiativ för företagsarkiven, p. 10.
84
CAROLINE DE HART
1 Dit artikel is gebaseerd op mijn gelijknamige afstudeerscriptie voor de studie Archivistiek B aan de HvA
(http:/Avww.kvan.nl/files/SNAAI/Een_kwestie_van_kiezen.pdf).
2 Cook, T., 'Mind over matter: towards a new theory of archival appraisal', in: Selectie. Waardering, selectie en
acquisitie van archieven (Stichting Archiefpublicaties, jaarboek 2004), 's-Gravenhage, 2005, p. 7.
3 Jeurgens, K.J.P.F.M., Bongenaar, A.C.V.M., Windhorst, M.C. (red.), Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor
een nieuwe waarderingsmethodiek van archieven, 's-Gravenhage, 2007, p. 5.
85
