Ten aanzien van deze categorie archiefvormers zijn de volgende richtlijnen
geformuleerd:
VAC01. Archieven van verenigingen en stichtingen worden gezien hun invloed en
impact op de maatschappij ongeacht het karakter van de activiteiten van
belang geacht, er wordt derhalve geen onderscheid gemaakt in het karakter
of de aard van de vereniging en/of stichting.
VAC02. Er wordt enkel administratieve neerslag als archief geaccepteerd; corporalia
worden in de regel niet opgenomen en beheerd.
VAC03. De archiefvormer helpt zelf mee aan de ontsluiting.
De acquisitiefactor wordt binnen de categorie van verenigingen en stichtingen enkel
gebruikt om de noodzaak te bepalen of er actief actie ondernomen dient te worden
en hoe hoog die noodzaak daadwerkelijk is. De afweegtabel die eventueel tot geen
actie danwel dequisitie kan leiden is niet op deze categorie van toepassing.
Toepassing: archieven van organisaties van levensbeschouwelijke aard
In de negentiende en tot ver in de twintigste eeuw drong het geloofsleven diep de
woonkamers van vrijwel alle burgers binnen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat
archieven van organisaties van levensbeschouwelijke aard, met name die van de
Rooms- Katholieke en de Hervormde gemeenschap al sinds het ontstaan van open
bare archiefbewaarplaatsen, zo'n 200 jaar geleden, worden verworven. Met veel van
de overkoepelende organisaties binnen deze kerken zijn in het verleden dan ook
convenantafspraken gemaakt.
Ten aanzien van de archiefvormers in deze categorie zijn in aanvulling op de bestaan
de convenantafspraken de volgende richtlijnen van toepassing:
LAC01. Kosten voor ontsluiting, materiële verzorging, selectie en vernietiging van
reeds aanwezige archiefbestanddelen zijn voor Rijckheyt. Bij aanvullingen
en nieuwe archieven van R.K. Parochies en Hervormde gemeenten zijn deze
kosten volledig voor rekening van de archiefvormers.
LAC01. Kosten voor ontsluiting, materiële verzorging, selectie en vernietiging
van archieven van andere geloofsgemeenschappen dan RK parochies of
Hervormde gemeente komen voor rekening van Rijckheyt.
LAC01. Aanvullingen en nieuwe archieven worden slechts periodiek geaccepteerd,
en alleen indien de archiefbestanddelen bij overdracht direct openbaar zijn
en indien de archiefvormers behoren tot het Dekenaat Heerlen (voor RK
parochies) en/of deze regio voor andere geloofsgemeenschappen.
Beslisboom voor passieve acquisitie
Alle algemene en specifieke criteria zijn opgenomen in beslisbomen. Met behulp van
een beslisboom kan snel bepaald worden of de verwerving van een archief of collec
tie wenselijk is. Overigens is een blinde toepassing van het schema niet wenselijk.
Niet alle factoren blijken te vangen te zijn in een simpel ja nee model. Het stroom
schema is dan ook bedoeld als ondersteuning van de acquisitie-afweging. Het is dan
ook altijd mogelijk een afwijkende beslissing te nemen, mits de afwijking op de
gestelde criteria op redelijke wijze beargumenteerd en ook gedocumenteerd wordt.
Het stroomschema heeft een gunstig neveneffect. Voorheen bleek het nog wel eens
lastig om uit te leggen waarom de ene schenking (de zoveelste doos met kranten
knipsels over de mijnsluiting) niet en de andere bruikleen (een archief van een
kolenhandelaar) wél werd geaccepteerd. Nu kan dat eenvoudig worden beargumen
teerd en verklaard.
In het geval van overkomelijke gebreken blijkt er ook uit het stroomschema wat er
eventueel met het archief of collectie moet gebeuren om het wel voor verwerving in
aanmerking te laten komen. Denk hierbij aan een archief waarvan verwerving op
zich wel wenselijk is, maar dat door gebrekkige ordening en materiële verzorging (te)
kostbaar is om te accepteren.
Prioriteren voor actieve acquisitie
Het stroomschema is een bruikbaar instrument gebleken voor het verwerken van de
passieve acquisitie. Het leeuwendeel van de verwerving van particuliere archieven
komt (nog steeds!) voort uit deze vorm van acquisitie waarbij het archief door de
eigenaar in eigendom of bruikleen wordt aangeboden aan de archiefinstelling.
Mede hierdoor speelt de factor toeval een grote rol in de totstandkoming van de
inhoud van de archiefbewaarplaats. Indien deze vorm als voornaamste gehandhaafd
blijft, zal de collectie tamelijk onevenwichtig blijven.
Om meer sturing te geven aan deze onbalans is actieve acquisitie van belang.
Rijckheyt poogt hieraan richting te geven door middel van een puntensysteem.
Elk van de bovenbeschreven categorieën archiefvormers is nader onderverdeeld in
inhoudelijke categorieën. Aan elke categorie worden vervolgens twee cijfers toege
kend. Het eerste cijfer is een inschatting van de mate van invloed (financieel, cultu
reel, economisch of anderszins) van de specifieke categorie op de maatschappij:
1 voor geen, 6 voor grote invloed. Het tweede cijfer geeft de mate weer waarin de
bedrijfsactiviteiten daadwerkelijk weerslag vinden in het archief en heeft dus
betrekking op de kwaliteit van het archief als bron. Het product van beide cijfers is
de generieke weegfactor.
Hoe hoger het getal is, hoe wenselijker het is om een archief uit genoemde categorie
te verwerven.
De volgende stap in de actieve acquisitie is het aanleggen van een register waarin
bedrijven, verenigingen en stichtingen zijn opgenomen, de feitelijke archiefvormers.
Aan elke archiefvormer worden wederom twee cijfers toegekend. Het eerste cijfer
geeft de mate aan waarin de specifieke archiefvormer binnen zijn eigen categorie een
rol heeft gespeeld. Een 1 geeft een kleine rol aan, een 3 geeft aan dat het specifieke
bedrijf een grote rol heeft gespeeld, trendsetter is geweest, marktleider of een grote
werkgever was.
Het tweede getal geeft de mate van risico aan dat het archief (of delen daarvan) ver
loren gaat als er niet tot verwerving zou worden overgegaan. Een 1 voor weinig risico,
een 3 voor hoog risico. Deze risico-inschatting vergt kennis van de bewaaromstan
digheden en toestand van het archief in kwestie.
Het product van deze twee cijfers geeft aan welk archief met voorrang verworven
dient te worden binnen de categorie. Het product van de vier toegekende cijfers
levert een waarde op tussen de 1 en 324. Hoe hoger dit getal is, des te groter is de
noodzaak het archief te verwerven.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
54
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
55
