te zijn in de toekomst van het verleden. De visie van Rijckheyt gaat uit van een goede
aansluiting bij bredere ontwikkelingen in het Nederlandse archiefbestel en van het
uitbouwen van de cultuurhistorische en archiefwettelijke functie van de organisatie
in Parkstad Limburg. De doelstellingen zijn excellente dienstverlening, een in alle
opzichten effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en een goed content- en context-
beheer. Het acquisitiebeleid is integraal onderdeel van dit instellingsbeleid.
Van doelstelling naar criteria
De autonome instroom van over te brengen overheidsarchieven bevat vooral stukken
betreffende beleid en bestuur en geaggregeerde uitvoeringsgegevens. De selectielijst
voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen gaat, net als andere selectielijsten
voor overheidsarchieven, nog steeds uit van de oude algemene landelijke selectie
doelstelling dat het met het te bewaren materiaal mogelijk moet zijn om een recon
structie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte
van haar omgeving en van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenis
sen voor zover deze zijn te construeren uit overheidsarchieven.
De te bewaren overheidsarchieven stellen de gebruiker slechts in staat om een deel
van de maatschappelijke activiteiten te reconstrueren en dan nog op een overwegend
normatieve basis. Immers, door het hoge beleidsmatige en bestuurlijke gehalte van
de te bewaren overheidsarchiefbescheiden, geven die vooral een beeld van de maat
schappij zoals die bedacht is en volgens de bestuurders zou moeten zijn, en niet
zozeer zoals die is of is geweest. Als we deze te verwerven gewaardeerde overheids
archieven afzetten tegen de doelstelling van acquisitie is er zonder meer sprake van
hiaten. Bepaalde maatschappelijke activiteiten, trends of trendbreuken kunnen
immers niet gereconstrueerd worden.
Met het oog op de collectiedoelstelling die Rijckheyt hanteert, kunnen en moeten
deze hiaten aangevuld worden met archieven uit de particuliere sector. Particuliere
actoren, hetzij organisaties, hetzij individuen zijn veel meer bezig met uitvoering en
ondernemen allerhande maatschappelijke activiteiten, waarvan in overheidsarchie
ven nauwelijks of geen sporen terug te vinden zijn.
Om gericht te kunnen werken aan het vullen van de hiaten die het bestand van
overheidsarchieven vertonen, heeft Rijckheyt in kaart gebracht op welke (delen van)
maatschappelijke terreinen de overheid invloed heeft en waarop niet. Dit resulteert
in een hiaat-matrix. Hiermee is het mogelijk om te bepalen of het geanalyseerde
aspect in voldoende mate gereconstrueerd kan worden aan de hand van aanwezige
archieven of collecties. Waar een (serieus) hiaat ontstaat door bijvoorbeeld overma
tige wettelijke vernietiging, ontbreken van een belangrijke archiefvormer of docu
mentair materiaal kan dan actie worden ondernomen.
Met de collectiedoelstelling in het achterhoofd is vervolgens een schematische kaart
gemaakt van alle aanwezige en eventueel nader te verwerven archieven, onderver
deeld naar overheden, bedrijven, personen (families en huisarchieven), verenigin
gen (en stichtingen) en organisaties van levensbeschouwelijke aard. Op de specifieke
categorieën zijn specifieke criteria van toepassing. Dwars door alle categorieën heen
gelden vier algemene criteria:
Geografisch
De te verwerven archieven en documentaire collecties moeten een relatie hebben
met het verzorgingsgebied van Rijckheyt, zijnde oostelijk zuid Limburg. Dat lijkt op
het eerste gezicht een voor de hand liggend en ook makkelijk hanteerbaar criterium.
Voor de meeste archieven en collecties is dat ook inderdaad het geval. Er zijn echter
ook nogal wat archiefvormers die zich voor wat dit criterium betreft in een grijs
gebied bevinden. Neem een architect wiens creaties voornamelijk buiten de regio
zijn gerealiseerd maar kantoor hield binnen de regio of een persoon die geboren is in
de regio maar wiens maatschappelijke activiteiten daarbuiten hebben plaatsgevon
den. Ten aanzien van deze grijze gebieden zijn nadere criteria geformuleerd.
Aard materiaal
Alleen documentaire neerslag komt voor verwerving in aanmerking. Met andere
woorden, obj ecten worden niet aanvaard. In het verleden zijn met de schenking van
archieven en collecties van verenigingen, stichtingen, bedrijven en private personen
ook regelmatig wedstrijdbekers, vlaggen, plakkaten, gedenkbordjes, kostuums, vaan
dels tot en met complete kantoorinterieurs aangeboden en ook geaccepteerd. Het
merendeel van deze objecten is in beheer van het Thermenmuseum8 waar het, gezien
het karakter van het museum, evenmin thuishoort. Het blijkt in de praktijk lastig
om een nieuwe goede bestemming voor deze objecten te vinden c.q. deze objecten af
te stoten.
(Kosten van) toegankelijkheid
Rijckheyt neemt alleen particuliere archieven op die in goede, geordende en toegan
kelijke staat verkeren en binnen afzienbare tijd openbaar zijn. Indien een archief of
collectie bij overbrenging niet toegankelijk is of slecht materieel verzorgd blijkt te
zijn, dan worden er afspraken gemaakt omtrent de uit te voeren bewerking.
Afspraken omvatten de datum van oplevering van de bewerking, de mate van bewer
king (diepgaande beschrijvende inventaris of globale plaatsingslijst), afspraken over
selectie en vernietiging en eventuele openbaarheidsbeperking. Ook worden er afspra
ken gemaakt over de kosten die deze bewerking met zich meebrengt. Rijckheyt draagt
indien noodzakelijk een aandeel in de kosten. De omvang van dat aandeel kan
afhangen van het belang dat de instelling aan het archief hecht. In geval van schen
king is er meer bereidheid om zelf kosten te maken dan in geval van bruikleen of
inbewaargeving.
Naast een puur materiële kostenverdeling waarbij de schenker of bruikleengever een
deel van de kosten van de bewerking voor zijn of haar rekening neemt, worden er nog
andere mogelijkheden geboden om de kosten van bewerking te delen. Zo zijn er al
archieven bewerkt door leden van de eigen vereniging of het eigen bedrijf onder bege
leiding van Rijckheyt, waarbij de kosten van de materiële verzorging (dozen, zuurvrij
papier) voor rekening van Rijckheyt waren. Een richtlijn beschrijft waaraan de mate
riële verzorging van en de toegang op het archief dient te voldoen. Ook wordt er in
samenwerking met het Bisdom Roermond en het Historisch Centrum Limburg een
cursus verzorgd voor vrijwillige inventarisatoren.
Deze lijn, waarbij er een afweging wordt gemaakt tussen kosten enerzijds en de wen
selijkheid van verwerving anderzijds heeftin de praktijk al geleid tot het weigeren
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
50
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
8 Rijckheyt, het Thermenmuseum en Kasteel Hoensbroek maken met ingang van 1-1-2009 deel uit van één
organisatie genaamd Historisch Goud.
51