te zijn in de toekomst van het verleden. De visie van Rijckheyt gaat uit van een goede aansluiting bij bredere ontwikkelingen in het Nederlandse archiefbestel en van het uitbouwen van de cultuurhistorische en archiefwettelijke functie van de organisatie in Parkstad Limburg. De doelstellingen zijn excellente dienstverlening, een in alle opzichten effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en een goed content- en context- beheer. Het acquisitiebeleid is integraal onderdeel van dit instellingsbeleid. Van doelstelling naar criteria De autonome instroom van over te brengen overheidsarchieven bevat vooral stukken betreffende beleid en bestuur en geaggregeerde uitvoeringsgegevens. De selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen gaat, net als andere selectielijsten voor overheidsarchieven, nog steeds uit van de oude algemene landelijke selectie doelstelling dat het met het te bewaren materiaal mogelijk moet zijn om een recon structie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving en van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenis sen voor zover deze zijn te construeren uit overheidsarchieven. De te bewaren overheidsarchieven stellen de gebruiker slechts in staat om een deel van de maatschappelijke activiteiten te reconstrueren en dan nog op een overwegend normatieve basis. Immers, door het hoge beleidsmatige en bestuurlijke gehalte van de te bewaren overheidsarchiefbescheiden, geven die vooral een beeld van de maat schappij zoals die bedacht is en volgens de bestuurders zou moeten zijn, en niet zozeer zoals die is of is geweest. Als we deze te verwerven gewaardeerde overheids archieven afzetten tegen de doelstelling van acquisitie is er zonder meer sprake van hiaten. Bepaalde maatschappelijke activiteiten, trends of trendbreuken kunnen immers niet gereconstrueerd worden. Met het oog op de collectiedoelstelling die Rijckheyt hanteert, kunnen en moeten deze hiaten aangevuld worden met archieven uit de particuliere sector. Particuliere actoren, hetzij organisaties, hetzij individuen zijn veel meer bezig met uitvoering en ondernemen allerhande maatschappelijke activiteiten, waarvan in overheidsarchie ven nauwelijks of geen sporen terug te vinden zijn. Om gericht te kunnen werken aan het vullen van de hiaten die het bestand van overheidsarchieven vertonen, heeft Rijckheyt in kaart gebracht op welke (delen van) maatschappelijke terreinen de overheid invloed heeft en waarop niet. Dit resulteert in een hiaat-matrix. Hiermee is het mogelijk om te bepalen of het geanalyseerde aspect in voldoende mate gereconstrueerd kan worden aan de hand van aanwezige archieven of collecties. Waar een (serieus) hiaat ontstaat door bijvoorbeeld overma tige wettelijke vernietiging, ontbreken van een belangrijke archiefvormer of docu mentair materiaal kan dan actie worden ondernomen. Met de collectiedoelstelling in het achterhoofd is vervolgens een schematische kaart gemaakt van alle aanwezige en eventueel nader te verwerven archieven, onderver deeld naar overheden, bedrijven, personen (families en huisarchieven), verenigin gen (en stichtingen) en organisaties van levensbeschouwelijke aard. Op de specifieke categorieën zijn specifieke criteria van toepassing. Dwars door alle categorieën heen gelden vier algemene criteria: Geografisch De te verwerven archieven en documentaire collecties moeten een relatie hebben met het verzorgingsgebied van Rijckheyt, zijnde oostelijk zuid Limburg. Dat lijkt op het eerste gezicht een voor de hand liggend en ook makkelijk hanteerbaar criterium. Voor de meeste archieven en collecties is dat ook inderdaad het geval. Er zijn echter ook nogal wat archiefvormers die zich voor wat dit criterium betreft in een grijs gebied bevinden. Neem een architect wiens creaties voornamelijk buiten de regio zijn gerealiseerd maar kantoor hield binnen de regio of een persoon die geboren is in de regio maar wiens maatschappelijke activiteiten daarbuiten hebben plaatsgevon den. Ten aanzien van deze grijze gebieden zijn nadere criteria geformuleerd. Aard materiaal Alleen documentaire neerslag komt voor verwerving in aanmerking. Met andere woorden, obj ecten worden niet aanvaard. In het verleden zijn met de schenking van archieven en collecties van verenigingen, stichtingen, bedrijven en private personen ook regelmatig wedstrijdbekers, vlaggen, plakkaten, gedenkbordjes, kostuums, vaan dels tot en met complete kantoorinterieurs aangeboden en ook geaccepteerd. Het merendeel van deze objecten is in beheer van het Thermenmuseum8 waar het, gezien het karakter van het museum, evenmin thuishoort. Het blijkt in de praktijk lastig om een nieuwe goede bestemming voor deze objecten te vinden c.q. deze objecten af te stoten. (Kosten van) toegankelijkheid Rijckheyt neemt alleen particuliere archieven op die in goede, geordende en toegan kelijke staat verkeren en binnen afzienbare tijd openbaar zijn. Indien een archief of collectie bij overbrenging niet toegankelijk is of slecht materieel verzorgd blijkt te zijn, dan worden er afspraken gemaakt omtrent de uit te voeren bewerking. Afspraken omvatten de datum van oplevering van de bewerking, de mate van bewer king (diepgaande beschrijvende inventaris of globale plaatsingslijst), afspraken over selectie en vernietiging en eventuele openbaarheidsbeperking. Ook worden er afspra ken gemaakt over de kosten die deze bewerking met zich meebrengt. Rijckheyt draagt indien noodzakelijk een aandeel in de kosten. De omvang van dat aandeel kan afhangen van het belang dat de instelling aan het archief hecht. In geval van schen king is er meer bereidheid om zelf kosten te maken dan in geval van bruikleen of inbewaargeving. Naast een puur materiële kostenverdeling waarbij de schenker of bruikleengever een deel van de kosten van de bewerking voor zijn of haar rekening neemt, worden er nog andere mogelijkheden geboden om de kosten van bewerking te delen. Zo zijn er al archieven bewerkt door leden van de eigen vereniging of het eigen bedrijf onder bege leiding van Rijckheyt, waarbij de kosten van de materiële verzorging (dozen, zuurvrij papier) voor rekening van Rijckheyt waren. Een richtlijn beschrijft waaraan de mate riële verzorging van en de toegang op het archief dient te voldoen. Ook wordt er in samenwerking met het Bisdom Roermond en het Historisch Centrum Limburg een cursus verzorgd voor vrijwillige inventarisatoren. Deze lijn, waarbij er een afweging wordt gemaakt tussen kosten enerzijds en de wen selijkheid van verwerving anderzijds heeftin de praktijk al geleid tot het weigeren MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF 50 GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE 8 Rijckheyt, het Thermenmuseum en Kasteel Hoensbroek maken met ingang van 1-1-2009 deel uit van één organisatie genaamd Historisch Goud. 51

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2012 | | pagina 27