Het bewaren en beheren van archief in een archiefbewaarplaats kost geld. Die kosten
komen niet enkel neer op pure opslagkosten of directe overhead (bijvoorbeeld
energie en onderhoud van het gebouw) die hieruit voortvloeit. Op te nemen archief
bescheiden dienen ook materieel verzorgd te worden, ontsloten en nu of in de toe
komst wellicht gerestaureerd of geconserveerd. Alleen al om deze reden dient elke
meter goed gewogen en verantwoord te worden, ook als de archiefbewaarplaats
overcapaciteit heeft. In de praktijk van alledag gebeurde dat in Heerlen eigenlijk niet.
Met name de onaangekondigde afgifte van zakken of dozen archiefmateriaal aan de
balie leidde steevast tot een 'enkeltje depot'
De praktijk bij het voormalige archief Stadsarchief Heerlen was zodanig, dat de
aanwas van (particulier) archief en collecties de interne verwerkingscapaciteit over
trof. Hierdoor duurde het soms wel tot tien jaar voordat een geschonken of in bruik
leen gegeven archief zodanig was bewerkt dat raadpleging mogelijk werd. Zolang
archieven niet toegankelijk zijn, staat er tegenover de kosten van opslag geen enkel
maatschappelijk rendement. Dat alleen al is een slechte zaak. Maar daarbij komt dat
voorvallen zoals hierboven geschetst het vertrouwen in en het imago van de instel
ling kunnen ondermijnen.
Zolang een archiefinstelling geen actief acquisitiebeleid voert, blijft het patroon van
acquisitie, zowel in omvang als kwaliteit, grillig en onvoorspelbaar. Het managen
van de feitelijke verwerving, het daarmee samenhangende depotbeheer, eventuele
benodigde bewerking en de daarmee gepaard gaande inzet van geld, personeel en tijd
is lastig tot niet te plannen of in te calculeren als er voornamelijk passief of ad-hoc
wordt geacquireerd.
Hoewel Heerlen vooral passief acquireerde, en dus archiefvormers en -eigenaren de
vragende partij vormden, werden de condities voor opname meestal bepaald door de
schenker of bruikleengever. Veel, teveel archieven zijn daardoor in een wanordelijke
of erbarmelijke materiële staat geaccepteerd. Ook zijn de opgenomen archieven
nogal eens incompleet aangeleverd omdat bepaalde stukken, niet zelden nu juist de
meest interessante stukken, om persoonlij ke redenen zijn achtergehouden.
Daarnaast is het voorgekomen dat een bruikleengever zijn archief besloot terug te
halen of de openbaarheid daarvan sterk te beperken, terwijl het gemeentearchief
Heerlen tijd en geld had geïnvesteerd ten behoeve van ontsluiting en materiële
verzorging. Ook hier geldt dat er publieke middelen zijn geïnvesteerd zonder dat de
baten aan de gemeenschap ten goede komen.
De dagelij kse praktij k van ongebreidelde en slecht ingekaderde verwerving zit boven
dien vol met allerhande nauwelijks onderkende voetangels en klemmen:
Eigendomsclaims: één familielid schenkt iets, andere familieleden betwisten dat
hij/zij daartoe gerechtigd is.
Onduidelijkheid over auteursrechten. Een geschonken archief bevat materiaal
waarop auteursrechten berusten die niet expliciet worden overgedragen en/of
waartoe de schenker niet bevoegd is die over te dragen.
Onduidelijkheid over het mandaat van de archiefinstelling ten aanzien van
selectie en vernietiging. In het kader van de bewerking stelt de archiefinstelling
een stukkenlijst op met het oog op vernietiging. Vervolgens reageert de bruikleen
gever schenker niet meer op verzoeken tot machtiging.
Geen, te krappe of te ruime afspraken over aanvullingen. Archiefvormers blijven
soms maar aanvullingen brengen, terwijl ze helemaal niet zo interessant zijn.
Of de stukken die mensen vanwege gevoeligheden nog niet kwijt wilden maar
juist zo interessant zijn, komen nooit meer binnen.
Doelgericht verwerven
Goed collectioneren begint bij het goed nadenken over en zorgvuldig formuleren
van een doelstelling. In de beleids- en planmatige aanpak die Heerlen koos nadat de
tekortkomingen van de dagelijkse praktijk scherp in beeld waren gebracht, vormde
de gebruiker het vertrekpunt.
Bewust is gekozen voor de term 'gebruiker' in plaats van het engere 'onderzoeker'
Archieven en documentaire collecties hebben een rol als cultuurhistorisch erfgoed
en zijn daarmee onderdeel van het collectief geheugen van een maatschappij, die
daarmee identiteit geeft aan diens inwoners. Johan Huizinga omschrijft geschiede
nis als "de geestelijke vorm waarin een cultuur zich rekenschap geeft van haar
verleden".5 Wetenschappelijk onderzoek uitvoeren is een mogelijke manier om dat
te doen, maar het kan ook op een minder of niet-wetenschappelijke wijze.
Geschiedenis is op zich genomen 'een taaie kracht' met vele gedaanten en functies.
Amuseren is een van die functies en behalve prettig is die ook zeker van maatschap
pelijk belang: het is de meest laagdrempelige en kan een diepere interesse aanwak
keren. Het bezoek aan een geschiedenisweekend, een historische optocht,
heemkunde-activiteiten, artikelen voor regionale weekbladen, dagbladen en de
daarmee gepaard gaande historische beschouwingen zijn manieren om de identiteit
van de eigen lokale gemeenschap te versterken. De brochure, een PDA-wandeling
met gegevens over de buurt of een gebouw, de website met historische informatie is
voor een toerist niet iets waarop hij of zij kritisch reflecteert, maar meer een decor
voor het aangenaam verpozen.6 Aan die behoefte moet de Archiefcollectie
Nederland (of Heerlen en omstreken in dit geval) voldoen omzijn maatschappelijke
functie ten volle te vervullen.
Maar ook de behoefte en de vraagstelling van de wetenschap vragen om een ander
bronnenbestand dan we van oudsher hebben opgebouwd. Door de opkomst van de
sociale wetenschappen en de doorwerking daarvan in de geschiedbeoefening, is een
etatistische benadering van het collectioneren van archieven al lang achterhaald.
Nieuwe vraagstellingen vragen om andere, veelsoortige bronnen. De grote valkuil
van de bestaande praktijk van pragmatische en passieve verwerving is de zogenaam
de Copernicaanse wending:7 het uitsluitend kijken door de eigen bril en het daar
door uitsluiten van nieuwe zienswijzen en perspectieven. Die valkuil moeten we ons
bewust zijn en steeds proberen te vermijden. Een goed verwervingsbeleid vergt van
archiefinstellingen dat zij goed inzicht hebben in de 'rijkheid' van het verleden en in
de vraagstellingen en de behoeften van de bonte groep archiefgebruikers.
Rij ckheyt verwerft archieven opdat een toekomstig gebruiker zich een zo nauwkeurig
en correct maar tevens zo divers mogelij k beeld kan vormen van het verleden van
stad en streek. Met andere woorden: de inhoud van de archiefbewaarplaats moet
een weerspiegeling zijn van zoveel mogelijk maatschappelijke activiteiten van de
inwoners van het verzorgingsgebied van Rijckheyt door de eeuwen heen.
Deze collectiedoelstelling staat niet op zichzelf, maar sluit naadloos aan op de
missie, visie en doelstellingen van Rijckheyt. Het is de missie van Rijckheyt om sterk
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
48
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
5 Johan Huizinga, Geschiedwetenschap/hedendaagsche cultuur (Verzameld werk VII. Tjeenk Willink Zoon,
Haarlem 1950), p. 59.
6 Zoals betoogd door Kees Ribbens, Eigentijds verleden, alledaagse historische cultuur in Nederland, 2002.
7 Onderdeel van de filosofie van Immanuel Kant: wetenschap is niet zomaar het blootleggen van een zekere
waarheid of werkelijkheid. Door te denken vanuit vooropgestelde (theoretische) kaders vormen we de
werkelijkheid naar ons eigen beeld daarvan.
49
