beschermende en stimulerende maatregelen bepleit om de geregistreerde archieven
professioneel te beheren, goed toegankelijk te maken en in het publieke domein te
brengen.
Zover is het echter niet gekomen, en met de huidige staat van de overheidsfinanciën
hoeven we ook niet te verwachten dat hiervoor de komende jaren ruimte zal ont
staan. In de recente Archiefvisie van OCW3 wijst staatssecretaris Zijlstra alle voor
stellen hiertoe van de hand. De acquisitie van particuliere archieven krijgt dus geen
extra impulsen vanuit het rij k. Het is aan de archiefinstellingen zelf om, wellicht
geïnspireerd door Jeurgens en consorten, serieus werk te maken van een betere
balans in de collectionering en van een serieuzere aanpak van de acquisitie van
particuliere archieven. Ook dat zal onder de druk van bezuinigingen en focus op
kerntaken niet altijd meevallen. 'Wettelijke taken eerst' is een reflex die in deze
tijden snel de kop op steekt. Juist daarom is het van belang om fundamenteel, vanuit
de eigen missie en doelstelling van de archiefinstelling, na te denken over de invul
ling van het collectie- en acquisitiebeleid en dat expliciet, helder en overtuigend te
verwoorden en uit te dragen.
De casus Rijckheyt
Rijckheyt, het centrum voor regionale geschiedenis in Heerlen, nam zichzelf op het
punt van de praktijk van acquisitie vanaf 2003 serieus de maat. Dat resulteerde in
2008 in een acquisitiebeleidsplan en de nadere uitwerking daarvan in een acquisitie
profiel en een uitvoeringsplan.4
Ingegeven door een overvloed aan depotruimte acquireerde het toenmalige gemeen
tearchief van Heerlen vanaf medio jaren zeventig kritiekloos vrijwel alle archieven,
collecties en publicaties die werden aangeboden. Leidende gedachten daarbij: 'baat
het niet, dan schaadt het niet' en 'weggooien kan altijdnog'. Na verloop van tijd
bleek echter dat het moment van 'weggooien' (lees: het op macro-, meso- of micro
niveau opschonen van archieven) in de meeste gevallen nooit kwam, zoals onder
staande ervaring laat zien:
"Het staat als gegrift in mijn geheugen. Het was een zaterdagmiddag. Aan de
balie van de studiezaal meldde zich een bezoeker (laten we hem Joop noemen)
met het verzoek om inzage in enkele stukken van het archief van Bridgeclub
De Mijnstreek. Nadat de gebruikelijke plichtplegingen waren afgerond hielp ik
Joop met het zoeken naar een inventaris, maar ik kon deze niet vinden. Joop ver
zekerde me dat het archief echt in ons bezit moest zijn, hij had het immers zelf in
1993 aan ons geschonken.
Mijn aanvankelijke gevoel van schaamte over het ontbreken van een inventaris,
maakte al snel plaats voor gepaste trots omdat ik na een half uur zoeken het
archiefje had 'ontdekt' in één van de depots. Het zat weliswaar gewikkeld in een
plastic zak van een bekende lokale detailhandelaar, maar ik had het in elk geval
gevonden. Helaas kwam het schaamrood alweer snel terug toen Joop verklaarde
46
dat de plastic zak nog dezelfde was als waarin hij het archief 10 jaar geleden
had aangeleverd."
Voorvallen als deze vormden voor Rijckheyt aanleiding om een kritische zelf
evaluatie uit te voeren over de collectieopbouw en de manier waarop die tot stand
was gekomen. De uitkomsten van deze analyse vormden de basis voor een
nieuwe, meer afgewogen aanpak.
Inhoudelijke tekortkomingen
De zelfevaluatie van het archief in Heerlen bracht aan het licht dat het bestand aan
archieven en documentaire collecties dat Rij ckheyt en zijn voorgangers hadden
verworven, geen goede afspiegeling vormde van de maatschappij die men wilde
documenteren. De pragmatische en passieve manier van verwerven die jarenlang
was gehanteerd, had geleid tot een problematische situatie die zich liet samenvatten
in drie steekwoorden: onafgewogen, onbeheersbaar en ongeorganiseerd.
De verwerving van de archieven was jarenlang gericht op in de eerste plaats over
heidsarchieven en in de tweede plaats op archieven van instellingen en invloedrijke,
overwegend mannelijke, personen op het politieke, religieuze, culturele, en economi
sche vlak. Vrouwen, minderheden, arbeiders en het bedrijfsleven bleken in de collec
tie zwaar ondervertegenwoordigd. Over maatschappelijke activiteiten en entiteiten
die geen of nauwelijks administratieve neerslag produceren, zoals kleinschalige
bewonersinitiatieven, acties en netwerkachtige structuren, bevat de collectie hoe
genaamd niets.
Reflectie op de praktijk van verwerving was lastig, omdat van veruit de meeste
archieven die het archief in Heerlen in de afgelopen 40 jaar verworven heeft, geen
acquisitiedossier voorhanden is dat inzicht geeft in de redenen van opname. De
collectieopbouw lijkt in sterke mate het persoonlijke netwerk en de persoonlijke
belangstelling van medewerkers van de archiefinstelling te weerspiegelen. Kennelijk
bereikte de boodschap dat het archief ook ruimte biedt aan particuliere archieven
vooral de directe omgeving van de medewerkers. Archieven en collecties in de sfeer
van geschiedbeoefening, sport- en muziek zijn daardoor goed of zelfs oververtegen
woordigd in de collectie van Rijckheyt.
Ook is het een steeds zwaarder wegende tekortkoming dat Rijckheyt vooral analoge
bestanden verwerft en nauwelijks aandacht heeft voor de digitale particuliere archie
ven.
Ten slotte zorgde ook de ontwikkeling van het voormalige Stadsarchief Heerlen tot
regionaal historisch centrum voor een zekere mate van onbalans in de collectie. Van
de recentelijk aangesloten gemeenten zijn vrijwel geen lokale particuliere archieven
aanwezig, van de gemeente Heerlen des te meer.
Beheermatige en bedrijfseconomische knelpunten
Niet alleen de inhoudelijke tekortkomingen voedden het onbehagen in Heerlen.
Ook vanuit de optiek van beheer en een gezonde bedrijfsvoering kreeg men steeds
meer bedenkingen tegen de ruimhartige maar weinig afgewogen praktijk van
verwerven.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
3 Kamerstuk 26 643/187, dd. 30 juni 2011.
4 Oud papierprijs of cultureel erfgoed? Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van archieven en
documenten (Rijckheyt 2008), online te vinden op http://www.rijckheyt.nl/upload/100/pdf/
inspectieenmodellen/Acquisitiebeleid %20Rijckheyt_v2.01.pdf.
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
47
