Met voorbedachten rade
Archiefacquisitie met vallen en opstaan
Collectioneren is dagelijks werk in iedere archiefdienst. Voortdurend nemen archief
medewerkers beslissingen die gevolgen hebben voor de mogelijkheden voor de
samenleving om het verleden al dan niet te kunnen reconstrueren. Toch zijn die
beslissingen, zeker in overheidsarchief diensten, maar zeer ten dele beleidsmatig en
methodisch ingekaderd. Dat is, vanuit de optiek van zowel professionele als instituti
onele kwaliteit, een onwenselijke situatie. Dit artikel gaat in op de vraag hoe collec
tievorming steviger ingebed kan worden in het instellingsbeleid en welke
consequenties dat heeft voor de balans tussen overheids- en particuliere archieven in
de collectie van openbare archiefinstellingen. De casus Heerlen, waar Rijckheyt
sinds een aantal jaren een interessante aanpak hanteert, dient hierbij als voorbeeld
en inspiratiebron.
Denken over acquisitie
Beleidsmakers storten zich met enige regelmaat op de vraagstukken rond waarde
ring, acquisitie en selectie. Al is de eenentwintigste eeuw nog jong, hij leverde op dit
gebied al het nodige op. Onder staatssecretaris Van der Ploeg verscheen in 2000 de
nota Erfgoed in overvloed, een interne discussienota die binnen OCW de gedachte
vorming over een integrale beleidsvisie op de selectie van cultureel erfgoed moest
stimuleren. De interne discussie binnen het ministerie leidde tot een brede advies
aanvraag aan het adres van de Raad voor Cultuur. Die bracht in 2005 vervolgens het
advies Het tekort van het teveel uit. De Raad constateerde daarin dat de verwerving
van archieven door archiefinstellingen in Nederland te zeer gericht is op overheids
archieven. Daarbij wordt te weinig gekeken naar het toenemend belang van supra
nationale en intergouvernementele organisaties en hun archieven en blijft er
nauwelijks capaciteit over voor de gerichte verwerving van particuliere archieven.
Ook het ontbreken van afstemming over verwervingsbeleid bestempelde de Raad als
een groot gemis.
Het archievendeel van dit advies gaf op zijn beurt aanleiding tot het instellen van de
commissie Waardering en Selectie. Deze commissie, onder voorzitterschap van
Charles Jeurgens, produceerde in 2009 het visierapport Gewaardeerd verleden. Bouw
stenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven. Dit rapport benadert
waardering, acquisitie en selectie van overheids- en particuliere archieven in samen
hang en heeft daarmee een nieuwe impuls gegeven aan het denken over acquisitie.
Tijd en geld vrijspelen voor particuliere archieven
Door anders om te gaan met de verwerving (dus: waardering en selectie) van over
heidsarchieven moet het mogelijk zijn om meer tijd en geld vrij te spelen voor de ver-
werving van particuliere archieven. Die gedachte van de Raad is door de commissie
Jeurgens verder uitgewerkt. Jeurgens cum suis stellen vast dat tot dusver de omgang
met overheidsarchieven primair gericht is op vernietigen en de omgang met particu
liere archieven op verzamelen en bewaren. Zij pleiten ervoor om de opname van alle
soorten materiaal te benaderen vanuit de optiek van collectieopbouw. Dat komt
dicht in de buurt van de total archives benadering die in Canada gemeengoed is.1
Die verandering begint al met de formulering van een integrale selectiedoelstelling
(die wellicht beter collectiedoelstelling kan heten)De commissie verwoordde die
als volgt:
"De waardering, selectie en acquisitie van archieven moet als doel hebben het
bijeenbrengen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelij
ke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van
staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die
archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
arepresentatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd;
brepresentatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze
belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten,
personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen."2
Belangrijk hierin is het begrippenpaar representatief en bijzonder. Representativiteit
is niet genoeg. Maar we kunnen ook niet volstaan met het verzamelen van wat
bijzonder is. Een evenwichtige combinatie van beiden is nodig om een goed bronnen-
bestand op te bouwen.
Jeurgens staat, net als de Raad voor Cultuur, een trapsgewijze aanpak voor die
grofmazig begint en fijnmazig eindigt. Eerst worden op een hoog abstractieniveau
algemene en langlopende maatschappelijke structuren en ontwikkelingen in kaart
gebracht. Ditzijn de ontwikkelingen die het archiefwezen als totaal in ieder geval
moet willen documenteren. Vervolgens worden bij die structuren en ontwikkelingen
actoren en archiefvormers gezocht. Daarbij gaat het enerzijds om representatieve
representanten en anderzijds om organisaties of personen die ten opzichte van hun
omgeving, groep en/ of tijd juist bijzonder zijn. Ten slotte wordt op het niveau van
werkprocessen en archiefbescheiden gekeken naar representatieve en bijzondere
processen en de administratieve en/of documentaire neerslag daarvan en naar de
kwaliteit (volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid) van de archieven zelf.
leder voor zich
Zowel de Raad voor Cultuur als de commissie Jeurgens was van mening dat de erken
ning van het gelijkwaardige belang van particuliere archieven ten opzichte van over
heidsarchieven niet zonder consequenties kon blijven voor het archiefbeleid en de
invulling van de overheidsverantwoordelijkheid in deze. De rijksoverheid zou aller
eerst maar eens serieus werk moeten gaan maken van zijn generieke verantwoorde
lijkheid voor de borging van de waarde van particuliere archieven door een registratie
op te zetten van behoudenswaardige particuliere archieven. Vervolgens werden
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST
44
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
1 Zie daarvoor in het S@P Jaarboek 2004 het artikel van Terry Cook, Mind over matter. Towards a New Theory
of Archival Appraisal.
2 Charles Jeurgens (red.)Gewaardeerd Verleden, Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor
archieven (Den Haag 2007), p. 37-38.
45
