Vanuit de filosofie dat de output van de archiefvormende systemen meteen de
input voor het digitale archiveringssysteem is, heeft de digitale archivaris er alle
belang bij dat de digitale archiefdocumenten en hun metadata in een goede, geor
dende en toegankelijke staat worden overgedragen. Maar de digitale archivaris
kan ook verder gaan dan het regelen van overdrachten. Met zijn expertise kan de
digitale archivaris een meerwaarde betekenen voor de digitale archiefvorming bij
zijn archiefvormers.
Archivarissen waren één van de eerste professies die zich bewust waren van de uit
dagingen die digitalisering en automatisering van werkprocessen met zich mee
brengen. Niet iedereen is zich echter van de digitale duurzaamheidsproblematiek
bewust, zodat een blijvende sensibilisering en attendering op de problematiek een
permanent actiepunt voor digitale archivarissen is. Hij moet zowel het manage
ment van de organisatie als de proceseigenaren duidelijk kunnen aangeven waar
de problemen en risico's schuilen en wat het archiveringsbelang is. De digitale
archivaris behoedt zijn archiefvormers ook voor ondoordachte digitaliseringen.
De processen waarbinnen volop wordt gedigitaliseerd, maar waarin bijvoorbeeld
niet kan worden overgegaan tot substitutie of die leiden tot een niet-contextuele
opslag van archiefdocumenten zijn legio.
Van een digitale archivaris mag echter meer verwacht worden dan sensibilisering
alleen. Als informatiespecialist mag van hem/haar ook worden verwacht dat hij
adviseert op het vlak van digitaal documentbeheer. In de plaatsen of organisaties
waar geen traditie inzake informatievoorziening of records management is, gaat
de digitale archivaris wellicht nog een stap verder en stuurt hij mee op het vlak
van digitaal documentbeheer. De digitale archivaris verlaat hiermee zijn/haar ver
trouwde positie en komt actief tussen in de archiefvorming. Dit laatste is een
punt van discussie, maar wil men kwaliteitsvolle digitale documenten archiveren,
dan zit er finaal niets anders op dan dat de digitale archivaris zijn/haar expertise
beschikbaar stelt ten aanzien van de archiefvormers. De digitale archivaris
beperkt zich niet tot het identificeren van knelpunten of het vaststellen van risi
co's, maar levert ook oplossingen voor digitaal documentbeheer aan. In de prak
tijk betekent dit onder meer dat hij vanuit zijn expertise en ervaring binnen heel
diverse cases antwoorden en alternatieven formuleert.
Uniek is ook dat de digitale archivaris vanuitzijn archieffunctie een helikopter
overzicht over de hele organisatie en zijn geautomatiseerde bedrijfsapplicaties
heeft. De digitale archivaris heeft als één van de weinigen in de organisatie zicht
op de informatiestromen en de plaatsen waar de authentieke gegevensbronnen
worden bijgehouden. Vanuit die positie ziet de digitale archivaris dikwijls moge
lijkheden voor optimalisering van informatiestromen en implementaties. Zo kan
de digitale archivaris een grotere meerwaarde voor de organisatie bieden.
De digitale archivaris wordt op deze manier meer actief betrokken in het archief
vormende proces en zal dit proces mee aansturen. De digitale archivaris moet er
wel over waken dat hij niet de eindverantwoordelijke voor de informatiehuishou
ding in de archiefvormende processen wordt. Dit laatste blijft de verantwoorde
lijkheid van proceseigenaren. Samenwerking is essentieel. Bij die samenwerking
dient ook de ICT-afdeling nauw te worden betrokken.
68
PROFESSIE
