Het trainingsprogramma heeft hoge prioriteit gekregen vanwege de ambities om
in relatief korte tijd een digitaal Nationaal Archief te worden. De planning is
daarom erg strak en laat weinig speling toe. Binnen iets meer dan een jaar, per
eind 2010, moeten alle vaste medewerkers en managementleden (een kleine 160
mensen) de verplichte basismodules hebben gevolgd. Het MT heeft vastgesteld
dat medewerkers daarvoor gemiddeld één dag per maand beschikbaar hebben.
Leidinggevenden bepalen in hoeverre tijdelijke medewerkers de basismodules
volgen. Dat alles vraagt goede coördinatie en een alert trainingsteam, want niet
iedereen zal aanvankelijk goed zijn ingedeeld. Het kost veel tijd om alles in goede
banen te leiden, met alle eventualiteiten rekening te houden en iedereen zo goed
mogelijk tevreden te stellen. Concessies en enige soepelheid zijn daarbij soms
vereist. Onderdeel hierin is ook het verlenen van vrijstelling. Dat leek simpel,
want er is slechts één vrijstelling, namelijk mensen met een archiefdiploma
hoeven de module basiskennis archivistiek niet te volgen. In de praktijk ligt het
echter niet zo eenvoudig... Wat doe je met mensen die de archiefopleiding ooit
bijna hebben afgerond, maar geen examen hebben gedaan, of met mensen die in
het buitenland een min of meer vergelijkbare cursus hebben gevolgd (zonder
diploma), of medewerkers die de cursus 'archivistiek voor niet-archivarissen'
hebben gevolgd? En zo zijn er nog wel enkele varianten te noemen. In die gevallen
moet een afweging gemaakt worden tussen het doel van de module en de kennis
die al is opgedaan.
Enige observaties en voorlopige conclusies
Het programma is 1 april 2009 begonnen met een pilotgroep 23-archiefdingen en
eind van dat jaar pas goed van start gegaan met de basismodules. Veel van de hier
beschreven ervaringen zijn niet uniek voor het Nationaal Archief, maar kunnen
en zullen zich in elke organisatie voordoen, waarin training niet zomaar een van
zelfsprekendheid is. Het wordt gewaardeerd dat er tijd beschikbaar wordt gesteld
om kennis op te doen over zaken waar men wel eens van gehoord had, maar nooit
het fijne van wist. Daarbij is het wel van belang dat de cursussen zo goed mogelijk
aansluiten bij de werkzaamheden, anders valt het een beetje tussen de wal en het
schip en wordt er niets of niet direct iets mee gedaan. Dat laatste is nog wel een
probleem, want de ambitie dat iedereen van de vaste medewerkers eind 2010 de
basismodules gevolgd moet hebben, gepaard aan de beschikbaarheid van trainers,
het grote aantal medewerkers en de beschikbare tijd maken een en ander tot een
grote en ingewikkelde operatie met veel verschillende parameters en strakke plan
ning en sturing noodzakelijk. De medewerker staat daarbij centraal. Niettemin is
enige inschikkelijkheid en soepelheid nodig om het tot een goed einde te brengen.
Een ander belangrijk aspect is het verschil in kennisniveau. Groepen worden
samengesteld met mensen uit verschillende afdelingen om zo de onderlinge
samenhang te bevorderen en elkaar beter te leren kennen als ook om kennis
te delen. Soms zijn er echter groepen waarbij het verschil in kennis tussen de
medewerkers tamelijk groot. Dat vraagt dan extra aandacht en flexibiliteit van
de trainer.
Kennis delen vraagt ook een zekere cultuuromslag, want kennis betekent ook
macht. Ondanks alle perikelen zijn de ervaringen tot nu toe evenwel heel positief.
PROFESSIONAL
162
