worden aangegeven dat die is overleden, maar moet wel worden aangeduid hoe
geanonimiseerd gaat worden, waardoor te onderzoeken personen niet kunnen
worden herleid tot nog levende personen. Hierop wordt verderop teruggekomen.
Openbaarheidsclubje
Bij dat overleg tussen Selectie Acquisitie en de archiefoverdragers worden dus
de beperkingen op de openbaarheid onder de loep genomen, gewogen en vast
gesteld. Van belang is te constateren dat het uiteindelijk de archiefoverdragende
instantie is die bepaalt hoe de openbaarheidsafspraken er gaan uitzien. Maar als
er bijzondere gevallen zijn worden die in breder verband besproken. Er is daarvoor
een openbaarheidsclubje in het leven geroepen, bestaande uit vertegenwoordigers
van de afdeling Onderzoek, de afdeling Studiezaal Inlichtingen én de afdeling
Selectie en Acquisitie. Dreigen er bij de overdracht van archieven onwerkbare
bepalingen inzake de openbaarheid te worden afgesproken en vastgelegd, dan
brengt de vertegenwoordiger van Selectie Acquisitie dat tijdens het overleg van
de openbaarheidsclub ter sprake en kan getracht worden die bepalingen in een
werkbaarder vorm geherformuleerd te krijgen.
In dat clubje worden ook allerlei andere netelige openbaarheidskwesties
behandeld, want altijd weer doen er zich gevallen voor waarvoor geen pasklare
oplossing is.
Het in het leven roepen van zo'n openbaarheidsclubje was overigens niet geheel
vrijblijvend. Het Nationaal Archief ressorteert als agentschap onder het
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De Functionaris
Gegevensbescherming (de FG genaamd, men is met name bij ministeries altijd
dol op afkortingen) houdt toezicht op de "inbedding van de Wet bescherming
persoonsgegevens (WBP) in de planning en control-cyclus van het Nationaal
Archief", zoals het officieel heet. In dat kader werd door het Nationaal Archief
een gedetailleerd handboek vervaardigd waarin alle openbaarheidsprocedures zijn
vastgelegd.
Onlangs heeft de Auditdienst van het ministerie (zeg maar: de accountants
dienst) een maandenlang durend onderzoek gedaan naar de wijze waarop het
Nationaal Archief omgaat met de toepassing van de WBP. Het rapport dat ten
slotte werd uitgebracht, was over het algemeen zeer positief ten aanzien van het
door het Nationaal Archief gevoerde openbaarheidsregime, zowel naar binnen als
naar buiten toe. Wel moet nog precies in een functiebeschrijving worden
vastgelegd waarvoor de zogenoemde privacy officer, de verantwoordelijke voor
openbaarheidszaken dus, wel verantwoordelijk is en waarvoor niet.
Alles openbaar, tenzij...
Uitgangspunt van het beleid van het Nationaal Archief ten aanzien van de
openbaarheid van archieven is, dat alles openbaar istenzij..., een benadering die
overeenkomt met die van artikel 14 van de Archiefwet 1995. Dat 'tenzij' doet
vooral opgeld bij het omgaan met archieven van recente datum. Zoals gezegd:
bij de overdracht van archieven worden daarover afspraken gemaakt, met de
uitvoering waarvan vooral de afdeling Onderzoek is belast. Er zijn dus allerlei uit
zonderingen op de regel van openbaarheid. Basis daarbij is artikel 15 van de
Archiefwet. Een citaat:
OPENBAARHEID IN DE PRAKTIJK
96
