De 'organisatie' van de openbaarheid bij het Nationaal Archief
Dit voorbeeld illustreert hoe er zich soms situaties voordoen waarbij gevoel en
praktische zin dicteren hoe gehandeld moet worden, zonder dat direct de exacte
juridische onderbouwing paraat is. Er is een aantal wetten betreffende de open
baarheid van archieven (Archiefwet 1995, Wet bescherming persoonsgegevens
2000) dat aan de basis ligt van ons praktisch handelen. Daarnaast speelt
uiteraard de beroepscode voor archivarissen mee, die de archivaris opdraagt zowel
de openbaarheid als de privacy te respecteren.
Bij het Nationaal Archief in Den Haag berust een kleine honderd strekkende
kilometer archief. Zo'n 16% daarvan is beperkt openbaar of helemaal niet
openbaar. Het omgaan met beperkt of niet-openbare archieven behoort dus tot
het leven van alledag van de medewerkers van het Nationaal Archief. Dus spelen
er ook nogal eens onverwachte zaken, zoals hierboven geschetst.
De afdeling Onderzoek, die in april 2005, dus bijna twee jaar geleden, na een
reorganisatie bij het Nationaal Archief tot stand kwam, houdt zich met een
viertal hoofdtaken bezig:
1. Ten eerste is er de kerntaak, namelijk het beantwoorden van vragen die
zowel intern als extern via brieven, emails, telefoon e.d. worden gesteld.
2. Ook vallen projecten onder deze afdeling, projecten zoals Afscheid van Indië,
een onderdeel van Het Gebaar, een veelomvattende operatie van de overheid,
bedoeld voor de Indische gemeenschap die na de oorlog bij terugkeer te kil
in en door Nederland zou zijn opgevangen. En, een ander project, samen
met het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie wordt gewerkt aan
een digitale gids die alle oorlogsgerelateerde archieven in Nederland in kaart
brengt.
3. Ook de bibliotheek van het Nationaal Archief ressorteert onder de afdeling
Onderzoek.
4. Ten slotte is het hoofd Onderzoek belast met aangelegenheden inzake de
uitvoering van regels betreffende de openbaarheid van archieven.
Het gaat hier dus vooral om de uitvoering van openbaarheidsregels. Een aantal
mensen, dat het nauwst betrokken is bij openbaarheidszaken, is uitvoerig door de
AIVD gescreend tijdens een sessie die per se bij de mensen thuis moest plaats
vinden, teneinde de AIVD-rechercheurs een idee te doen krijgen van mogelijke
chanteerbaarheid. Zo zou een Ferrari voor de deur erop kunnen wijzen dat de
onderzochte persoon over onoirbare en onverklaarbare geldbronnen beschikt, wat
hem chantabel zou kunnen maken.
Een deel derhalve van wat er zich op openbaarheidsgebied afspeelt onttrekt zich
aan de directe waarneming van het hoofd Onderzoek. Wélke beperkingen op de
openbaarheid op een archief worden gelegd is namelijk een zaak van de archief-
overdragende instantie en de afdeling Selectie Acquisitie. Uitgangspunt is dat
alle beperkende bepalingen eindigend moeten zijn, met een maximumtermijn van
75 jaar, tenzij zich alsnog iets heikels voordoet en de Ministerraad anders beslist.
Beperkende bepalingen zijn doorgaans niet absoluut; ze maken wel beperkte of
zeer beperkte raadpleging onder voorwaarden mogelijk, maar creëren zelden een
algehele geslotenheid.
Gaat het om personen, dan is de belangrijkste voorwaarde voor de onderzoeker
om inzage in een dossier te krijgen het bewijs dat degene, naar wie onderzoek
wordt verricht, is overleden.
Bij wetenschappelijk onderzoek hoeft niet van elke te onderzoeken persoon
JAN H. KOMPAGNIE OPENBAARHEID IN DE PRAKTIJK VAN ALLE DAG
95
