Er zijn ontwikkelingen rondom het bewust niet vastleggen van gegevens. Waarom
gegevens toedekken? Waarom het eigenlijke doel verbloemen? Bewust niet
vastleggen in de woorden van de Haïtiaanse antropoloog Michel-Rolph Trouillot,
is een van de manieren om 'het verleden het zwijgen op te leggen': Silencing the
Past.4
Dit artikel is geen pleidooi voor het ongebreideld vastleggen van gegevens. Er zijn
immers veel redenen te noemen en situaties te schetsen waarin het meer dan
legitiem is om gegevens niet vast te leggen. Bovendien, met de hoeveelheid
gegevens die nu worden vastgelegd en die dus toegankelijk-beschikbaar moeten
zijn, weten we ons geen raad (meer). Wat als er nog meer zou worden vastgelegd?
Dit stuk is wèl een pleidooi om gegevens die zouden moeten worden vastgelegd,
ook daadwerkelijk vastte leggen.5 Gegevens van belang om "rechten en plichten
te kennen", gegevens die leiden tot een rechtsgevolg, gegevens die bij voorbaat
maatschappelijk relevant zijn. En als de bepalingen omtrent het vastleggen dan
niet worden opgevolgd, zouden maatregelen moeten worden genomen.
Bepalingen als hier bedoeld bestaan niet in Nederland, maar wel in bijvoorbeeld
Australië. In dat land bestaat een "archives statute" waarin is gesteld dat
"public servants and politicians who cannot produce a full and accurate record of their
dealings in public business are guilty of a statutory breach".6
Het archiveren van niet-vastgelegde gegevens
Archivarissen houden zich bezig met het beheer van de in documenten of op
gegevensdragers vastgelegde gegevens of de objecten/voorwerpen zelf, vanzelf
sprekend ongeacht de aard en vorm daarvan. Niet-vastgelegde gegevens zouden
als gevolg hiervan niet tot het aandachtsgebied van de archivistiek horen. Of dit
zo is, daarop kan in dit kader niet worden ingegaan, maar het klinkt logisch.
Iets dat niet-materieel is, is niet fysiek of materieel grijpbaar en zou dus niet
kunnen worden gearchiveerd. Naar analogie van het niet kunnen archiveren van
niet-vastgelegde gegevens, kan ook impliciete kennis, althans volgens de organisa-
tiekundige Mathieu Weggeman (1953), niet worden vastgelegd. Dit betekent dat
volgens Weggeman, impliciete kennis, zijnde niet vastgelegde gegevens, alleen
deel uitmaken van het geheel van kennismanagement, als zij worden gedeeld en/
of nadat zij zijn geëxpliciteerd ('elicitatie') in de betekenis van 'vastgelegd'.7
In het licht hiervan kan het archiveren van oraal overgeleverde gegevens dus
alleen geschieden bij de gratie van de optekening daarvan. Binnen de historische
HOEZO
OPENBAARHEID
4 Michel-Rolph Trouillot, Silencing the Past. Power and the Production of History (Boston 1995) p. 26, 51.
"Silences enter the process of historical production at the moment of the fact creation (the making
of sources). "Silences are inherent in the creation of sources, the first moment of historical production."
5 Een verplichting tot het opstellen van documenten is volgens de Nederlandse Jurist Eric Daalder (1957)
niet hetzelfde als een verplichting tot het vastleggen van gegevens. Het onderscheid is hier niet gemaakt.
Zie: E.J. Daalder, Toegang tot overheidsinformatie. Het grensvlak tussen openbaarheid en vertrouwelijkheid.
(Den Haag 2005) p. 94-104.
6 Chris Hurley, 'The role of the archives in protecting the record from political pressure', in: Margaret
Procter, Michael Cook, Caroline Williams (red.) Political pressure and the archival record. (Chicago 2005)
p. 151-171, aldaar p. 156-157.
7 Mathieu Weggeman, Kennismanagement. Inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties
(Schiedam 1997) p. 34, 72. Vergelijk Sanderson: "[cjapturing knowledge means recording knowledge
Martin Sanderson, 'Records management and the capture of tacit knowledge', Records Management Journal,
11 (April 2001) p. 7-17 aldaar p. 14. Zie voor het geheugensysteem en de overgang van het persoonlijke naar
het publieke domein: Hans Waalwijk, 'Momenten van waardering, selectie en verwijdering', in: P. Brood,
e.a., (red.), Selectie. Waardering, selectie en acquisitie van archieven. ('s-Gravenhage 2004) p. 208-221 aldaar
p. 213 e.v.
200
