over de verzoeker, het aangevraagde document, de gewenste taal en vorm (directe
inzage, kopieën, etc.) waarin men de informatie wil verkrijgen en de wijze waarop
men van het besluit over het verzoek geïnformeerd wil worden, aangegeven
worden.100 Het formulier moet via fax, e-mail of persoonlijke overhandiging
ingediend worden bij de speciaal daarvoor aangestelde ambtenaar. Elk overheids
orgaan is verplicht om één of meerdere informatie-ambtenaren aan te stellen.
Zij behandelen de informatieverzoeken door ze te toetsen aan zowel de uitzon
deringsgronden als aan de procedurele eisen. Hierbij mogen de motieven achter
het informatieverzoek geen rol spelen.101
Nadat een formulier ingediend is, moet de verzoeker binnen dertig dagen - bij
grote opdrachten zestig dagen - te horen krijgen of het verzoek wel of niet wordt
ingewilligd. Zo ja, dan wordt de verzoeker ook ingelicht over de mate waarin aan
zijn verdere wensen wordt voldaan. En zo niet, dan wordt de verzoeker ook
ingelicht over de afwijzingsgronden. Er zijn gevallen waarbij een document bij een
ander orgaan blijkt te liggen, waarbij een document niet gevonden kan worden of
waarbij een ambtenaar van een ander orgaan het verzoek moet behandelen.
Alleen bij het laatste geval mag de deadline uitgesteld worden. Als een verzoeker
niet binnen de verplichte periode bericht ontvangt en/of er geen besluit wordt
genomen, geldt dat als een afgewezen verzoek. Men kan vervolgens een intern
appel doen door middel van het zogenaamde 'Form B'. Zonodig zou men vervol
gens ook bij de rechter in beroep kunnen gaan. Er is geen bemiddelaar zoals een
'information commissioner'
Procedures omtrent het inzien van overheidsarchief-bescheiden bij archiefdiensten
Archiefbescheiden van de overheid van twintig jaar en ouder moeten naar over
heidsarchiefdiensten worden overgebracht. Deze kunnen via aanvraagbriefjes in
een studiezaal worden ingezien. Verder zijn er allerlei (studiezaal)reglementen
van kracht met daarin onder andere een verplichte registratie, een verbod op het
meenemen van voedsel, pennen, gsm's, tassen en jassen en vastgestelde prijzen
voor het laten maken van kopieën. Per archiefdienst verschilt het aantal
documenten dat men per dag in mag zien. Bij de nationale archiefdienst in
Pretoria geldt bijvoorbeeld een maximum van vijftig aanvragen per dag.
Ook overheidsdocumenten van jonger dan twintig jaar kunnen naar een over
heidsarchiefdiensten overgebracht zijn. Om deze in te zien moet een bezoeker een
schriftelijk verzoek indienen bij de National Archivist.102 Hierin moeten de betref
fende documenten beschreven zijn, de periode waarin de documenten gemaakt
zijn, de reden en het onderwerp voor de gewenste inzage en als het kan, een aan
beveling van de mogelijke onderzoeksbegeleider. De National Archivist kan
vervolgens toegang geven als hij of zij op basis van privacyoverwegingen en andere
criteria van de PAIA geen reden tot weigering ziet.
OPENBAARHEID IN DE PRAKTIJK
100 PAIA, artikel 18, lid 2. Analfabeten mogen hun verzoeken mondeling doen. Bij een verzoek namens
een ander persoon moet men voldoende bewijs leveren voor die hoedanigheid.
101 PAIA, artikel 11, lid 3.
102 NASA Act, artikel 12, lid 1 b.
158
