overheidsorgaan, ongeacht of deze daar gecreëerd zijn of niet.92 Al deze overheids
documenten zijn dus in principe openbaar en kunnen volgens de in de wet
voorgeschreven procedures en met inachtneming van uitzonderingsgronden,
door de bevolking ingezien worden. Er is sprake van het gebruik van een documen
tenstelsel. Het verkrijgen van informatie is mogelijk door inzage in de betreffende
originele documenten maar ook door ontvangst van een kopie of transcriptie van
(een gedeelte van) de documenten.93
Overheidsdocumenten die vanwege hun historische waarde bij een overheids-
archiefdienst zijn ondergebracht, zijn ook openbaar.94 Deze vallen onder de juris
dictie van de NASA Act voor zover deze niet in tegenspraak is met de PAIA.
Toegang is ook in de vorm van een documentenstelsel mogelijk. De burger mag de
originele documenten inzien mits de fysieke conditie van de stukken het toelaat.
Verder wordt sterk de nadruk gelegd op de staat waarin de archieven verkeren.
Enerzijds wordt de ontsluiting (ordening, beschrijving en dergelijke) geregeld en
anderzijds het archiefbeheer.95
Ook de PAIA treft toegankelijkheidsmaatregelen. Op grond van de wet moet ten
eerste de drempel tot het doen van een informatieverzoek laag gehouden worden.
Burgers hebben het recht op alle assistentie, kosteloos en zoveel mogelijk in hun
eigen taal, die nodig is om een informatieverzoek correct en bij het juiste over
heidsorgaan te kunnen indienen. Mensen in achterstandsposities (analfabeten,
mensen met ontoereikende financiële middelen) worden tegemoet gekomen.
Hoewel er wel leges geïnd worden, moeten deze zo laag mogelijk blijven en dit is
in reglementen vastgelegd.
Hiernaast hebben overheidsorganen een soort plicht tot actieve informatie
verstrekking. Burgers moeten kunnen weten welk informatierecht ze hebben en
hoe ze dat recht kunnen uitoefenen. Zo moet elk overheidsorgaan jaarlijks een
handleiding uitgeven met gegevens over onder andere de organisatiestructuur, de
werkprocessen binnen het orgaan, de daar berustende archiefbescheiden, de
beschikbaarheid van de archiefbescheiden, de procedures omtrent het doen van
een informatieverzoek en de aangeboden dienstverlening.96 Ook moeten de
contactgegevens van alle 'information officers', de ambtenaren die informatie
verzoeken behandelen, beschikbaar zijn in de algemene telefoongidsen.97 Ten
derde moet het nationale mensenrechtencomité, de South African Human Rights
Commission (SAHRC), een gids uitgeven waarin de PAIA wordt uitgelegd.98
Procedures omtrent het doen van een informatieverzoek
Procedures omtrent de toegang tot documenten bij overheidsorganen
Iedereen die een document bij een overheidsorgaan in wil zien moet een verzoek
indienen volgens een vastgestelde procedure.99 Er dient het daarvoor opgestelde
formulier, een zogenaamde 'Form A', ingevuld te worden. Hierin moeten gegevens
MAAIKE BERGMANS, EVERT FLORIJN, MARIS KA HEI J MANS-VAN BRUGGEN, JULIA ROM IJN-WIXLEY, ARON DE VRIES
VOORBIJ GEHEIMHOUDING IN HET GEMENEBEST
911. Currie en J. de Waal, The Bill of Rights Handbook (2004) 30.3.
92 PAIA, artikel 3.
93 PAIA, artikel 29, lid 2. Inzage en/of verkrijging van kopie of transcriptie geldt ongeacht het medium:
schriftelijke, digitale, audio- en visuele documenten.
94 National Archives of South Africa Act (Nr 46, 1996) artikel 12.
95 NASA Act, artikel 3, lid a en b.
96 PAIA, artikel 14.
97 PAIA, artikel 16.
98 PAIA, artikel 10.
99 PAIA, artikel 11, lid 1 en 2.
157
