informatie over personen van wie ze niet kunnen aantonen dat die zijn overleden
of meer dan honderd jaar geleden zijn geboren.
Ideaal zou zijn als al die vele kilometers aan beperkt openbaar archief eerst
zouden worden gekopieerd - op zich al een welhaast onmogelijke klus - en dat
vervolgens uit een dossier alleen die gegevens aan een onderzoeker beschikbaar
worden gesteld die betrekking hebben op degene wiens gegevens hij mag leren
kennen. Dan zou in zo'n kopie-dossier alles moeten worden weggehaald dat geen
betrekking heeft op, zeg maar, de hoofdpersoon, bijvoorbeeld door middel van
weglakken of zwartmaken van gegevens. Dit is ondoenlijk en volstrekt onwerk
baar, zeker als je weet dat er sinds de overbrenging van het archief zo'n kleine
vijfduizend mensen inzage in dossiers - en soms een heleboel dossiers tegelijker
tijd - hebben aangevraagd; per jaar zijn er ruim 3000 aanvragen van dossiers;
over zes jaar betekent dat dus meer dan 18.000 dossiers.
Ik kom dan op een cruciaal en ook principieel punt.
Het grote nadeel van weglakken of zwartmaken van gegevens van personen die
nog künnen leven, is dat de gehele verantwoordelijkheid bij de weglakkende
of zwartmakende archivaris komt te liggen. Vergeet hij iets, dan is dat zijn verant
woordelijkheid, en dus de verantwoordelijkheid van de betrokken archiefinstel
ling!
In de praktijk doen we het anders. Als iemand een dossier mag inzien nadat aan
de voorwaarden is voldaan en het betreffende formulier is ingevuld en onder
tekend, dan krijgt hij de originele stukken op zijn tafel in de studiezaal. Hij neemt
dan zoals gezegd ook kennis van allerlei informatie over mensen die nog kunnen
leven. Maar: hij mag met die kennis niets doen, daarvoor heeft hij heel nadruk
kelijk dat formulier ondertekent. Gaat hij toch lopen venten met dergelijke
gegevens, dan is dat ook weer zijn verantwoordelijkheid, dan is hij strafbaar, niet
het Nationaal Archief. Fotokopieën of andere reproducties worden niet gemaakt;
het kan alleen van die bladzijden waarop géén namen staan van mensen die nog
in leven kunnen zijn, uitgaande van het idee dat een reproductie meer rechts
geldigheid bezit dan wanneer iemand op eigen gezag iets uit een dossier heeft
overgeschreven. Dat betekent dan ook dat het zwartmaken van bepaalde passages
in fotokopieën tot het verleden behoort, dat doen we dus niet meer.
Het deels leggen van de verantwoordelijkheid bij de onderzoeker zelf geldt ook
voor het publiceren van gegevens. Het formulier bevat de bepaling dat elke tekst
aan de directeur van het Nationaal Archief moet worden voorgelegd. De onder
zoeker moet zelf in de - soms zeer omvangrijke - tekst markeren welke gegevens
afkomstig zijn uit de archieven van het Nationaal Archief. Daarop controleren
wij, en we kijken dan met name naar de mogelijke onevenredige beschadiging van
de belangen van nog levende personen. Laat hij ons dus in het geheel geen
manuscript zien of heeft hij niet alle relevante passages gemarkeerd, dan is ook
dat zijn verantwoordelijkheid, niet de onze.
Het aardige dan is te constateren dat deze aanpak in de praktijk nog nimmer tot
problemen of gerechtelijke procedures heeft geleid. Het voordeel is bovendien dat
het werken met beperkt openbare archieven op deze wijze efficiënt en goed te
doen is en met relatief weinig mensen een verantwoord openbaarheidsbeleid is
uit te voeren.
JAN H. KOMPAGNIE OPENBAARHEID IN DE PRAKTIJK VAN ALLE DAG
101
