volgen van tal van wijzigingen, niet zozeer een nieuw aspect van selectie naar voren gekomen, als wel het dwingend karakter van dit aspect in een digitale omgeving aan het licht getreden. Hetzelfde kan worden opgemerkt over het tijdstip waarop een selectiebeslissing dient te vallen: dat is vooraf, niet achteraf. Modern beheer van traditioneel (papieren) archief houdt, in de regel, in het ordeningsplan rekening met bewaar- en vernietigingstermijnen. Het beheer van digitaal archief verlangt uitdrukkelijk dat dit gegeven, bewaren of vernietigen, een plaats krijgt in het ontwerp van het informatiesysteem waarbinnen digitale documenten worden gemaakt en beheerd. Temeer daar tegelijk met of ten tijde van het ontstaan van digitaal archief informatie over de technische context, die niet kan worden gemist bij het bepalen van de authenticiteit van digitale docu menten, dient te worden opgeslagen. Bewaar- en vernietigingstermijnen zijn te integreren in het ontwerp van een records keeping system (RKS); waarderen kan dus als eerste stap worden beschouwd.40 Een definitief antwoord op de vragen naar de authenticiteit en naar de haalbaarheid van duurzame toegankelijkheid kan echter pas later worden verkregen. Selectie is om die reden niet eenmalig, maar dient, meer dan eens, te worden herhaald alvorens tot uitvoering van de beslissing zal worden overgegaan. Waarderen staat los van de drager, selectie niet. Het is een uitgangspunt van het project InterPARES dat de ontvangende archief instelling, de preserver, de eerstverantwoordelijke is voor het permanent bewaar- belang.41 Als geen ander wordt deze in staat geacht om andere belangen dan die van de archiefvormer te benoemen. Veel werk immers dat in de dynamische fase wordt verlangd (documentatie, diverse rapportages), staat ten dienste van de archiefdienst en de toekomstige gebruikers. De preserver zal dus aandacht moeten vragen voor het lange-termijnbelang en inspanningen moeten verrichten om zich te verzekeren van alle benodigde aanvullende informatie. De kans is anders groot dat selectie en blijvende toegankelijkheid met elkaar overhoop komen te liggen. Tot slot Het behoud van digitaal archief vraagt op voorhand om regels voor het vastleggen van gegevens, systematische registratie, zorgvuldige bewaring en bescherming tegen teloorgang en geknoei. Na het verstrijken van de verplichte bewaartermijn dienen de aangewezen digitale archiefbescheiden te worden vernietigd conform de wettelijk voorgeschreven procedure. Archief dat voor (langdurige) bewaring in aanmerking komt, moet leesbaar en toegankelijk blijven. Het op de oude voet doorvoeren van selectie is onmogelijk: macro-selectie - het waarderen van de context van ontstaan in plaats van het waarderen van de afzonderlijke inhoud van de bescheiden - lijkt onontkoombaar. Op het macro-niveau is de definitie van archief als procesgebonden informatie - informatie gegenereerd door en gebonden aan werkprocessen - toepasbaar. Archiefinstellingen dienen te investeren in digitaal archief van particuliere herkomst: digitale sporen uit het heden gaan razendsnel verloren. Onbehagen over de schaarsheid van bronnen kan niet uitblijven indien archivarissen het nü laten afweten.42 Het beheer en de selectie van digitaal archief - gericht op bewaren en vernietigen - kent een pendant: het beheer en de selectie van alle overige digi taal opgeslagen gegevens. Opslagkosten lopen uit de hand, informatie systemen slibben dicht en beveiliging verwatert wanneer wordt verzuimd om periodiek digitale schoonmaak te houden of de harde schijf te ontmantelen. Dat laatste, refurbishing, zal in elk geval verplicht dienen te zijn alvorens apparatuur wordt doorgegeven elders binnen de organisatie of aan derden (hergebruik door scholen bijvoorbeeld). Werknemers zullen er niet meteen vrolijk van worden: een feit is dat kantoorautomatisering méér regels en zorgen met zich mee brengt teneinde de volledigheid en betrouwbaarheid van archief te waarborgen. Regels die voorschrijven hoe het wél moet en wat beslist niet mag. Discipline met betrekking tot het aanmaken en opslaan van documenten moet een basis houding zijn.43 DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 40 Catherine Bailey 'An Appraisal Archivist's Perspective on the Implementation of Electronic Document Management Systems'. Paper presented at the Society of American Archivists Annual Meeting, Washington, D.C., 31 August 2001. In te zien op http://www.mybestdocs.com/ onder guest author. Cf. Colleen McEwen, 'Managing disposal in electronic recordkeeping systems: a case study', Recordkeeping Issues Forum (4 june 2003), pp.1-7 (National Archives of Australia). Tussen 1998 en 2000 is bij de Australische overheid (Common Wealth organizations) een RKS geïntroduceerd dat voldoet aan de laatste eisen (AS ISO 15489 Daarin bestaat voor appraisal de mogelijkheid de selectiebeslissing te koppelen aan de records; in het ontwerp van het RKS is daar rekening mee gehouden. Wie gaat de koppeling uitvoeren? De individuele medewerker (de gebruiker) zelf, direct bij het ontstaan van een document? Of kan het wellicht volledig automatisch? De eerste ervaringen wijzen uit dat het specialistisch (mensen)werk is, centraal te regelen. 41 De benadering staat consequent in het perspectief van de levensloop van een archief, life-cycle. Kenmerkend is hier de gescheiden verantwoordelijkheid van betrokken partijen. Het is te bezien waarin de praktijk van selectie van digitaal archief verschilt en/of overeenkomt met een benadering in het perspectief van het records continuum. De vraag is bijvoorbeeld of overbrengen nog langer moet worden nagestreefd. 188 AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF 42 Cf Adrian Cunningham, 'From here to eternity: collecting archives and the need for a national documentation strategy', LASIE (March 1998), pp. 32-45 (in te zien op http://www.sl.nsw.gov.au/lasie/mar98/archives.htm) en 'Waiting for the ghost train: strategies for managing electronic personal records before it is too late', (1999), in te zien op http://www.mybestdocs.com/ onder guest author) 43 Zie bijvoorbeeld de ervaringen bij het ministerie van Defensie beschreven door Winfred H.M. Haase, 'Zoek je geen ongeluk. Communicatietraject DIV bij Defensie', OD Overheidsdocumentatiemaart 2004, pp. 95-98; in te zien op www.overheidsdocumentatie.nl 189

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 96