volgen van tal van wijzigingen, niet zozeer een nieuw aspect van selectie naar
voren gekomen, als wel het dwingend karakter van dit aspect in een digitale
omgeving aan het licht getreden. Hetzelfde kan worden opgemerkt over het
tijdstip waarop een selectiebeslissing dient te vallen: dat is vooraf, niet achteraf.
Modern beheer van traditioneel (papieren) archief houdt, in de regel, in het
ordeningsplan rekening met bewaar- en vernietigingstermijnen. Het beheer van
digitaal archief verlangt uitdrukkelijk dat dit gegeven, bewaren of vernietigen,
een plaats krijgt in het ontwerp van het informatiesysteem waarbinnen digitale
documenten worden gemaakt en beheerd. Temeer daar tegelijk met of ten tijde
van het ontstaan van digitaal archief informatie over de technische context, die
niet kan worden gemist bij het bepalen van de authenticiteit van digitale docu
menten, dient te worden opgeslagen.
Bewaar- en vernietigingstermijnen zijn te integreren in het ontwerp van een
records keeping system (RKS); waarderen kan dus als eerste stap worden
beschouwd.40 Een definitief antwoord op de vragen naar de authenticiteit en
naar de haalbaarheid van duurzame toegankelijkheid kan echter pas later worden
verkregen. Selectie is om die reden niet eenmalig, maar dient, meer dan eens, te
worden herhaald alvorens tot uitvoering van de beslissing zal worden overgegaan.
Waarderen staat los van de drager, selectie niet.
Het is een uitgangspunt van het project InterPARES dat de ontvangende archief
instelling, de preserver, de eerstverantwoordelijke is voor het permanent bewaar-
belang.41 Als geen ander wordt deze in staat geacht om andere belangen dan die
van de archiefvormer te benoemen. Veel werk immers dat in de dynamische fase
wordt verlangd (documentatie, diverse rapportages), staat ten dienste van de
archiefdienst en de toekomstige gebruikers. De preserver zal dus aandacht
moeten vragen voor het lange-termijnbelang en inspanningen moeten verrichten
om zich te verzekeren van alle benodigde aanvullende informatie. De kans is
anders groot dat selectie en blijvende toegankelijkheid met elkaar overhoop
komen te liggen.
Tot slot
Het behoud van digitaal archief vraagt op voorhand om regels voor het
vastleggen van gegevens, systematische registratie, zorgvuldige bewaring en
bescherming tegen teloorgang en geknoei. Na het verstrijken van de
verplichte bewaartermijn dienen de aangewezen digitale archiefbescheiden
te worden vernietigd conform de wettelijk voorgeschreven procedure. Archief
dat voor (langdurige) bewaring in aanmerking komt, moet leesbaar en
toegankelijk blijven.
Het op de oude voet doorvoeren van selectie is onmogelijk: macro-selectie
- het waarderen van de context van ontstaan in plaats van het waarderen van
de afzonderlijke inhoud van de bescheiden - lijkt onontkoombaar. Op het
macro-niveau is de definitie van archief als procesgebonden informatie -
informatie gegenereerd door en gebonden aan werkprocessen - toepasbaar.
Archiefinstellingen dienen te investeren in digitaal archief van particuliere
herkomst: digitale sporen uit het heden gaan razendsnel verloren.
Onbehagen over de schaarsheid van bronnen kan niet uitblijven indien
archivarissen het nü laten afweten.42
Het beheer en de selectie van digitaal archief - gericht op bewaren en
vernietigen - kent een pendant: het beheer en de selectie van alle overige digi
taal opgeslagen gegevens. Opslagkosten lopen uit de hand, informatie
systemen slibben dicht en beveiliging verwatert wanneer wordt verzuimd om
periodiek digitale schoonmaak te houden of de harde schijf te ontmantelen.
Dat laatste, refurbishing, zal in elk geval verplicht dienen te zijn alvorens
apparatuur wordt doorgegeven elders binnen de organisatie of aan derden
(hergebruik door scholen bijvoorbeeld).
Werknemers zullen er niet meteen vrolijk van worden: een feit is dat
kantoorautomatisering méér regels en zorgen met zich mee brengt teneinde
de volledigheid en betrouwbaarheid van archief te waarborgen. Regels die
voorschrijven hoe het wél moet en wat beslist niet mag. Discipline met
betrekking tot het aanmaken en opslaan van documenten moet een basis
houding zijn.43
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
40 Catherine Bailey 'An Appraisal Archivist's Perspective on the Implementation of Electronic Document
Management Systems'. Paper presented at the Society of American Archivists Annual Meeting,
Washington, D.C., 31 August 2001. In te zien op http://www.mybestdocs.com/ onder guest author.
Cf. Colleen McEwen, 'Managing disposal in electronic recordkeeping systems: a case study', Recordkeeping
Issues Forum (4 june 2003), pp.1-7 (National Archives of Australia). Tussen 1998 en 2000 is bij de
Australische overheid (Common Wealth organizations) een RKS geïntroduceerd dat voldoet aan de laatste
eisen (AS ISO 15489 Daarin bestaat voor appraisal de mogelijkheid de selectiebeslissing te koppelen aan
de records; in het ontwerp van het RKS is daar rekening mee gehouden. Wie gaat de koppeling uitvoeren?
De individuele medewerker (de gebruiker) zelf, direct bij het ontstaan van een document? Of kan het
wellicht volledig automatisch? De eerste ervaringen wijzen uit dat het specialistisch (mensen)werk is,
centraal te regelen.
41 De benadering staat consequent in het perspectief van de levensloop van een archief, life-cycle.
Kenmerkend is hier de gescheiden verantwoordelijkheid van betrokken partijen. Het is te bezien waarin de
praktijk van selectie van digitaal archief verschilt en/of overeenkomt met een benadering in het perspectief
van het records continuum. De vraag is bijvoorbeeld of overbrengen nog langer moet worden nagestreefd.
188
AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF
42 Cf Adrian Cunningham, 'From here to eternity: collecting archives and the need for a national
documentation strategy', LASIE (March 1998), pp. 32-45
(in te zien op http://www.sl.nsw.gov.au/lasie/mar98/archives.htm) en 'Waiting for the ghost train:
strategies for managing electronic personal records before it is too late', (1999), in te zien op
http://www.mybestdocs.com/ onder guest author)
43 Zie bijvoorbeeld de ervaringen bij het ministerie van Defensie beschreven door Winfred H.M. Haase,
'Zoek je geen ongeluk. Communicatietraject DIV bij Defensie', OD Overheidsdocumentatiemaart 2004,
pp. 95-98; in te zien op www.overheidsdocumentatie.nl
189