verantwoordelijkheid voor waarderen en selecteren. Voor een deel is het
waarderen van digitaal archief gelijk aan de traditionele werkwijze ten aanzien
van fysieke documenten: de vraag beantwoorden wat van waarde is voor langere
termijn (continuing value). Deels is het nieuw aangezien onder veranderende
omstandigheden telkenmale aan de vereisten van authenticiteit dient te zijn
voldaan. Uit de vereisten voor authenticiteit komt vervolgens de noodzaak voort
om de haalbaarheid (feasability) van duurzaam behoud te onderzoeken:
haalbaarheid zowel ten aanzien van de beschikbare financiële middelen als ten
aanzien van de vraag wat het allemaal vergt om de authenticiteit van elektroni
sche documenten te handhaven.
De voortgang van de werkzaamheden die te maken hebben met het waarderen en
selecteren van elektronische documenten voor lange(re) termijn zijn gedetail
leerd in kaart gebracht aan de hand van de methode IDEF(O) ,35
De praktijk laat zien dat kennis van de context36 tijdens het actieve bestaan van
elektronische documenten gevaar loopt zodra de betreffende elektronische docu
menten buiten gebruik raken. Veronachtzaming van het beheer door de vormen
de organisatie - ongeacht of de digitale bescheiden nu on-line of off-line worden
bewaard - belemmert een zorgvuldige afhandeling van selectie.37 Een beoorde
ling van het bewaarbelang steunt namelijk op kennis van de context. Informatie
over de technische context bijvoorbeeld is nodig om de authenticiteit van het
document te kunnen vaststellen en om te kunnen bepalen of het toegankelijk
houden van deze documenten mogelijk is en financieel haalbaar. Elke verande
ring in (een van de) contexten waaraan de documenten zijn onderworpen, dient
derhalve expliciet te worden vastgelegd. Selectie van digitaal archief kan dan ook
geen eenmalige beoordeling zijn, zij dient regelmatig te worden herhaald en een
beslissing voor blijvende bewaring heroverwogen.
Voor selectie zijn de volgende vier kerntaken te onderscheiden38:
de overkoepelende taak selectie te organiseren
(A 1: 'managing the selection function')
waarderen
(A 2: 'appraising electronic records')
Aan een beslissing over de toekomstige bestemming (bewaren of vernietigen)
gaat gedegen onderzoek vooraf. Aan de hand van selectiecriteria - die verschillen
naar land, naar archiefinstelling, en naar intellectuele traditie - zijn de
resultaten van het onderzoek te benutten voor de uiteindelijke selectiebeslissing.
De authenticiteit kan worden beoordeeld aan de hand van de IP benchmarks.39
Binnen welk informatiesysteembevinden de documenten zich? Zijn de docu
menten binnen dit systeem gemaakt? Hoe is het beheer geregeld? Hoe is de
beveiliging geregeld? e.d. Wanneer aan de hand van de gehanteerde maatstaven
onvoldoende zekerheid is te verkrijgen over de authenticiteit, dan is het zaak om
andere wegen te bewandelen om de authenticiteit te achterhalen: bijvoorbeeld
door verschillende versies van de documenten te vergelijken, het (technisch)
logboek van de bestanden en het informatiesysteem te analyseren, betrokkenen
te interviewen.
Waarderen is één stap. Waar het uiteindelijk om gaat, is of de toegankelijkheid
van authentieke elektronische documenten ook na overbrenging kan worden
gewaarborgd. Beschikt de ontvangende instelling over voldoende middelen
(technisch en financieel) en heeft zij gekwalificeerd personeel in huis zodat zij
het digitaal archief, inclusief alle bijbehorende rapportages, duurzaam kan
onderhouden en beschikbaar stellen?
Alles tezamen - het digitale archief, de bijbehorende rapportages en de verant
woording van de selectie - staat ten dienste van de ontvangende archiefdienst en
dient voor een goed begrip door latere gebruikers van het archief.
voortgang volgen
(A 3.-'monitoring electronic records selected for preservation')
Tot het moment dat de selectiebeslissing tot overbrenging van digitaal archief
wordt geëffectueerd, verstrijkt nog korte of langere tijd. Essentieel voor de uitein
delijke staat van het betreffende archief is dat de archiefdienst (preserver) zicht
blijft houden op de omstandigheden bij de archiefvormer. De selectiebeslissing
kan immers, door gewijzigde omstandigheden, worden heroverwogen. Betrokken
partijen dienen zich regelmatig af te vragen: is de voorhanden informatie over
het digitale archief nog steeds van toepassing? Welke zaken veranderen tussen
tijds (in organisatie, in werkwijzen, in hard- en software, Heeft dat mogelijk
invloed gehad op de betrouwbaarheid, de authenticiteit en de toegankelijkheid
van het digitaal archief? Zijn de veranderingen gedocumenteerd? Is overbrenging
uitvoerbaar onder de eerder overeengekomen voorwaarden en planning? In de
heroverweging staat niet de waardering op zich opnieuw ter discussie, maar de
uitvoerbaarheid van de selectiebeslissing.
het uitvoeren van de selectiebeslissing: overbrengen of vernietigen
(A 4:'carrying out the disposition of electronic records')
Voor de archiefvormer leidt een selectiebeslissing tot afstoten, hetgeen inhoudt
vernietigen (na toestemming) of overdragen (intern of extern). Het digitaal
archief moet allereerst worden gereed gemaakt voor afstoting waarna de feitelijke
overbrenging kan volgen. Het gereedmaken omvat onder meer het afscheiden
(fysiek en virtueel) van wat behoort tot het digitale archief, inclusief de geactua
liseerde informatie over de contexten en de selectieprocedure. Vernietiging of
overbrenging, dat zijn hier de uitkomsten. Overbrenging houdt in dat het digitale
archief wordt gekopieerd en, indien nodig, in een ander formaat opgeslagen.
Het verslag van de uitvoering (vernietigen of overbrenging) completeert de docu
mentatie behorende bij het digitale archief.
Begin bij het begin
Altijd al was het van belang om wijzigingen in de taken en functies van de
archiefvormer e.d. en de gevolgen hiervan voor het archiveringsregime in het oog
te houden. In wezen is, met het benadrukken van tijdig in kaart brengen en
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
35IDEF (0) biedt de grafische structuur voor een hiërarchisch gelaagde analyse van de beslissingen en
activiteiten binnen een organisatie of systeem. Website: http://www.idef.com/idefO.html
36 juridical-administrative; provenancial; procedural; documentary; technological.
37 Zie voetnoot 25.
38 Zie Horsman elders in dit jaarboek, figuur 1.
39 Rapport Authenticity Task Force, InterPARES.
186
AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF
187
