langer tastbaar zijn? De klassieke definitie van archief luidt: 'Archiefbescheiden
zijn al die bescheiden die ongeacht hun vorm naar hun aard bestemd zijn om te
berusten onder de instelling, persoon of groep van personen die deze heeft
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van
haar taken.'21 In het onderwijs22 hanteren wij daarnaast de volgende definitie:
'Archief is procesgebonden informatie, dat wil zeggen: informatie die is
gegenereerd door en gebonden aanwerkprocessen. Archief is gebonden aan
werkprocessen die met elkaar samenhangen.'23 De definities hebben met elkaar
gemeen dat de drager van informatie onbepaald is. In de benoeming van de
context schuilt echter een belangrijk verschil tussen beide: in de laatste definitie
- archief als procesgebonden informatie - is de band van archiefbescheiden met de
organisatie, het bestemmingsbeginsel, ingeruild voor een band met de werk
processen, een functionele relatie.24 Wat archiefbescheiden wezenlijk van andere
documenten onderscheidt, is de band met de werkzaamheden waaruit ze zijn
voortgekomen. Zodra deze band is verbroken, aangetast of verduisterd, is het
document als archiefstuk verloren. Ook al is de informatie op het document nog
leesbaar en begrijpelijk en ook al vinden onderzoekers het hoogst interessant,
het document is geen archiefstuk meer.
Mensen maken op kantoor documenten in vele soorten: stukken betreffende
één zaak staan deels op papier, deels in e-mail, en voor een ander deel op een
gemeenschappelijke schijfruimte op de computer of in gemeenschappelijke data
bestanden. Vrijwel iedereen komt op z'n werk met deze verscheidenheid in
aanraking. Tegen de tijd dat een zaak is afgedaan, is de kans groot dat men is
vergeten hoe het één met het ander samenhangt. Reconstructie is dan al niet
meer mogelijk. Juist voor archiefbescheiden die voor langere tijd moeten worden
bewaard, is deze ontwikkeling funest.25 Pogingen om binnen een organisatie
(weer) greep te krijgen op de documenten - bijvoorbeeld door één opslagmedium
voor te schrijven, zoals e-mail printen en bij het papieren dossier voegen -
stranden veelal. Begrijpelijk, want een dergelijke procedure verlangt een extra
inspanning en verstoort het ritme van het dagelijkse werk.
De vraag 'wat is digitaal archief?' is moeilijk te beantwoorden, te meer daar de
verscheidenheid aan digitale documenten door de gevarieerde toepassingen van
ICT (tekst, beeld en geluid) steeds groter wordt: interactieve websites, multi-
media ,..26 Kortom: digitale (of elektronische) documenten zijn er in soorten en
maten en wie te maken krijgt met digitaal archief, zal dus goed moeten weten
wat een archiefstuk is in een digitale omgeving. Digitaal archief is te definiëren
als: procesgebonden informatie die digitaal is opgeslagen, maar waar begint een
digitaal archiefstuk en waar eindigt het? Papier kan, ruimtelijk, slechts op één
plaats worden opgeborgen, maar een digitaal document is niet tastbaar en staat
niet op zich zelf. Één en hetzelfde document kan onderdeel zijn van verschillende
bestanden. De naam van de geadresseerde, bijvoorbeeld, is opgeborgen in een
adressenbestand. De tekst van een brief staat elders opgeslagen. Inhoud
(boodschap) en adres worden, tijdelijk, bij elkaar gebracht (geassembleerd)
zodra het nodig is.
Waarderen en selecteren: een kerntaak van de archivaris
Waarderen en selectie is gericht op het scheiden van archiefbescheiden voor
blijvende bewaring of voor vernietiging. Op de korte termijn spelen de belangen
van de administratie en de burger, op lange termijn is er het cultureel-historisch
belang. Waarschijnlijk is het een van de moeilijkste archivistische taken.
Vanwege het ongrijpbare karakter van elektronische documenten is die taak
alleen nog maar ingewikkelder geworden. Wat verandert er nu wij te maken
hebben met een andere drager? Kunnen wij nog uit de voeten met de wijze
waarop wij met papieren archief omgaan?
In een traditionele omgeving, met papier in de hoofdrol, is selecteren op verschil
lende tijdstippen aan de orde: dat kan zijn in de dynamische fase of wanneer
wordt overgedragen van dynamisch naar semi-statisch. Meestal is het achteraf,
op enig moment na ontstaan van archiefbescheiden. Gewoonlijk voert de
archiefvormer het zelf uit, maar het kan zelfs veel later gebeuren, na overbren
ging, bij de ontvangende archiefinstelling.
In een traditionele omgeving bereikt de archivaris met selecteren dat de omvang
van een archief wordt ingedamd, wat ruimte en geld bespaart en meehelpt om de
informatie toegankelijk te houden. Zo is te overzien wat wel en wat niet meer in
huis is. Bij selectie in de nieuwe omstandigheden - papieren èn digitale beschei
den of uitsluitend digitale bescheiden - kan de archivaris niet voortgaan om pas
achteraf de zaken onder handen te nemen. De nieuwe omstandigheden dwingen
tot tijdige maatregelen, tot waarderen voordat archiefbescheiden gaan ontstaan.
Het doel van waarderen en selectie blijft in een digitale omgeving dezelfde als
voorheen: voldoen aan de wettelijke verplichtingen tot vernietigen, de omvang
indammen, de informatie toegankelijk houden, de gang van zaken bij de vormen
de organisatie kunnen verantwoorden en het cultureel erfgoed veilig stellen.
Lang niet iedereen ziet overigens de noodzaak nog in van selectie van digitaal
archief. Een vaak gehoorde tegenwerping doet het voorkomen alsof het keuze
probleem tot het verleden gaat behoren: waarom zou je moeite doen om digitaal
archief te waarderen, selecteren en vernietigen? Het vinden van informatie is
dankzij volautomatische zoekmogelijkheden een fluitje van een cent en bewaren
neemt toch geen ruimte meer in beslag? De opslagmogelijkheden zijn groot, de
fysieke maten miniem: er zijn tegenwoordig al draagbare (uitneembare) hard
disk drives (HDD) op de markt ter grootte van een creditcard, een gewicht van
55 gram en een opslagruimte van 5 gigabyte. De IT-ontwikkeling maakt de
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
21 Lexicon van Nederlandse archieftermen ('s-Gravenhage, 1983). Cf. Herman Coppens, Archiefterminologie.
Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief (Brussel 1990).
22 Aan de Archiefschool, Amsterdam.
23 Theo Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', Naar een nieuw paradigma in de archivistiek.
Jaarboek 1999 ('s-Gravenhage 1999), p. 12.
24 In Engelse archivistische termen: provenance heeft plaats gemaakt voor functional provenance.
25 Reconstructie is - met enig geluk, veel moeite en grote kosten -, soms mogelijk: zie bijvoorbeeld Marcel van
Dijk 'De eerste keer doet altijd pijn: ervaringen met een overgebracht digitaal archief, Archievenblad 106/6
(augustus 2002), pp.14-17. Zie ook Hugo Butter, Cees van der Weijde en Kees Rijnierse, 'Praktijkervaringen
bij de liquidatie van Arbeidsvoorziening. Gevaren voor digitale archieven bij opheffing en fusie',
Archievenblad 107/2 (maart 2003), pp.28-31; Jacques Bogaarts, Digitalisering is een volwassen probleem
dat een volwassen aanpak verdient>. Digitaal archief Arbeidsvoorziening overgebracht naar het Nationaal
Archief', Archievenblad 107/11 (december 2003), pp. 18-21.
26 Literatuur over het bewaren en toegankelijk houden van websites, bijvoorbeeld het onderzoekrapport van
Charles Dollar (2001) voor Smithonian Institutions Archives, in te zien op http://www.si.edu/archives/
Cf. Hokke, H.A. 'Archivering van websites', Archiefbeheer in de praktijk 5780/1-36 en Informatiewetenschap
IV B 440/1-37. Zie onder publikaties over projecten op de website http://www.archiefschool.nl/onderzoek/
Voorts http://www.antwerpen.be/david/ en http://www.digitalpreservation.gov/
182
AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF
183