langer tastbaar zijn? De klassieke definitie van archief luidt: 'Archiefbescheiden zijn al die bescheiden die ongeacht hun vorm naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep van personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van haar taken.'21 In het onderwijs22 hanteren wij daarnaast de volgende definitie: 'Archief is procesgebonden informatie, dat wil zeggen: informatie die is gegenereerd door en gebonden aanwerkprocessen. Archief is gebonden aan werkprocessen die met elkaar samenhangen.'23 De definities hebben met elkaar gemeen dat de drager van informatie onbepaald is. In de benoeming van de context schuilt echter een belangrijk verschil tussen beide: in de laatste definitie - archief als procesgebonden informatie - is de band van archiefbescheiden met de organisatie, het bestemmingsbeginsel, ingeruild voor een band met de werk processen, een functionele relatie.24 Wat archiefbescheiden wezenlijk van andere documenten onderscheidt, is de band met de werkzaamheden waaruit ze zijn voortgekomen. Zodra deze band is verbroken, aangetast of verduisterd, is het document als archiefstuk verloren. Ook al is de informatie op het document nog leesbaar en begrijpelijk en ook al vinden onderzoekers het hoogst interessant, het document is geen archiefstuk meer. Mensen maken op kantoor documenten in vele soorten: stukken betreffende één zaak staan deels op papier, deels in e-mail, en voor een ander deel op een gemeenschappelijke schijfruimte op de computer of in gemeenschappelijke data bestanden. Vrijwel iedereen komt op z'n werk met deze verscheidenheid in aanraking. Tegen de tijd dat een zaak is afgedaan, is de kans groot dat men is vergeten hoe het één met het ander samenhangt. Reconstructie is dan al niet meer mogelijk. Juist voor archiefbescheiden die voor langere tijd moeten worden bewaard, is deze ontwikkeling funest.25 Pogingen om binnen een organisatie (weer) greep te krijgen op de documenten - bijvoorbeeld door één opslagmedium voor te schrijven, zoals e-mail printen en bij het papieren dossier voegen - stranden veelal. Begrijpelijk, want een dergelijke procedure verlangt een extra inspanning en verstoort het ritme van het dagelijkse werk. De vraag 'wat is digitaal archief?' is moeilijk te beantwoorden, te meer daar de verscheidenheid aan digitale documenten door de gevarieerde toepassingen van ICT (tekst, beeld en geluid) steeds groter wordt: interactieve websites, multi- media ,..26 Kortom: digitale (of elektronische) documenten zijn er in soorten en maten en wie te maken krijgt met digitaal archief, zal dus goed moeten weten wat een archiefstuk is in een digitale omgeving. Digitaal archief is te definiëren als: procesgebonden informatie die digitaal is opgeslagen, maar waar begint een digitaal archiefstuk en waar eindigt het? Papier kan, ruimtelijk, slechts op één plaats worden opgeborgen, maar een digitaal document is niet tastbaar en staat niet op zich zelf. Één en hetzelfde document kan onderdeel zijn van verschillende bestanden. De naam van de geadresseerde, bijvoorbeeld, is opgeborgen in een adressenbestand. De tekst van een brief staat elders opgeslagen. Inhoud (boodschap) en adres worden, tijdelijk, bij elkaar gebracht (geassembleerd) zodra het nodig is. Waarderen en selecteren: een kerntaak van de archivaris Waarderen en selectie is gericht op het scheiden van archiefbescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging. Op de korte termijn spelen de belangen van de administratie en de burger, op lange termijn is er het cultureel-historisch belang. Waarschijnlijk is het een van de moeilijkste archivistische taken. Vanwege het ongrijpbare karakter van elektronische documenten is die taak alleen nog maar ingewikkelder geworden. Wat verandert er nu wij te maken hebben met een andere drager? Kunnen wij nog uit de voeten met de wijze waarop wij met papieren archief omgaan? In een traditionele omgeving, met papier in de hoofdrol, is selecteren op verschil lende tijdstippen aan de orde: dat kan zijn in de dynamische fase of wanneer wordt overgedragen van dynamisch naar semi-statisch. Meestal is het achteraf, op enig moment na ontstaan van archiefbescheiden. Gewoonlijk voert de archiefvormer het zelf uit, maar het kan zelfs veel later gebeuren, na overbren ging, bij de ontvangende archiefinstelling. In een traditionele omgeving bereikt de archivaris met selecteren dat de omvang van een archief wordt ingedamd, wat ruimte en geld bespaart en meehelpt om de informatie toegankelijk te houden. Zo is te overzien wat wel en wat niet meer in huis is. Bij selectie in de nieuwe omstandigheden - papieren èn digitale beschei den of uitsluitend digitale bescheiden - kan de archivaris niet voortgaan om pas achteraf de zaken onder handen te nemen. De nieuwe omstandigheden dwingen tot tijdige maatregelen, tot waarderen voordat archiefbescheiden gaan ontstaan. Het doel van waarderen en selectie blijft in een digitale omgeving dezelfde als voorheen: voldoen aan de wettelijke verplichtingen tot vernietigen, de omvang indammen, de informatie toegankelijk houden, de gang van zaken bij de vormen de organisatie kunnen verantwoorden en het cultureel erfgoed veilig stellen. Lang niet iedereen ziet overigens de noodzaak nog in van selectie van digitaal archief. Een vaak gehoorde tegenwerping doet het voorkomen alsof het keuze probleem tot het verleden gaat behoren: waarom zou je moeite doen om digitaal archief te waarderen, selecteren en vernietigen? Het vinden van informatie is dankzij volautomatische zoekmogelijkheden een fluitje van een cent en bewaren neemt toch geen ruimte meer in beslag? De opslagmogelijkheden zijn groot, de fysieke maten miniem: er zijn tegenwoordig al draagbare (uitneembare) hard disk drives (HDD) op de markt ter grootte van een creditcard, een gewicht van 55 gram en een opslagruimte van 5 gigabyte. De IT-ontwikkeling maakt de DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 21 Lexicon van Nederlandse archieftermen ('s-Gravenhage, 1983). Cf. Herman Coppens, Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief (Brussel 1990). 22 Aan de Archiefschool, Amsterdam. 23 Theo Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 ('s-Gravenhage 1999), p. 12. 24 In Engelse archivistische termen: provenance heeft plaats gemaakt voor functional provenance. 25 Reconstructie is - met enig geluk, veel moeite en grote kosten -, soms mogelijk: zie bijvoorbeeld Marcel van Dijk 'De eerste keer doet altijd pijn: ervaringen met een overgebracht digitaal archief, Archievenblad 106/6 (augustus 2002), pp.14-17. Zie ook Hugo Butter, Cees van der Weijde en Kees Rijnierse, 'Praktijkervaringen bij de liquidatie van Arbeidsvoorziening. Gevaren voor digitale archieven bij opheffing en fusie', Archievenblad 107/2 (maart 2003), pp.28-31; Jacques Bogaarts, Digitalisering is een volwassen probleem dat een volwassen aanpak verdient>. Digitaal archief Arbeidsvoorziening overgebracht naar het Nationaal Archief', Archievenblad 107/11 (december 2003), pp. 18-21. 26 Literatuur over het bewaren en toegankelijk houden van websites, bijvoorbeeld het onderzoekrapport van Charles Dollar (2001) voor Smithonian Institutions Archives, in te zien op http://www.si.edu/archives/ Cf. Hokke, H.A. 'Archivering van websites', Archiefbeheer in de praktijk 5780/1-36 en Informatiewetenschap IV B 440/1-37. Zie onder publikaties over projecten op de website http://www.archiefschool.nl/onderzoek/ Voorts http://www.antwerpen.be/david/ en http://www.digitalpreservation.gov/ 182 AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF 183

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 93