moment moeten we echter constateren, dat de sites nog niet de unieke neerslag
van overheidshandelen bevatten, behalve dan van de communicatie van de over
heid met burgers en derden.
Wel kunnen ze interessant zijn uit cultuur-historisch oogpunt, reden waarom wij
dan ook overwegen om regelmatig (bijvoorbeeld eens per jaar) 'snapshots' van de
sites van de gemeentelijke diensten te laten maken en die bij het archief van de
organisatie te voegen. We willen daarnaast op het belang wijzen van websites
voor niet-overheidsarchief. Veel organisaties, bijvoorbeeld ook migrantenorgani
saties, voeren een website terwijl ze anderszins vaak geen goed bijgehouden
archief hebben, en ook niet over een andere vorm van periodieke berichtgeving
beschikken die we zouden kunnen collectioneren om zo een beeld van hun
ontstaan en functioneren te kunnen behouden.
Websites kunnen dus met name uit cultuurhistorisch oogpunt op onze
belangstelling rekenen. Wat betreft de technologie van het preserveren wordt
allerwegen gewezen op het betrekkelijk eenvoudige en goed beschikbare
instrument HTT*-track; het probleem dat Albert Meijer noemt om ook de links
te bewaren, wordt hiermee overigens niet opgelost.
Digitale kaarten: Geografische informatiesystemen (GIS) en
grafische informatiesystemen (CAD)
Onze ervaring met digitale kaarten staat nog slechts in de kinderschoenen.
De periodieke systematiek van de verwerving zal hier waarschijnlijk niet voor
problemen zorgen, omdat de 'papieren' kaart immers ook telkens nieuwe uit
gaven kende. Het is natuurlijk wel zaak om te bepalen of we alle nieuwe versies
van de digitale kaart gaan verwerven, of slechts die aan bepaalde criteria
voldoen. Een specifiek probleem zou kunnen zijn, dat er op dit moment nog geen
officiële GIS-standaardformaten voor zijn. Desalniettemin lijken de standaarden
zich meer en meer af te gaan tekenen. Hetzelfde lijkt voor Computer Aided
Design (CAD)-tekeningen te gelden. Onze archiefvormers (in dit geval met
name de afdelingen Bouw- en Woningtoezicht van de stadsdelen) worden nu
door aanvragers van vergunningen benaderd met de vraag of in plaats van teke
ningen ook CAD-bestanden (d.w.z. de door architecten gemaakte bestanden met
bouwtekeningen) mogen worden aangeleverd en uiteraard mag, nee MOET dat
als het de originelen betreft (en dat doet het) en zullen we daar als archivarissen
op moeten inspelen. Een CAD-bestand geeft immers veel meer en veel toeganke
lijker informatie over het te bouwen object dan tekeningen, alle reden dus om de
voorkeur te geven aan het CAD-bestand als origineel en te bewaren archiefbe
scheid boven de tekening, in feite de kopie van het bestand.
Statistische bestanden
Een bezoek aan de digitale afdeling van het archief van de Bondsrepubliek heeft
in 2000 mijn warme belangstelling voor statistische bestanden gewekt, omdat
daar zeer intensief werd gewerkt aan het preserveren en toegankelijk maken van
nogal 'hot' materiaal, namelijk een heel groot aantal statistische bestanden
die door de DDR vanaf de zeventiger jaren waren aangelegd over allerlei aspecten
van het Oost-Duitse leven. De Oost-Duitsers, zo wisten onze Bundesarchiv-
collega's te vertellen, waren dol op statistiek en legden alles wat maar cijfermatig
te benoemen is, dan ook op die manier vast. Of het nu ging om het aantal en
soort lidmaatschappen van verenigingen van hun prominente partijleden of om
het aantal en soort incidenten die door de jaren heen plaatsvonden aan de Oost-
Duitse zijde van de Muur, het werd allemaal zo nauwkeurig mogelijk vastgelegd.
Natuurlijk was er meteen na de val van de muur grote belangstelling van
onderzoekers en zagen de archivarissen zich dus niet alleen gedwongen om een
oplossing te vinden voor de preservering van deze - op toen (1989) al zeer verou
derde IBM-mainframetapes vastgelegde - bestanden, maar ook voor het ter
beschikking stellen ervan. Dat laatste wordt gedaan door de bestanden op CD ter
beschikking te stellen, samen met (moderne) statische programmatuur om de
bestanden te ontsluiten.
In Amsterdam constateren we ten aanzien van de statistische bestanden die door
het bureau Onderzoek en Statistiek en zijn voorganger zijn gemaakt en nu naar
GAA zullen worden overgebracht, dat ten eerste (de toelichting op) de metadata
van de gegevenscategorieën nogal eens ontbreken en/of onduidelijk zijn, maar
dat verder de vraag rijst, in hoeverre deze bestanden voor de bezoeker iets toe
voegen aan de (nogal uitgebreide) onderzoeksrapporten in boek- of schriftvorm
die wij al in onze collecties hebben opgenomen. Het antwoord hangt natuurlijk
enerzijds van het soort publiek en zijn wensen af, en anderzijds van de toeganke
lijkheid van het materiaal. Wanneer de mankementen in de metadata te groot
zijn, dan kunnen we ons de moeite van het bewaren uiteraard beter besparen. We
vrezen dat ons publiek wel eens teleurgesteld zou kunnen zijn in de gegevens,
vooral omdat de manier van verzamelen door de jaren heen niet uniform is
geweest.
Voor de technologische preservering geldt overigens min of meer hetzelfde als
voor wat over databases is gezegd.
Digitale foto's
In de gemeente (bij andere overheden zal dat niet anders zijn) wordt steeds meer
digitaal gefotografeerd, en daarmee is de noodzaak ontstaan om deze digitale
foto's op een goede, geordende en toegankelijke wijze te kunnen bewaren. Wat
betreft de bestandsformaten en de techniek om deze foto's te bewaren is er m.i.
een specifieke probleem: de 'Regeling geordende en toegankelijke staat' schrijft
PDF en TIFF als bestandsformaten voor, terwijl het meest gebruikte formaat
JPEG is. Inhoudelijk: we merken nu dat fotografen die digitaal fotograferen, veel
meer beelden opleveren dan de 'ouderwetse' op film fotograferende vakbroeders.
Daarom moet de selectie na de creatie intensiever zijn, willen we tenminste
hetzelfde resultaat krijgen: een goed geselecteerde verzameling foto's, die het
bewaren waard zijn en geen doublures vertonen.
Verwerven van digitale archiefbescheiden in het algemeen
In vogelvlucht is hierboven een en ander gezegd over vóórkomen en waarde van
verschillende digitale bestandstypen bij de archiefvorming van de overheid, met
enige nadruk op de gemeente. Moraal van het verhaal is, dat we hopeloos in de
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
174
CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD
175
