b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheids orgaan werd ontvangen of opgemaakt; en c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden' Dat betekent juist, dat de archivaris los moet komen van de traditionele vorm van het document (namelijk als fysieke eenheid: 'archiefbescheiden'), maar meer moet gaan denken in termen van het document als een verzameling gege vens die op enigerlei wijze met elkaar samenhangen, in wat voor vorm dan ook. Hoe echter een archief van dergelijke documenten er precies uit moet zien, dat is de uitdaging die zich de komende tijd opdringt aan de individuele archieven die de komende tijd aan de archiefbewaarplaatsen zullen worden overgedragen. Overbrengingstermijn Een belangrijk gegeven is dat de overbrengingstermijn voor permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen in principe twintig jaar is, en dat niet alle bestandstypen archiefbescheiden die wettelijk over gedragen moeten worden, deze leeftijd al bereikt hebben: websites en intelligente systemen waren er twintig jaar geleden nog helemaal niet, e-mail werd nog maar op zéér beperkte schaal en dan vooral in Amerika gebruikt, kantoorautomatise ring was geen gemeengoed (en, voor zover het er was, beperkt tot tekstverwer king). Alleen databases en statistische systemen werden volop toegepast, maar vooral in de grotere administratieve omgevingen omdat tot die tijd het gebruik van computers beperkt was tot mainframe- en minicomputers. Het gebruik van microcomputers zoals de PC voor andere doeleinden dan spelletjes deed eigenlijk pas in de tweede helft van de tachtiger jaren zijn intrede. Maar gezien de specifieke problemen van digitale bewaring én gezien het gemak waarmee digitale bestanden vermenigvuldigd kunnen worden is het natuurlijk onverstandig en onnodig om ook voor digitale bestanden de overdrachtstermijn van twintig jaar aan te houden. Onverstandig: voor de archiefvormers is het niet vanzelfsprekend om twintig jaar aan te houden omdat zij dan, door de verschil lende hard- en softwareversies die zich al binnen die termijn voordoen, te maken krijgen met een substantiële beheersproblematiek. Wat hier aan de orde is, is vooral om een organisatorisch en beheersmatig probleem, want centraal 'homo geen' en goed beheren levert veel minder risico's en kosten op dan decentraal (en op allerlei uiteenlopende manieren) beheren. Onnodig: is er immers geen noodzaak om te wachten tot die twintig jaar zijn verstreken door de mogelijkheid van gelijktijdig gebruik door de archiefvormer en de archiefbewaarplaats. Overigens zal het verkorten van de overbrengingstermijn de archiefvormer toch niet altijd welgevallig zijn wanneer het gaat om bestanden die gebruikelijk bij de archiefvormer alleen tegen een legesvergoeding ingezien mogen worden door het publiek. De uitdaging om deze nieuwere bestandtypen naar de archiefbewaarplaatsen te willen laten overbrengen (en wel vervroegd), is dan ook meer dan actueel. De archiefbewaarplaats heeft er aan de andere kant wel behoefte aan om een 168 overbrengingssystematiek in 'blokken' te handhaven, dat wil zeggen dat archie ven en collecties zoveel mogelijk volledig worden overgedragen of in 'blokken' van bepaalde tijdsomvang, omdat overdracht anders niet meer te beheersen is; ook hier weer: een organisatorisch(e) probleem c.q. uitdaging. Gegevensbanken of databases Databases in de begintijd van de automatisering probeerden sommigen - tevergeefs - om gegevensbank in het spraakgebruik te introduceren) vormen historisch gezien het eerste bestandstype waarin geautomatiseerde gegevens gecreëerd, vastgelegd en onderhouden werden, na de oorspronkelijke introductie van de computer als 'rekentuig'. De mogelijkheden die de automatisering bood voor het aanleggen, onderhouden en gebruiken van grote databases hebben registraties en registers opgeleverd die voor een groot deel dezelfde soort, aard en inhoud hebben als registraties en registers in de papieren omgeving; in beide gevallen (zowel in papieren als in digitale vorm) zijn veel van deze bestanden permanent te bewaren archiefbescheiden. Een van de meest voor de hand liggende - permanent te bewaren - databases is de Gemeentelijke Basisadmini stratie (GBA) die vanaf 1995 in alle gemeenten van Nederland geautomatiseerd is. Daarnaast zijn de databases op het gebied van vastgoedregistraties opvallende belangrijke en permanent te bewaren archiefbescheiden. Het gebruik van databases beperkt zich echter niet tot deze onderwerpen. In het archief van het Amsterdamse Projectbureau Jaar 2000 (verder te noemen; Py2k), dat GAA als pilot heeft geïnventariseerd, werden databases gebruikt voor de inventarisatie van de geautomatiseerde systemen die bij de gemeente in gebruik waren op het moment van de millenniumwisseling en van de gegevens die in die systemen vastgelegd waren en de risico's die het eventueel niet meer beschikbaar zijn van deze gegevens (ten gevolge van de millenniumbug) met zich mee zou brengen, en tenslotte van alle apparatuur en programmatuur en de in dit verband relevante metadata daarover. Belangrijke informatie was uiteraard welke leverancier de apparatuur en programmatuur leverde en of een betrouwbare verklaring over de 'millennium-bestendigheid' door deze leverancier gegeven was. Een andere organisatie die al ervaring heeft opgedaan met selectie en vernieti ging van digitale archieven, waaronder veel databases, is Arbeidsvoorziening6. Deze overheidsorganisatie is per 1 januari 2002 geliquideerd en een deel van de voormalige bedrijfsonderdelen is zelfstandig verder gegaan. In november 2003 droeg Arbeidsvoorziening haar digitale archief over aan het Nationaal Archief7. Bij de bewerking van dit archief bleek - overigens precies als bij de bewerking door GAA van het archief van Py2k - duidelijk dat integriteit, volledigheid en toegankelijkheid van dit archief zwaar te lijden hebben van het feit, dat waarde ring en ordening niet aan de bron heeft plaatsgevonden. Daardoor ontbrak het vaak aan duidelijkheid of gegevens op papier of elektronisch bewaard zouden worden (degenen die met de papieren dossiers werkten, dachten dat de gegevens wel elektronisch bewaard zouden worden, en andersom) en, nog essentiëler, de hoeveelheid elektronische informatie is nu eenvoudig te groot om ordening en schoning achteraf een reële optie te laten zijn. 169 DE TOEPASSINGSPRAKTIJK CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD 6 Archievenblad, mrt 2003, p. 28. 7 Archievenblad, dec. 2003, p. 17.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 86