Samenvatting conclusies In het bovenstaande heb ik geprobeerd een beeld te geven van de verwerving- spraktijk bij het Nationaal Archief. En hoewel die praktijk natuurlijk 'iets eigens' heeft en in velerlei opzicht zal afwijken van die van andere instellingen, zijn er toch wel wat algemene conclusies te trekken. Bij verwerving speelt het waarderings- en selectievraagstuk met name bij particu liere archieven. De vraag öf je iets wil opnemen, is daar nog relevant. Voor over heidsarchieven ligt het selectiemoment elders, namelijk bij het vaststellen van het selectiedocument. Daarin wordt immers vastgelegd welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen, daarin staat welke documenten naar een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht. Om willekeur bij verwerving te voorkomen en zowel aan de eigen medewerkers als aan de buitenwereld (archiefvormers en archiefveld) helderheid te verschaf fen over het te voeren acquisitiebeleid, is een acquisitieprofiel voor een archief- beherende instelling noodzakelijk. Daarin dient te worden aangegeven welke categorieën van archieven voor opname in de collectie in aanmerking komen. Een acquisitieprofiel hoeft geen lijst van concreet te verwerven archieven te zijn, maar kan wel aangeven hoe je tot een dergelijk overzicht zou kunnen komen. Voor een goede onderbouwing van het verwervingsbeleid is het noodzakelijk dat een archiefbeherende instelling beschikt over een heldere doelstelling en missie. Deze zijn bepalend voor het acquisitiebeleid. In een acquisitieprofiel moet ook worden aangegeven welke bestanden om welke reden prioriteit krijgen binnen de werkzaamheden van een archiefinstelling. En tenslotte kan een archiefbeherende instelling in een acquisitieplan duidelijk heid verschaffen over de manier waarop zij bij het verwerven van archieven te werk wil gaan. Hoewel de betekenis van een acquisitieprofiel niet absoluut is en gezond verstand en bedrijfsmatige overwegingen bij het nemen van een verwervingsbeslissing een rol blijven spelen, is het wel een belangrijk hulpmiddel. En alleen dat al is meer dan voldoende reden om er tijd en aandacht aan te besteden. Bijlage 1 Het acquisitieprofiel 2002-2006 van het nationaal archief (samenvatting) DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 140 NICO VAN EGMOND SELECTIE EN VERWERVEN VOOR HET NATIONAAL ARCHIEF Doelstelling van het Nationaal Archief Het Nationaal Archief wil de nationale (cultuur)historie zichtbaar maken. Het richt zich op het behoud, het beheer en de beschikbaarstelling aan een breed publiek van archieven welke behoren tot de 'nationale collectie'. Nationale collectie Het Nationaal Archief beheert de archieven die afkomstig zijn van de nationale overheid of daaraan gerelateerd zijn. Collectievorming Uitgangspunten het Nationaal Archief beheert een dynamische collectie ('nieuwe vragen - nieuwe bronnen' het Nationaal Archief gaat uit van een actieve benadering van archiefvormers het Nationaal Archief houdt waar mogelijk rekening met de verlangens van de onderzoekers Het Nationaal Archief verwerft historische bronnen afkomstig van overheidsinstellingen volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995 archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, afkomstig van rijksoverheidsorganen, waarvan de functies zich over het gehele rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt van particulieren afkomstig van rechtspersonen, natuurlijke personen en families die van landelijke betekenis zijn of zijn geweest betrekking hebben op de navolgende onderwerpen: de politieke geschiedenis van de 19deen 20ste eeuw; het koloniale handelsverleden: Nederland en de wereld; de bevolking van Nederland; het landschap van Nederland. Activiteiten in het kader van verwerving archieven van overheidsinstellingen actief benaderen van de zorgdragers jaarlijks vragen om overzichten van over te dragen archieven aangeven welke archieven het Nationaal Archief met voorrang wil overnemen (op basis van periode of thema) opstellen van overzichten van hiaten in de collectie archieven van particulieren actief benaderen van zorgdragers opstellen van overzichten van te verwerven archieven en collecties per aandachtsgebied thema vaststellen van verwervingsthema's voor een periode van twee jaar verzorgen van voorlichtingscampagnes om de gekozen verwervingsthema's onder de aandacht van archiefvormers te brengen lezingen artikelen in allerlei periodieken informatie via de website 141

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 72