Nationaal Archief moet daarom gericht zijn op uitbreiding en vernieuwing van
zijn collectie. Het brede en gevarieerde publiek waarvan in missie en doelstelling
sprake is, kan slechts worden bediend als er ook een brede en gevarieerde collec
tie is.
beperkingen in de groei van de collectie
Het streven naar een brede en gevarieerde collectie betekent echter niet, dat het
Nationaal Archief ook al het beschikbare en hem aangeboden archiefmateriaal
zou kunnen en willen overnemen. Alleen al vanuit praktische overwegingen
is dat in een nog grotendeels 'papieren omgeving' (slechts een klein deel van de
aangeboden bestanden is digitaal gevormd) niet mogelijk. Ook voor het
Nationaal Archief geldt dat er onvoldoende mensen en middelen beschikbaar
zijn om overbrenging, ontsluiting en beschikbaarstelling van al het nog bij de
archiefvormers aanwezige archiefmateriaal mogelijk te maken. En daar komt dan
natuurlijk nog bij dat het Nationaal Archief binnen het archiefveld niet de enige
speler is.
waardering en selectie noodzakelijk
Voor elke archiefinstelling geldt dat om de collectie hanteerbaar en toegankelijk
te houden, waardering en selectie noodzakelijk zijn. Ook bij de verwerving, bij
het binnenhalen van archieven, zullen keuzes gemaakt moeten worden.
In een groot aantal gevallen zal beantwoording van de vraag of een archief in de
collectie van een archiefinstelling past geen al te grote problemen opleveren,
zelfs niet wanneer duidelijke richtlijnen met betrekking tot de collectievorming
ontbreken. Van sommige archiefvormers is de betekenis en de waarde van de
door hen gevormde archieven onomstreden. Over de noodzaak van behoud,
beheer en beschikbaarstelling van hun archieven zal iedereen het eens zijn.
In een aantal gevallen echter, ligt dat allemaal wat minder duidelijk. Niet altijd
wordt de betekenis van een archiefvormer door iedereen gelijk gewaardeerd.
En juist dan dreigen er problemen. Subjectieve factoren, die bij voorbeeld samen
kunnen hangen met de achtergrond van de archivaris, of met het beeld dat de
archivaris van de rol van zijn archiefinstelling heeft, kunnen in de verwervings-
beslissing dan een doorslaggevende rol gaan spelen. Willekeur ligt op de loer.
kaders voor waardering en selectie
Het zal duidelijk zijn dat een archiefinstelling die een consistent en samen
hangend selectie- en verwervingsbeleid wil voeren, willekeur moet zien te voor
komen. Ook voor de verwerving van archieven zullen er kaders moeten worden
gesteld. Met behulp van die kaders moet het mogelijk zijn dat verschillende
medewerkers in gelijke gevallen ook tot een gelijke verwervingsbeslissing komen.
Keuzes zullen zoveel mogelijk moeten worden geobjectiveerd: zowel naar buiten
(de archiefvormers en archiefeigenaren, de andere archiefbeherende instellin
gen) als naar binnen (de eigen medewerkers) moet duidelijkheid worden
geschapen.
Voor overheidsarchieven zijn de verwervingskaders grotendeels vastgelegd in de
Archiefwet 1995. Voor particuliere archieven is er veel meer speelruimte, daar
voor zal iedere archiefbeherende instelling afzonderlijk eigen criteria moeten
ontwikkelen.
overheidsarchieven
De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 12 dat de rijksoverheidsinstellingen de
archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die
ouder zijn dan twintig jaar, naar een rijksarchiefbewaarplaats moeten overbren
gen. Welke archiefbescheiden dat zijn, wordt vastgelegd in selectiedocumenten.
Daarin wordt per beleidsterrein en - daarbinnen - per zorgdrager aangegeven
welke handelingen (functies, processen) er worden uitgevoerd en of de admini
stratieve neerslag van die handelingen moet worden bewaard, dan wel op termijn
kan worden vernietigd.2
Bij de verwerving van overheidsarchieven is de vraag öf een bestand moet worden
overgenomen voor de archiefbeheerders na overbrenging in wezen niet meer zo
relevant. De Archiefwet 1995 schrijft die overname immers voor. Voor archief
instellingen is het nog slechts van belang of het over te brengen bestand voldoet
aan de eisen met betrekking tot de goede en geordende staat: heeft er selectie
plaatsgevonden, is het bestand toegankelijk, is de materiële staat in orde? Als al
deze vragen positief kunnen worden beantwoord, zijn er geen inhoudelijke of
materiële gronden meer aanwezig waarop overname kan worden geweigerd.
Voor het beheer van de overgebrachte archieven van de instellingen van de rijks
overheid is er (nu nog) een Rijksarchiefdienst (artikel 25 van de Archiefwet
1995). Deze beheert ook de voor blijvende bewaring in aanmerking komende
archieven die afkomstig zijn van de provinciale overheden.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat er in Den Haag een algemene rijksarchief
bewaarplaats is, het Nationaal Archief. Deze is bestemd voor de bewaring van de
archiefbescheiden van de rijksoverheidsorganen, waarvan de functies zich over
het gehele rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt (artikel 26). In het bijzonder
zijn dat de Hoge Colleges van Staat, het Kabinet van de Koningin en de
ministeries van algemeen bestuur. De archieven welke afkomstig zijn van
gedeconcentreerde departementale diensten en instellingen gaan daar niet
naartoe, zij worden bewaard bij het Rijksarchief (RA) of het Regionaal Historisch
Centrum (RHC) in de hoofdstad van de provincie waarin de betreffende dienst
of instelling gevestigd is. Het Nationaal Archief is daarom - als Rijksarchief in
Zuid-Holland - voorlopig ook nog archiefbewaarplaats voor de archieven van
gedeconcentreerde rijksdiensten in Zuid-Holland.
Waar het om de verwerving van overheidsarchieven gaat, is de Archiefwet 1995
voor het Nationaal Archief dus alles bepalend. Eigenlijk laat de wet ons maar
weinig ruimte. Bij overheidsarchieven is er eigenlijk sprake van een autonome
instroom. Archiefinstellingen van de overheid zijn op grond van de Archiefwet
1995 verplicht om de aangeboden en voor blijvende bewaring in aanmerking
komende bestanden in hun collectie op te nemen. Welke overheidsarchieven bij
de verwerving en verwerking prioriteit dienen te krijgen, kan echter nog wel
onderwerp van discussie zijn.
In die prioriteitstelling kunnen verschillende criteria worden gehanteerd. Het
meest eenvoudige is natuurlijk dat van de ouderdom: de oudste archieven
moeten als eerste worden overgebracht. Andere criteria die gehanteerd kunnen
worden zijn bij voorbeeld de waarde van een bestand voor de controle van het
democratisch handelen van de overheid (naarmate die groter is, moet een
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
132
NICO VAN EGMOND SELECTIE EN VERWERVEN VOOR HET NATIONAAL ARCHIEF
2 De vraag of in het selectieproces de juiste documenten als te bewaren worden aangemerkt, blijft hier
nadrukkelijk buiten beschouwing. En ook de vraag of er in een digitale omgeving wellicht anders met
selectie kan worden omgegaan, is hier niet aan de orde.
133
