De ontwerp-Archiefwet, waarin inderdaad de zorg en het toezicht op de archief bescheiden beter geregeld waren, werd in 1962 vastgesteld en trad in 1968 in werking. De vernietiging werd, aldus artikel 2 lid 2, bij algemene maatregel van bestuur geregeld. Een novum in de Archiefwet was de instelling van de Archief- raad, welke de minister onder andere diende te horen over vast te stellen vernieti- gingslijsten. Waarschijnlijk was de instelling van de Archiefraad geïnspireerd door voorbeelden uit het buitenland.37 De Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968 vormden de aanleiding voor het houden van een studiedag, georganiseerd door de Rijksarchiefdienst en de VAN, over vernietiging en acquisitie. In vervolg van de studiedag werd een commissie voor het opstellen van een Handleiding voor selectie en vernietiging van archief bescheiden opgericht. De eerst ingestelde commissie kwam nauwelijks tot werk zaamheid. De tweede ingestelde commissie werd breed van samenstelling en gaf aan H.J. van Meerendonk, hoofd van de rijksarchiefinspectie, de opdracht een Handleiding samen te stellen. Een eerste ontwerp werd verspreid onder de leden van de VAN, de Stichting Overheidsdocumentatie (SOD) en andere belangstel lenden. Na verwerking van de binnengekomen kritiek en bespreking in de commissie kon de handleiding in 1985 worden gedrukt. De Handleiding van Van Meerendonk In de Handleiding van Van Meerendonk wordt een aantal denkbeelden over de noodzaak van vernietiging van archief verder uitgewerkt. Die noodzaak was al eerder onderstreept door toenmalig algemeen rijksarchivaris A.E.M. Ribberink in zijn leuze 'Slechts wie vernietigt kan bewaren. Slechts wie vernietigt kan toegan kelijk houden'38 Zowel in de Handleiding als door Ribberink wordt de selectie en vernietiging van archieven direct gekoppeld aan de toegankelijkheid van archieven. De omvang van de niet geschoonde archieven was zo groot dat het onmogelijk leek om daarin nog onderzoek te plegen. Daarmee gaan zij een stap verder dan hun voor gangers, voor wie het belangrijkste was dat door vernietiging van het waardeloze materiaal de waardevolle stukken op te sporen zouden blijven. Daarnaast rang schikt de Handleiding onder motieven voor vernietiging doelmatigheidvereisten en kostenoverwegingen. Ten eerste moeten de bestaande middelen voor archief beheer vooral aangewend worden voor de archiefbescheiden die bewaard blijven. Ten tweede schept men door de vernietiging en verwijdering van vernietigbare stukken ruimte in de archiefbewaarplaatsen voor de acquisitie van particuliere archieven, aldus de Handleiding. Onder maatstaven - of criteria - ziet de Handleiding de taak en plaats van een orgaan binnen de overheidsorganisatie als grondslag voor de selectie. Het moet mogelijk blijven om de hoofdlijnen van het handelen van een overheidsorgaan te reconstrueren. In ieder geval dienen de stukken betreffende de doelstelling, de organisatie en het functioneren van het overheidsorgaan bewaard te blijven. Een andere maatstaf vormt de vraag of gegevens in het archief van een orgaan ook elders aanwezig waren, dus niet noodzakelijk in een archief. Vervolgens dienen de belangen van de gegevens in het archief voor het overheidsorgaan, de recht en bewijszoekende burgers en historisch onderzoek in aanmerking te worden genomen. Zoals de Handleiding beschrijft zijn de belangen van de organisatie en van de recht- en bewijszoekende burger vaak van tijdelijke aard. Ten aanzien van het belang voor historisch onderzoek constateert de Handleiding dat het onmoge lijk is een regel te geven voor het bewaren van bescheiden voor historisch onder zoek en volstaat met het aangeven van een aantal voorbeelden en de vermaning geen beslissing te nemen zonder overleg met alle belanghebbende partijen en andere 'terzake kundige gebruikers van het archief'.39 Toch geeft de Handleiding enige criteria voor vernietiging. Zo wordt gesteld: 'De te vernietigen bescheiden moeten vooral worden gezocht in de dossiers en series betreffende routinezaken die bij de uitvoering van wettelijke regelingen en het opstellen van financiële verantwoordingen zijn ontstaan.'40 Hieronder schaart de Handleiding series dossiers van belastingaanslagen of patiëntendossiers. De Handleiding bepleit wel de bewaring van een zekere steekproef, zodat 'gevallen van onderzoek' mogelijk blijft. Ook bij series die veel onverwerkte gegevens bevatten, zou voorzichtigheid op zijn plaats moeten zijn. Ook voor niet-vernietigen geeft de Handleiding maatstaven. Deze liggen in het verlengde van de grondslag voor selectie, namelijk de aard en taken van het orgaan. Bescheiden die het beleid van een overheidsorgaan 'ten principale' weer geven dienen van de routinestukken te worden onderscheiden en voor blijvende bewaring te worden aangewezen. Ook bescheiden met gegevens omtrent de identiteit van de mens, zijn gezinsverband en de gemeenschap waartoe hij behoort en die 'een doorsnee van het maatschappelijk gebeuren weergeven' dienen te worden beschermd. Tot de laatste categorie rekent de Handleiding de archieven van de Staten-Generaal, de ministerraad, het Kabinet der Koningin.41 Algemene richtlijnen voor het vernietigen van archiefbescheiden Voor de uitvoering van de Archiefwet en het Archiefbesluit werden algemene richtlijnen voor het vernietigen van archiefbescheiden vastgesteld. In deze richt lijnen werd vastgelegd dat de taak van het overheidsorgaan en de relatie van het overheidsorgaan met andere overheidsorganen in acht diende te worden genomen. Ook diende het blijvend belang van de stukken voor de administratie, de recht- en bewijszoekende burger en voor historisch onderzoek in acht te worden genomen. De laatste twee belangen: recht- en bewijszoekende burgers en historisch onderzoek, waren op voorstel van een commissie van de VAN onder voorzitterschap van dr. W.J. van Hoboken opgenomen.42 Daarnaast bevatte de algemene richtlijnen een belangrijke wijziging in de procedure voor de vaststelling van vernietigingslijsten. In een overleg tussen de archivaris en vertegenwoordigers van het overheidsorgaan (de zorgdrager), het zogenoemde driehoeksoverleg, diende de lijst in ontwerp te worden vastgesteld. Daarnaast werd de zorg voor de vernietiging aan de zorgdragers zelf opgedragen. DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 37 A.E.M. Ribberink, 'De kern van de zaak. voordracht studiedagen voor archiefambtenaren, 15 en 16 oktober 1970', Nederlands Archievenblad 74 (1970), p. 339. 38 Stellingen 4 en 5 van Ribberink in zijn voordracht voor de studiedagen oktober 1970. 118 NOOR SCHREUDER HISTORISCH OF ADMINISTRATIEF? DE SELECTIE VAN ARCHIEVEN GEWOGEN 39 Van Meerendonk, Handleiding, p. 55. 40 Ibidem, p. 66. 41 Ibidem, p. 74. 42 Prae-advies van de Commissie Hoboken, ingesteld door het bestuur van de VAN om te adviseren over de 'Schets van regelen ter uitvoering van artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit', Nederlands Archievenblad 74 (1970), p. 88. 119

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 61