lende personen zijn die in de betrokken historische periode voorkomen.
Persanalyses kunnen hier prima van nut zijn, temeer daar zij ook een kapstok
in de tijd vormen. Vervolgens kan worden nagegaan welke sporen hiervan in
het archiefmateriaal worden aangetroffen en of die de moeite van het bewa
ren waard zijn. Persanalyses ten behoeve van de selectie ontbreken thans. Als
persanalyses zijn gemaakt kunnen deze herhaaldelijk worden gebruikt voor de
beoordeling van allerlei verschillende archieven in de betrokken periode.
3. Het onderzoek naar goed descriptief materiaal begint met een heel vertrouwd
soort vraag, namelijk: is het materiaal hier uniek of wordt het elders al
bewaard - wellicht zelfs in een rijkere of in een gepubliceerde al dan niet
synthetische vorm: studies, gepubliceerde rapporten, boeken en artikelen, de
pers, wetenschappelijk onderzoek? Maar het wezenlijke punt is de zoektocht
naar archiefmateriaal met een hoge descriptieve en eventueel synthetische
informatiewaarde. Dat kan min of meer op zichzelf worden uitgevoerd. Het
voorschrift in de gemeentelijke lijst om uit te kijken naar samenvattende
documenten (jaarverslagen, overzichten en statistieken) bestaat reeds. Zo
kunnen synthetisch beelden worden verzameld van de samenleving. Bepaald
archiefmateriaal kent een zeer hoge informatiewaarde, bijvoorbeeld omdat er
een betrouwbare kwalitatieve en/of kwantitatieve beschrijving of synthese
wordt gegeven van personen, objecten en verschijnselen. Zeker als er sprake is
van een interpreterende of geheime synthese (zoals een samenvattend
rapport of jaarverslag) is het van belang zo mogelijk ook het onderliggend
materiaal te bewaren dat in het kader van het overheidshandelen tot deze
synthese heeft geleid. Er zijn in de administratie uiteraard tekenen en instruc
ties aanwezig van de mogelijkheid van dergelijk materiaal: men denke aan
studies uitgevoerd bij de voorbereiding van beleid, interne samenvattingen
van data uit grote databestanden, rapportageverplichtingen in de administra
tie. Is eenmaal duidelijk in welke overheidshandelingen dit type materiaal
veel voorkomt en waarom, dan is hiermee een goed instrument geschapen.
Deze specifieke zoektocht naar rijke informatie (schriftelijk en digitaal)
als extra basis voor de selectie ontbreekt thans, vooral omdat men in de
etatistische traditie de 'handelingen' van de overheid als uitgangspunt neemt.
4. Het laatste type ondersteunende onderzoek zou mijns inziens gericht moeten
worden op het rijkste materiaal op individueel niveau van personen en
objecten. Het gaat hierbij niet alleen om observaties die eenmalig zijn maar
ook om (combinaties van) archieven die inzicht geven in de levensloop van
personen en objecten en de belangrijke overgangen en interventies (van de
overheid of anderen) daarin. Ook dit is een belangrijk soort weerspiegeling
van de samenleving. Het gaat om materiaal dat latere generaties in staat stelt
om onafhankelijk van de oorspronkelijke bedoelingen van de huidige archief
vormers over te gaan tot de bestudering van individuele gevallen waardoor
mettertijd een nieuw kritisch beeld of inzicht kan worden gevormd.
Het betreft in de eerste plaats materiaal dat geheim is gebleven om redenen
van veiligheid of privacy. Maar er is een tweede soort materiaal dat minstens
zo belangrijk is: systematische informatie met een rijke structuur. Men kan
denken aan databanken die een grote hoeveelheid variabelen combineren
met een grote hoeveelheid casussen. Zij zijn veelbelovend voor kritisch
onderzoek door toekomstige generaties van de huidige samenleving. Het
klassieke voorbeeld is het bevolkingsregister, maar er zijn talrijke registers en
dossierverzamelingen denkbaar. Het ondersteunend onderzoek zou dit mate
riaal kunnen lokaliseren en tevens een uitspraak kunnen doen over de vraag
of een steekproef volstaat. Het onderzoek naar informatie over individuen als
extra basis voor de selectie is in de periode tot 2002 niet erkend en weinig
ontwikkeld.
Collectiebeleidsplannen
De archivistische theorie is van nature 'maatschappijbreed' en niet zonder meer
toepasbaar op de acquisitie en selectie van een individuele archiefbewaarplaats.
Naarmate het acquireren van particulier archief als een steeds meer noodzakelij
ke activiteit van het archiefwezen werd beschouwd - en dit ook de steun kreeg
van de Raad voor Cultuur en de minister - rezen er nieuwe vragen. Die waren niet
alleen van financiële aard. Welke verhouding zou er in inhoudelijke zin moeten
zijn tussen de verschillende overheidsarchieven en particuliere archieven binnen
een bepaalde collectie van een archiefbewaarplaats? Of binnen Nederland als
geheel? Wat betekent dit voor de acquisitie?
Ook over dit probleem is sedert 1990 veel nagedacht. In het openbare
archiefwezen probeerde een werkgroep gevormd door Boomgaard, Bos-Rops en
Ruitenberg in 1991 principes te ontwikkelen voor het opstellen van een
acquisitieplan. Daarin speelden de representativiteit en weerspiegeling van de
samenleving een belangrijke rol. Het Nederlandsch Economisch Historisch
Archief trachtte criteria te vinden volgens welke bedrijfsarchieven zouden
moeten worden verzameld.25 Er werd een inhoudelijk verband gezocht met de
economische ontwikkeling (en de verschuiving van de economische sectoren
daarin), de evolutie van de beroepsstructuur, van de technische innovatie, de
groei van de bedrijfsomvang, veranderingen in arbeid en arbeidsorganisatie.
Deze criteria weerspiegelen de ambitie een zekere representativiteit te realiseren.
In februari 2000 publiceerde het Algemeen Rijksarchief een Modelopzet voor het
maken van een collectiebeleidsplan. Dit gebeurde tegen de achtergrond van de in
die jaren sterk opkomende gedachte dat archivarissen geen beheerders en
verzamelaars zijn maar culturele ondernemers die de beschikbare middelen aan
wenden om aan het publiek de meest aantrekkelijke archieven beschikbaar te
stellen. Het collectiebeleidsplan zou een maatschappelijke verantwoording van
het belang van archieven kunnen versterken. De eind jaren negentig opkomende
problematiek van de massaconservering van met verval bedreigde bestanden
dwong het stellen van prioriteiten, waarbij een collectiebeleidsplan eveneens
onmisbaar was. Tenslotte bleken de meeste culturele instellingen buiten het
archiefwezen over collectiebeleidsplannen te beschikken, wat een voordeel bleek
te zijn bij het verwerven van subsidies.26
Voor de selectie inzake conservering - zo stelde de Modelopzet - worden de
volgende criteria gehanteerd: raadpleegfrequentie, gewenste stimulering van het
gebruik, slechte materiële staat, informatieve waarde en unieke historisch/
symbolische of materiaal-historische waarde. Voor ieder criterium wordt een
aparte lijst gemaakt die ten opzichte van elkaar evenwaardig zijn. Aan elk van de
lijsten wordt een kwart van het budget besteed.
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
100
PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR
25 J.L.J.M. van Gerwen, 'Een model van macro-selectie voor bedrijfsarchieven', NEHA-jaarboek voor economi
sche, bedrijfs- en techniekgeschiedenis 59 (1996) 95-111; P.M.M. Klep, 'Criteria voor selectie en acquisitie van
bedrijfsarchieven', NEHA-jaarboek voor economische, bedrijfs- en techniekgeschiedenis, 59 (1996) 112-124.
26 I. Heidebrink, Modelopzet voor het maken van een collectiebeleidsplan (Den Haag 2000).
101
