Zulke selectieregels zijn ook voor het gemeentelijk niveau in een lijst vastgelegd:
de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke
organen 2002. In deze selectielijst staat precies beschreven wat bewaard en wat
vernietigd wordt. Veel wordt vrij snel vernietigd, na een jaar of na vijf jaar,
dus nog op het moment waarop die archieven bij de administratie zijn en nog
helemaal niet bij de archivaris zijn aangekomen.
Voor het Rijk en speciaal de ministeries waar vele archieven worden gevormd zijn
speciale, zorgvuldig opgebouwde en gepubliceerde selectielijsten beschikbaar, de
zogenaamde BSD's. Begin jaren negentig is door het toenmalige Algemeen
Rijksarchief in nauwe samenwerking met de departementen een totaal nieuwe
selectiemethode ontwikkeld. Dat was ook hard nodig want er moesten honder
den kilometers materiaal versneld van de ministeries af. Niet langer werden
individuele dossiers beoordeeld maar er werd gekeken naar overheidshandelingen
met de daarvan afhangende archieven. Hiermee werd de selectie op een ander,
namelijk institutioneel niveau gebracht.
Deze oriëntatie op overheidshandelingen in plaats van reeksen dossiers was
begin jaren negentig een nieuwe aanpak, die ook internationaal aansloot op
archivistische ontwikkelingen. Een stevige grondslag voor deze zogenaamde
macroselectie was wel nodig omdat de overheidsorganen steeds weer veranderen
de taakstellingen en terreinen kenden en vele organen ook nogal eens hervormd
werden. Daarom werd uitgegaan van beleidsterreinen waarop de overheid
werkzaam is.
Om een nauwkeurig beeld hiervan te krijgen werden en worden omvangrijke
institutionele onderzoekingen naar de evolutie van overheidsfuncties en -taken
ingesteld, die leiden tot de Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO's). Er zijn
middels meer dan 120 van dergelijke rapporten verschenen, die telkens een
bepaald beleidsterrein beslaan. De verdere procedure is dan dat in overleg met
het ministerie het bepalende selectiedocument wordt vervaardigd, de zogenaam
de BSD. Daarin worden de taken op het beleidsterrein kort omschreven en wordt
aangegeven welke handelingen (en dus het bijbehorend materiaal) bewaard
blijven. Welke concrete dozen met archivalia en databestanden daarbij horen
wordt in de BSD niet gespecificeerd. Dit is soms wel een probleem in de praktijk.
De RIO's en BSD's dragen in hoge mate een normatief karakter. Het is als het
ware een macroschema dat jarenlang mee kan gaan omdat het eerder handelin
gen beschrijft dan archiefcollecties. De selectielijsten worden ter inzage gelegd en
historici wordt om advies gevraagd om eventueel als vernietigbaar aangewezen
handelingen vooralsnog te bewaren.13 Na advies door de Raad voor Cultuur
worden deze BSD's in de Staatscourant gepubliceerd. Ze gelden voor een bepaalde
periode en bepalen voor de administratie de manier van doen inzake selectie en
vernietiging. Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor de gemeentelijke lijst.
Selectiedoelstellingen en criteria
Welke selectiedoelstellingen werden en worden in deze documenten gespecifi
ceerd en hoe werken ze uit in concrete criteria? De minister zegt hierover in
1992: 'gewaarborgd moet zijn dat reconstructie van het overheidsbeleid mogelijk
is én dat voldoende materiaal voor later historisch onderzoek behouden blijft'.14
Dat dateerde nog uit een expliciet etatistische fase van de selectie.
Op het niveau van de selectie van ministeriële archieven speelde het bekende
PIVOT-project (1992-2001; intussen verlengd) een zeer grote rol. Hoe ziet in het
geval van PIVOT de omgang met het wettelijk voorgeschreven 'historisch belang'
er dan uit? Ik verraad geen geheim als ik zeg dat de concrete waardering van
archieven vanuit het historisch of cultureel belang altijd nogal omstreden is
geweest - soms tot op het passionele. In de publieke discussie van de jaren negen
tig bleek uit de tekst van de BSD's dat PIVOT de selectiedoelstelling vertaalde (en
nog altijd vertaalt) in een praktijk waarin primair de archieven rond de beleids
vorming worden bewaard. De selectiedoelstelling luidde in het begin van de jaren
negentig: met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te
maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid.
De selectiecriteria bepaalden zich tot de mate en de aard waarin handelingen
met beleid te maken hadden. Zoals men in het hiernavolgende schema (dat
dateert uit maart 2004) kan zien is dit principe nooit verlaten. De uitvoerings
kant van het beleid - dus met name de contacten tussen ambtenaar en individu
ele burger - wordt in deze regelgeving voor het overgrote deel vernietigbaar
geacht. De mogelijkheid van een uitzonderingscriterium bestaat echter.
Aanvankelijk meende men binnen PIVOT eigenlijk dat daarmee de klus af was en
dat daarmee voldoende tegemoet gekomen werd aan het historisch belang.
Na veel discussie werd in 1997 de selectiedoelstelling uitgebreid: Met het te
bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofd
lijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar
ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelin
gen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Het lijstje toe te
passen criteria onderging weinig verandering maar werd gebreid met:
Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn
gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzon
dere tijdsomstandigheden en incidenten. Erg ver gaat dit criterium niet. De typisch
staatsrechtelijke inslag blijkt uit de toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministe
riele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoe
stand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Voor zover deze toelichting
door de ministeries en gemeenten wordt gevolgd kan dit criterium - althans voor
de periode na 1945 - gewoon worden overgeslagen.
Voor het realiseren van het administratief belang van de desbetreffende over
heidsorganen (en de verantwoording naar het parlement) bleek de selectiedoel
stelling goed te werken; voor het cultureel belang kon met deze doelstelling niet
voldoende worden bereikt. Vandaar dat de Archiefwet van 1995 voorzag in de
mogelijkheid een uitzonderingscriterium toe te passen. Hierdoor kon in beginsel
neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende perso
nen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van ver
nietiging worden uitgezonderd.
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
13 Dit laatste punt is al geruime tijd praktijk, maar wordt niet expressis verbis op de website van het Nationaal
Archief vermeld.
90
PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR
14 Investeren in cultuur. Nota Cultuurbeleid 1993-1996, 104.
91