methode die selectie zou stroomlijnen.88 De selectie op stuksniveau of per cate gorie gelijksoortige documenten werd als achterhaald beschouwd.89 De verkorting van de overbrengingstermijn stelde het toenmalige Rijksarchief (het tegenwoordige Nationaal Archief) een lawine aan archiefbescheiden uit het tijdvak 1940-1990 in het vooruitzicht, archief dat veelal nog op bewerking lag te wachten bij de eigenaar. Gevoegd bij de periodieke bevindingen van de Rijksarchiefinspectie over achterstanden in selectie en vernietiging en een verontrustend rapport van de Algemene Rekenkamer90, was er dus alle reden om de selectiewerkwijze drastisch te rationaliseren. Voor deze ingrijpende operatie is in 1991 de projectorganisatie Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn (PIVOT) opgericht die gedurende tien jaar de regie zou gaan voeren over de ontplooiing van het nieuwe selectiebeleid. Samenwerking met de betrokken overheidsorganisaties - in termen van de wet: de zorgdragers verantwoordelijk voor de archiefbescheiden op een beleidsterrein - maakte deel uit van het programma.91 De nieuwe selectiemethode - gebaseerd op de Methode Institutioneel Onderzoek of MIO - betekende een radicale omslag. Selectie op stuksniveau (micro-niveau) - aan de hand van uitputtende vernietigingslijsten van archiefbescheiden per archiefvormer - maakte plaats voor selectie op het niveau van de taken die een archiefvormer gerechtigd is uit te voeren: macro-selectie. In de kern is de methode simpel: het behelst een grondige analyse van een beleidsterrein en de organisaties die daarbinnen tot handelen bevoegd zijn en een theoretische verkenning van de archiefbescheiden die uit het handelen (kunnen) voortkomen.92 De resultaten van een onderzoek naar een beleidsterrein worden vastgelegd in een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO).93 Vervolgens wordt op grond van vooraf opgestelde selectiecriteria beoordeeld welke taken en werkzaamheden archieven (administratieve neerslag) produceren die voor langdurige of permanente bewaring in aanmerking komen. In de beoor deling staat dus de context van ontstaan voorop. De resultaten van de waarde ring worden vastgelegd in een Basis Selectie Document (BSD), een selectielijst die de grondslag biedt voor de vernietiging en de overbrenging van archief bescheiden.94 Het doel van het selectiebeleid is bronnen te bewaren die het mogelijk maken om het handelen van de rijksoverheid en het effect van het over heidshandelen op de samenleving op hoofdlijnen te reconstrueren. De selectie- criteria kenden geen apart criterium dat rechtstreeks herleidbaar is op het in de wet genoemde historisch belang.95 Laatstgenoemd belang werd voldoende gedekt geacht door volgens de algemene criteria te selecteren. Kritiek op de selectiedoelstelling, de (macro-)methode en de selectiecriteria hebben vanaf ongeveer 1993 tot felle discussies geleid in de toenmalige Rijkscommissie voor de Archieven en onder archivarissen, historici, juristen en journalisten.96 Gepleit werd onder meer voor een zelfstandig criterium ten aanzien van het historisch belang. De algemene criteria voor te bewaren handelingen zijn, mede door deze kritieken, in de loop der jaren geherformuleerd. Aanvankelijk werd gewerkt aan de hand van negen criteria; sinds 1997 zijn zes criteria in gebruik.97 Naast deze algemene criteria kunnen specifieke criteria worden geformuleerd voor een beleidsterrein en is, in bepaalde gevallen, uitzondering van vernietigen mogelijk. Het Archiefbesluit 1995 staat namelijk toe dat de neerslag van handelingen gewaar deerd met een V (vernietigen) van vernietiging worden uitgezonderd wanneer een bijzonder cultureel of maatschappelijk belang is aan te wijzen.98 In de vast stellingsprocedure is, in de fase voorafgaande aan toezending van een ontwerp- selectielijst aan de Raad voor Cultuur, ruimte gekomen voor een soort van allerlaatste toets op vernietigbaar archief door deskundige outsiders (historici). De laatste jaren onderzoekt het Nationaal Archief op welke wijze complemen taire analyses de beoordeling van de historisch-culturele waarde van archief bescheiden kunnen verstevigen. In ontwikkeling zijn een instrument om de informatiewaarde van bestanden te achterhalen - onder de naam Archief Analyse - en een methode om de kennis over een beleidsterrein te verdiepen en te verbreden. Dit laatste - onder de naam Historisch Maatschappelijke Analyse - beoogt belangrijke aspecten van de samenleving (gebeurtenissen, ontwikkelin gen, bewegingen, personen, te relateren aan de neerslag van handelingen. Wat de toegevoegde waarde is van een archiefanalyse en een historisch maatschappelijke analyse, is nog onduidelijk. Evenmin is duidelijk of de beoogde historische analyse zich laat vergelijken met de ideeën over 'een beeld van de samenleving' van Booms of met die van Cook. Veel zal bovendien afhangen van de tijd en de middelen die het Nationaal Archief (en partners) zijn gegeven om het selectiebeleid in deze richting om te buigen. WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 88 Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archief- selectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid ('s-Gravenhage, 1992); Handelend optreden. Overheidshandelen, modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen ('s-Gravenhage, 1992). 89 De omslag in de benadering is in 1990 door Hans Janssen blootgelegd in 'Archiefselektie op institutioneel niveau. Meso- en makroselektie bij de organen van de rijksoverheid en de consequenties daarvan voor de rijksarchiefinspektie', Nederlands Archievenblad 94, pp. 227-240. 90 Archiefbeheer en -behoud bij het Rijk (1988), Tweede Kamer, vergaderjaar 1987-1988, 20665, nrs.1-2. Tweede Kamer, vergaderjaar 2001-2002, 28 000 VIII, nr. 116. Door de jaren heen blijft archiefbeheer bij het Rijk een punt van grote zorg. Zie Vaststelling van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (VIII) voor het jaar 2002, Tweede Kamer, vergaderjaar 2001-2002, 28 000 VIII, nr. 116, p. 1: 'De rapporten over de jaren 1999 en 2000 van de Rijksarchiefinspectie hebben eens te meer bevestigd dat er nog steeds een dringende behoefte bestaat om zowel archiefbeheer en DIV meer in het middelpunt van de belangstelling te krijgen.' 91 R. Braber, H. Poppelaars en W. de Haart De handelingen gewaardeerd. Evaluatie van het Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn (PIVOT), (Den Haag, 2000). Tweede Kamer, vergaderjaar 2001-2002, 28 000 VIII, nr. 116. Vaststelling van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (VIII) voor het jaar 2002. 52 AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN 92 Een kennismaking met de methode biedt Noor Schreuder 'De Methode Institutioneel Onderzoek in de praktijk', Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. Jaarboek 2000, ('s-Gravenhage, 2000), pp. 195-210. 93 Productbeschrijving RIO Nationaal Archief (vastgestelde versie maart 2004) te raadplegen op www.nationaalarchief.nl 94 Productbeschrijving BSD Nationaal Archief (vastgestelde versie maart 2004) te raadplegen op www.nationaalarchief.nl 95 Archiefbesluit 1995 art. 2-ld. 96 P.M.M. Klep en G. van der Plaat (ed.), Selectie en vernietiging van archiefmateriaal. Een discussie tussen archivarissen en historici, ('s-Gravenhage, 1994). Nederlands Archievenblad 98 (1994), nr 1 themanummer 'Archiefselectie en -vernietiging'. Zie verder de korte bibliografie elders in dit jaarboek. De discussie is lang niet afgesloten. De Raad voor Cultuur bijvoorbeeld huldigt het standpunt de algemene selectiecriteria formeel vast te stellen. 'De al jaren voortslepende onduidelijkheid over de status van selectiecriteria blijkt twijfels op te roepen over de rechtsgeldigheid van het selectieinstrumentarium en dus over de zorgvuldig heid van de archiefselectie.', schrijft de Raad aan de staatssecretaris OCW in een brief d.d.14 september 2004. Zie http:/www.cultuur.nl/files/pdf/adviezen7arc-2004.00942-3.pdf 53

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 28