stukken zoals brieven, formulieren, verklaringen, grafieken e.d. Wanneer er naar
behoren is gearchiveerd zijn de stukken verdeeld in categorieën en deze zijn door
tabkaarten aangegeven. Op de voorzijde van de map staat doorgaans de naam
van de gearchiveerde en vaak zijn zij op achternaam in alfabetisch-lexicografi-
sche volgorde geordend. Een voordeel van registers is dat je terstond ziet
wanneer er gegevens verwijderd zijn, bij systeemkaarten en dossiers kan dat niet.
Deze verschillende vormen van archivering bestonden overigens vaak naast
elkaar en deze grove schets moet dan ook niet gezien worden als een 'Stufentheo
rie'. Zo werkte de internist van het Groot Ziekengasthuis in 's-Hertogenbosch
vanaf 1924 met dossiermappen, terwijl zijn collega de chirurg pas in 1951
aanving met het aanleggen van patiëntendossiers. De internist bewaarde de
dossiers in kasten, de chirurg liet ze na afloop van een jaar inbinden, wat het
voordeel had dat er de dossiers niet zoekraakten. De ene specialist schreef veel op
en begon daar als eerste mee, de andere ruimde daar geen tijd voor in en ver
trouwde op zijn geheugen. Het is dienstig hier te vermelden dat in deze periode
elk der genoemde specialismen in het grootste ziekenhuis van Noord-Brabants
hoofdstad door één man werd gerund.
Informatiewaarde
Met name vanaf de late negentiende eeuw gebruikte men voorgedrukte formu
lieren die er in blanco staat indrukwekkend uitzien, maar dat wilde nog niet
zeggen dat ook alle vragen werden beantwoord.18 Wanneer het een routinegeval
betrof of gewoon wanneer de rapporteur geen tijd of zin had, bleven veel vragen
onbeantwoord. Zelfs ambtenaren die gehouden waren de voorschriften na te
leven sloegen wel eens wat over. Is de informatie in deze dossiers al vaak onvolle
dig, belangrijker nog is dat zij per definitie gekleurd is. Bekende bronnen met veel
persoonsgegevens zoals de burgerlijke stand en het bevolkingsregister bestaan
vooral uit feitelijke gegevens, waarbij de enige ruis wordt veroorzaakt door
menselijk falen zoals de verschrijving van een naam of doordat mensen geen
aangifte deden van een verhuizing.
Deze registers werden bijgehouden door ambtenaren en hun werk was tot in de
kleinste details gereguleerd. In principe was er voor elke vraag een voorschrift.
Heel anders lag dat bij patiëntendossiers. Hier bestonden geen of weinig regels,
terwijl de relatie tussen arts en patiënt een zeer persoonlijk karakter droeg en
vaak lang duurde.
Een in 1992 gepubliceerd artikel, dat is gebaseerd op de Engelse situatie, vat de
informatiewaarde van deze documenten samen. Zij lichten de onderzoeker in
over patiënten en hun ziekten, over epidemieën, over de klinische praktijk, de
perceptie van al deze verschijnselen en zelfs over het discours, de debatten die
behandelaars onderling voerden en die leidden tot meer kennis en andere
inzichten. Zij maken het mogelijk de patiëntenpopulatie en de bedrijfscultuur
van een ziekenhuis te reconstrueren, iets wat jaarverslagen niet doen of waarover
- erger - deze verslagen ons het verhaal vertellen dat de leiding graag naar buiten
bracht. Bruikbaar zijn ze ook voor hen die vragen hebben over etniciteit, klasse,
ras en geografie in de gezondheidszorg. Aldus bezien zijn dit onschatbare
documenten, maar het artikel uit 1992 bevat ook een waarschuwing: 'The oppor
tunities patient records offer to historians of medicine are substantial, but the paper
cautions against the assumption that these sources provide somehow privileges access
to clinical reality.''19. De schrijver, een arts of een maatschappelijk werker, ver
mengde zijn waarnemingen met een oordeel dat weer wortelde in zijn opleiding
en zijn van huis uit meegekregen waarden. Etiketten werden al snel uitgedeeld
zoals 'onmaatschappelijk' of 'gek' of wat netter 'zenuwlijder'. Al lezende komt de
onderzoeker zeker zo veel te weten over de schrijver van het dossier als over het
object van zijn zorg. Men bedenke hierbij ook dat pas sinds 1992 de patiënt het
recht op inzage in deze dossiers heeft en dat artsen deze dossiers als hun persoon
lijk eigendom beschouwden.
Wat altijd geldt bij selectie, is daarom zeker van toepassing op persoonsdossiers:
eerst kijken, dan oordelen en pas daarna beslissen of het de moeite loont ze te
bewaren. Vanaf het begin van de twintigste eeuw kwamen er steeds meer top
ambtenaren - secretarissen-generaal, directeuren-generaal en commissarissen -
die achter de schermen, zonder dat het publiek of de media daar veel van zagen,
invloed uitoefenden op het beleid.20 Het lijkt dus niet onlogisch om de perso
neelsdossiers van deze ambtenaren apart te leggen en te bewaren. Onderzoek
door medewerkers van het Nationaal Archief leverde echter op dat deze dossiers
nauwelijks nieuwe informatie bevatten en niet aangaven of en zo ja hoe deze
lieden het beleid zouden hebben beïnvloed. Eigen onderzoek naar ambtenaren
van twee uitvoeringsinstellingen van de sociale verzekering, namelijk de
Rijksverzekeringsbank en de Raden van Arbeid, gaf weer een ander resultaat.
Sommige dossiers zoals die van de secretarissen-generaal en de topambtenaren
van de bank bevatten alleen formele stukken zoals akten van benoeming,
bevordering en ontslag, anderen daarentegen zoals die van de voorzitters van de
Raden van Arbeid bleken bij oculaire inspectie wel de moeite waard. Voor de
geschiedenis van het ministerie van Koloniën in de periode 1912-1940 heeft
Bob de Graaff veel gebruik gemaakt van de zich in het Nationaal Archief
bevindende personeelsdossiers.21 Generaliseren voor deze categorie van dossiers
is dus riskant, terwijl het belang van dit soort stukken af lijkt te hangen van de
periode waarin zij gevormd zijn. Over sommige personen is maar heel weinig
vastgelegd, terwijl nochtans vaststaat dat zij belangrijk geweest zijn, zodat in dat
geval elke snipper informatie telt.
Beheer van persoonsdossiers
In oktober 2002 wees Ketelaar erop dat persoonsdossiers bij de overheid vaak
gerekend worden tot de categorie van schaduwarchieven die niet zouden behoren
tot de 'echte' archieven, en dat bepalingen van de Archiefwet hierop niet van
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
18 Een voorbeeld zijn de formulieren die de armbezoekers vanaf 1893 moesten gebruiken in Leeuwarden bij
hun huisbezoeken. Zie: Paul Th. Kok, Burgers in de bijstand. Werklozen en de ontwikkeling van de sociale
zekerheid in Leeuwarden van 1880 tot 1930 (Franeker 2000) met op p. 384-391 twee voorbeelden van het
formulier.
19 Guenter B. Risse en John Harley Warner, 'Reconstructing clinical realities: patient record in medical
history', Social History of Medicine, 5 (1992), pp. 183-205; het citaat op p. 183.
228
TON KAPPELHOF PERSOONSDOSSIERS -
MEER DAN DE MOEITE WAARD
20 P.G. van IJsselmuiden, Binnenlandse Zaken en het ontstaan van de moderne bureaucratie in Nederland
1813-1940 (Kampen 1988), pp. 176-177.
21 Mondelinge mededeling van drs. Bodien Abels, hoofd team Selectie van het Nationaal Archief.
Nationaal Archief, Archief Afdeling Arbeidersverzekering (toegang nr. 2. 15.08), inv. nrs. 625 en 635
(topambtenaren bank) en 705-707 (voorzitters Raden van Arbeid). Zie voor een andere toegang op deze
stukken de onderzoeksgids Sociale Zekerheid 1890-1967 op de website van het Instituut voor Nederlandse
Geschiedenis (www.inghist.nl). Bob de Graaff, 'Kalm temidden van woedende golven'. Het ministerie van
Koloniën en zijn taakopvatting 1912-1940 (Den Haag 1977).
229
