Het toevoegen van deze metadata aan de (in onderlinge samenhang gebrachte)
archiefstukken tijdens het proces van opname of opslag van in het archivering-
systeem van de archiefvormer, noemen we 'selectie aan de bron'. De reden om
selectie aan de bron toe te passen is zowel van praktische als van bedrijfs
economische aard. Door tijdige toevoeging van de betreffende metadata uit het
archiveringsysteem van de archiefvormer, kunnen archiefstukken worden verwij
derd zodra dat is toegestaan. Hierdoor kan niet alleen geld worden bespaard in de
zin van kosten van opslag, beheer en behoud, het levert ook ruimte op. Selectie
aan de bron kan ook veel tijdwinst opleveren. Immers, alle archiefstukken
komen tijdens het proces van opname binnen het archiveringsysteem al door de
handen van de medewerker, de toegekende waardering kan direct worden ver
werkt.
Dit wordt gestroomlijnd indien gebruik wordt gemaakt van een Records
Management Applicatie die over functionaliteiten beschikt om aan de hand van
datumvelden een daarvoor geautoriseerde persoon te attenderen op het moment
van verwijdering, vernietiging of overbrenging. Het feit dat de regelingen
duurzaamheid archiefbescheiden en geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
formeel alleen gelden voor stukken die volgens de selectielijst voor bewaring in
aanmerking komen, betekent dat vóór implementatie van deze regelingen,
selectie aan de bron wordt vormgegeven.
Onder omstandigheden dienen bepaalde archiefstukken die deel uitmaken van
het archiveringssysteem, weer uit dit systeem te worden verwijderd als zij hun
doel als archiefstuk hebben uitgediend. Dit geldt bijvoorbeeld voor in beslag
genomen voorwerpen (ongeacht de vorm) die niet meer van belang zijn voor de
stafvordering, zij moeten worden teruggegeven aan de eigenaar(s) of worden
vernietigd.29
Als tweede voorbeeld kan dienen de verplichting tot het verwijderen van bijvoor
beeld persoonsgegevens uit (gegevens)bestanden (in de betekenis van de Regeling
geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden), als deze gegevens niet meer
nodig zijn binnen de context waarvoor zij zijn opgemaakt of ontvangen.30 Dat
persoonsgegevens als archief moeten worden aangemerkt, daarover is iedereen
het wel eens, dat het verwijderen van persoonsgegevens archiefvernietiging of
overbrenging kan inhouden en dus ook aandachtspunt is voor waardering, wordt
vaak vergeten.
Voordat daadwerkelijk wordt verwijderd, overgebracht of vernietigd, moeten
keuzes worden gemaakt over het moment waarop de daadwerkelijke verwijdering
plaatsvindt. Hiertoe horen de uitzondering van vernietiging (een heroverweging
van de toegekende waarde), en de opschorting van overbrenging. Criteria voor
dat laatste zijn in de archiefwet 1995 opgenomen.
En dan komt uiteindelijk het moment dat de daarvoor in aanmerking komende
archiefstukken worden overgebracht naar de archiefdienst. Zoals eerder
aangegeven, het kan hierbij gaan om de stukken die op grond van de selectielijst
of als gevolg van de uitzondering van vernietiging voor bewaren in aanmerking
komen of voor opname zijn aangewezen op grond van het acquisitiebeleid.
Acquisitiebeleid, dat in de regel alleen wordt opgesteld door archiefdiensten31,
heeft betrekking op de acquisitie van (particuliere) collecties die niet onder de
werking van de Archiefwet 1995 vallen en dien ten gevolge niet noodzakelijker
wijs naar een archiefdienst worden overgebracht. De acquisitie van particuliere
archieven is niet voorgeschreven in de archiefwetgeving, maar archiefdiensten
mogen dit wel doen. In verschillende verordeningen die gelden voor archiefdien
sten heeft het acquisitiebeleid een plaats gekregen.
Fase 5. Het archiveringsyteem van de archiefdienst
Van archiefstukken die op grond van de selectielijst en acquisitiebeleid worden
overgebracht naar de archiefdienst, wordt na ontvangst van de stukken de keuze
gemaakt deze al dan niet (direct) op te slaan in het archiveringsysteem. De
stukken worden dan dus niet meteen verwerkt. Let wel, de keuze al dan niet
opnemen, is hier niet opportuun omdat de het opnemen het logisch gevolg is
van de beslissing om over te brengen.
Stukken die op grond van bepaalde criteria, bijvoorbeeld prioriteitstelling, niet
direct voor opslag in aanmerking komen, worden onder normale omstandig
heden op een later tijdstip opgeslagen. In de praktijk vindt op het moment van
opslaan vaak nog een selectieslag plaats, een tweede scheiding van te bewaren en
te vernietigen stukken, respectievelijk een herwaardering van overgebrachte of
geacquireerde stukken. In het eerste geval gebeurt dit zonder formeel-juridische
grondslag, tenzij hiervoor afspraken zijn gemaakt met de archiefvormer en/of de
ministerieel verantwoordelijke. Ook kan het zijn dat op deze stukken de regels
voor vernietiging in geval van calamiteiten, de eerder genoemde noodvernieti-
ging, van toepassing zijn. In al deze gevallen is echter het bepalen van de waarde
(waardering) en het administratief verwerken daarvan (selectie) eerder
geschiedt.
Herwaardering van overgebrachte of geacquireerde stukken kan zijn gebaseerd op
afspraken daarover met de archiefvormer, of het gevolg zijn van het ontbreken
van afspraken. In het laatste geval wordt naar eigen inzicht van de archivaris of
op grond van beleid van de archiefdienst gehandeld.
In het kader van de overbrenging (zowel in ruimte als in tijd) is bepaald welke in
het archiveringsysteem opgeslagen stukken, hetzij individueel hetzij in onder
linge samenhang, openbaar, beperkt openbaar of niet openbaar zijn, of als
zodanig moeten worden beschouwd. Deze keuze is hier bepaald door wet- en
regelgeving en/of door een afspraak of overeenkomst met de archiefvormer(s) of
politiek verantwoordelijken. Ook dit traject is dynamisch. Documenten die niet
openbaar zijn dienen na verloop van tijd, al dan niet via de tussenstap van
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
29 Ketelaar, Voorwerp van Archiefwetenschap, p. 8.
30 Onder andere op grond van de volgende wetten (AmvB's en lagere regelgeving niet meegenomen):
artikelen D 3a en D 8 Kieswet; artikel 25 Paspoortwet; artikelen 38b en 48b Politiewet 1993; artikel 5
Rijkswet administratieve bijstand douane; artikelen 36 en 38 Wet bescherming persoonsgegevens;
artikelen, 81, 82, 114a en 129 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; artikel 79 Wet op
de beroepen in de individuele gezondheidszorg; artikelen 43, 44 en 49 Wet op de inlichtingen- en veilig
heidsdiensten 2002; artikelen 6, 7,7a, 9 en 10 Wet op de justitionele documentatie en op de verklaringen
omtrent het gedrag; artikelen 10, 13a, 13b 22 en 24 Wet Politieregisters.
218
HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING
31 Waarbij moet worden opgemerkt dat ook archiefvormers een vorm van acquisitiebeleid behoren te hebben,
en wel in relatie tot de archiveringsfunctie 'ontvangen'. Dit beleid dient onderdeel te zijn van archief-
beheerregels of archiefverordeningen.
219