bepalen, aanmerken of identificeren van een document als archiefstuk spelen de vorm en de drager dan ook geen rol van betekenis. De Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van (overheids)informatievoorziening en archiefbeheer is hierover duidelijk. Waar de Nederlandse wetgeving zich niet duidelijk over uitspreekt, zijn de criteria op basis waarvan een document als archiefstuk kan of moet worden aangemerkt. De definitie van een archiefstuk in wet- en regelgeving en in terminologieën op het gebied van de archivistiek, beweegt zich rond de interpretatie van termen als 'naar zijn aard bestemd', 'neerslag van een hande ling', 'ambtshalve opgemaakt of ontvangen', enzovoorts. Meer handvatten om te bepalen of een document een archiefstuk, is heeft de wetgever ons niet expliciet gegeven. Wellicht biedt hiervoor een overzicht van alle (archief)stukken die in het kader van de uitvoering van handelingen, taken, werkzaamheden worden opgemaakt en ontvangen uitkomst? Zo'n overzicht kan gebaseerd zijn op de producten die voortkomen uit de in kaart gebrachte bestuurlijke informatieverzorging, en opge steld aan de hand van methoden die de archivistiek (nog) min of meer vreemd zijn.25 Fase 4. Het archiveringsysteem van de archiefvormer Nadat een document is aangemerkt of geïdentificeerd als archiefstuk wordt de keuze gemaakt het document wel of niet aan het archiveringsysteem aan te bieden. Formeel-juridisch zou ieder als archiefdocument aangemerkt of als zodanig geïdentificeerd document moeten worden aangeboden. Dit geldt met name voor overheidsorganisaties. Deze zijn immers gehouden aan de verplich ting tot inzichtelijkheid, betrouwbaarheid, transparantie van haar handelen. Zij moeten over hun handelen democratische verantwoording (kunnen) afleggen. In de praktijk worden echter vaak archiefstukken om verschillende redenen buiten het archiveringsysteem gehouden, denk hierbij aan archiefstukken waarin persoonsgegevens zijn opgenomen of stukken rondom beveiliging. De volgende stap is al dan niet opname van dit archiefstuk in het archivering systeem van de archiefvormer. Tot niet-opname kan eigenlijk alleen worden besloten, als het de moeite niet loont stukken op te nemen. Bijvoorbeeld omdat, rekening houdend met bewaartermijn (bij stukken dus die voor vernietiging in aanmerking komen), de kosten van opname hoger zijn dan de baten (materieel en niet materieel)Een ander argument kan zijn dat er geen (politieke of bedrijfs economische) risico's zijn als er niet wordt opgenomen. Vervolgens de keuze om het in het archiveringsysteem opgenomen archiefstuk al dan niet op te slaan. Nu zijn met deze schets over het archiveringsysteem van de archiefvormer nog niet alle aspecten van waardering, het maken van keuzes, de revue gepasseerd. Archiefstukken die zich bevinden in het archiveringsysteem van de archief vormer kunnen immers ook worden geraadpleegd, vooropgesteld dat zij openbaar zijn. Het is dus aan de archiefvormer te bepalen welke documenten openbaar zijn en welke niet26, en welke documenten raadpleegbaar zijn en welke niet. Hoewel deze keuzes niets van doen hebben met waardering ten behoeve van de verwijdering, staan ze toch in het overzicht omdat ze van belang zijn voor de waarneming; fase 1 van dit overzicht. Van fase 4 naar fase 5. Beleid voor waardering, acquisitie en selectie Met in achtneming van bijvoorbeeld de uitgangspunten van de internationale norm voor informatie- en archiefmanagement (NEN-ISO 15489-1), criteria voor archiefverordeningen, archiefbeheerregels27 (verplicht voor overheidsorganen op verschillende niveaus), zou beleid voor waardering, selectie en verwijdering moeten worden opgesteld. Beleid dat zowel het acquisitiebeleid als selectiebeleid omvat en op basis waarvan acquisitieplannen en selectiedocumenten kunnen worden vervaardigd. Op basis van het selectiebeleid, dat eigenlijk het beleid voor waardering is, wordt aan de hand van criteria bepaald welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen, welke documenten op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en, in voorkomend geval, welke documenten voor zogenaamde noodvernietiging in aanmerking komen.28 Selectie - in de betekenis van de administratieve verwerking van tijdens het proces van waardering verkregen gegevens - hoort feitelijk thuis binnen het archiefbeleid van archiefvormers. Ook volgens de Archiefwet 1995 hoort de selectie in beginsel door de archiefvormer te worden uitgevoerd. Het selectie beleid van de archiefvormer heeft zowel betrekking op de totstandkoming van de selectielijst, als op de wijze waarop de administratieve verwerking van de tijdens het proces van waardering verkregen gegevens over het bewaren en vernietigen kan of moet worden vormgegeven. Ten aanzien van de selectielijstgegevens dienen deze te worden toegekend aan de stukken. Selectie is dan het toevoegen van metadata (namelijk het kenmerk 'bewaren' of het kenmerk 'vernietigen' en in het laatste geval tevens de bewaar termijn) aan de archiefstukken, respectievelijk aan de al bestaande sets van metadata die aan het archiefstuk (in context) zijn toegekend. NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN 25 Vóór de introductie van deze term was die van de Administratieve organisatie (AO) in zwang. AO heeft zich ontwikkeld tot de bestuurlijke informatievoorziening onder invloed van het ontstaan van het vakgebied bestuurlijke informatiekunde. Binnen de bestuurlijke informatievoorziening wordt AO gezien als zijnde van toepassing op enkele specifieke, met name boekhoudkundige, onderdelen van de totale infor matieverzorging. Zie R.W. Starreveld, H.B. de Mare, E.J. Joëls, Bestuurlijke informatieverzorging. Deel 1 Algemene grondslagen (Alphen aan den Rijn Brussel, 19852), pp. 30-31 en pp. 437-442. Starreveld cs. onderscheiden binnen de bestuurlijke informatieverzorging vier groepen onderwerpen die van belang zijn bij het ontwerpen van bestuurlijke informatieverzorgingssystemen. Deze variëren van de inventarisatie van de soorten informatie die nodig zijn, respectievelijk die (moeten) worden vastgelegd in het kader van de uitvoering van werkzaamheden, wie daarvoor verantwoordelijk is, welke werkwijze daarvoor wordt gevolgd en wanneer de vastlegging geschiedt. Zie voor een uitvoerige behandeling hiervan: R.W. Starreveld, O.C. van Leeuwen, H. van Nimwegen, Bestuurlijke-informatieverzorging. Deel 1 Algemene grondslagen (Groningen Houten, 20025), pp. 34-35. 216 HANS WAALWIJK MOMENTEN VAN WAARDERING, SELECTIE EN VERWIJDERING 26 Hier behoort ook de rubricering - het toekennen van de mate van beveiliging - toe. Rubricering geschiedt aan de hand van het Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst - bijzondere informatie. 27 Onder het regime van de Archiefwet 1995 zijn overheidsinstellingen gehouden voorschriften voor het beheer van archiefstukken te vervaardigen. Voor de centrale overheid en de zogenaamde overige overheidsinstellingen (Pbo-organen en Zelfstandige bestuursorganen of ZBO's) zijn dat beheerregels (ex artikel 14 Archiefbesluit 1995, voor waterschappen, gemeenten en provincies zijn dat verordeningen (respectievelijk ex artikelen 27, 30 en 35 Archiefwet 1995). 28 Deze noodvernietiging is alleen mogelijk binnen de kaders van door de Minister-President te stellen richtlijnen. 217

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 110