Conclusies Waarderen en selectie is een beslissingsproces dat een hoge mate van expertise vereist. Die expertise is wellicht minder persoonsgebonden dan de literatuur en de praktijk suggereren. Bij analyse van het proces blijkt dat de verschillende soorten kennis goed te onderkennen zijn en dat veel van die kennis ook expliciet te maken is. Voor wat betreft de contextuele kennis die de gedeeltelijke input voor het proces is, gebeurt dat ook.21 Ook andere vormen van kennis zijn dikwijls in vastgelegde vorm aanwezig of kunnen expliciet worden gemaakt. Hoe duidelijker dat gedaan wordt, hoe transparanter en controleerbaarder het waarderings- en selectieproces wordt. Dat zou bijdragen aan een vruchtbaar debat met de gebruikers en de archivaris bevrijden van de suggestie dat zij of hij naar willekeur over leven of dood van archiefbescheiden beschikt. In 1997 heb ik tevergeefs geprobeerd voor PIVOT een expert assistant te ontwer pen die PIVOT projectteams zou kunnen ondersteunen bij het nemen van de waarderingsbeslissingen en het vervolgens gefundeerd documenteren van de beslissing. Dat lukte toen niet omdat met name de criteria voor het toekennen van een B of een V onvoldoende scherp geformuleerd waren (en mijns inziens nog zijn). In de regel bevatten de Basis Selectie Documenten per handeling wel het criterium dat is toegepast, maar de argumenten waarom juist dat criterium zou opgaan, ontbreken. Gesprekken met de toenmalige pivoteers gaven geen eendui dig antwoord. Mogelijk kan dat ook niet, omdat steeds contextuele factoren een rol spelen. Waarderen is geen exacte bezigheid, hoe strak de procedure ook moge zijn. Het is echter wel zaak die contextuele factoren per beslissing in kaart te brengen en toe te voegen aan het bewaarbeleid. Een waarderingsbeslissing mag geen orakelspraak zijn. Alleen door zorgvuldige documentatie van toegepaste regels en kennis kan waardering en selectie zich ontwikkelen tot een profes sionele archivistische activiteit. Waardering en selectie zijn de handelingen die het archief dramatisch veranderen; dat moet dan ook niet alleen zorgvuldig, maar evenzeer gedocumenteerd gebeuren. Ook een archivaris moet verantwoor ding afleggen van zijn handelen.22 Een model van het proces zoals door InterPARES is ontwikkeld kan daarbij goede diensten bewijzen als conceptueel raamwerk. Dat raamwerk zou kunnen helpen bij het opstellen van uitgangspun ten (selectiebeleid), bij het scherp formuleren van criteria en bij het schrijven van redeneerregels, dus de toepassing van de criteria. De vraag of effectieve soft ware ontwikkeld zou kunnen worden die de selecteurs - de experts dus - helpen bij het nemen van de waarderingsbeslissingen, laat ik onbeantwoord. Zelfs al slaagde destijds Gilliland-Swetland erin zo'n expert assistant te ontwikkelen voor elektronische berichten. Haar proefterrein, een universiteit, was te beperkt voor het trekken van algemeen geldende conclusies. Mijn eigen onderzoek voor PIVOT bracht onder andere aan het licht dat de wijze van vastleggen van onderzoeks resultaten onvoldoende precies was voor succesvol toepassen van regels door software, maar het negatieve resultaat van destijds betekent niet dat het onmogelijk is. Verder onderzoek naar methoden en technieken van waardering en selectie is nodig. Expert assistants zouden hele goede diensten kunnen bewijzen bij het selecteren van digitale bestanden. Een aanzienlijk praktisch nut van een geformaliseerde heuristische appraisal assistant zou ook kunnen zijn dat verschillende personen, met verschillende achtergronden de assistant zouden kunnen gebruiken en dat zichtbaar wordt waar de verschillen in waardering zitten. Dus ook als blijkt dat appraisal voorlopig nog sterk expertisegebonden is, kan een door alle betrokkenen gebruikte assistent veel helpen. De verschillen worden duidelijk traceerbaar. Daarvoor moet dan nog wel een aantal componen ten worden toegevoegd en uitgesplitst die nu nog te globaal zijn. NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN 21 Men zou kunnen menen dat voor selectie volgens PIVOT uitsluitend contextuele gegevens als invoer fungeren. Dat moge zo zijn voor de waardering (immers de handelingen worden gewaardeerd), voor de selectie zijn wel degelijk de stukken zelf nodig. PIVOT vernietigt of bewaart immers geen handelingen, maar archiefbescheiden. 22 Zie ISO-NEN 15489:2001 Norm voor Informatie- en Archiefbeheer. 206 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE 207

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 105