Figuur 4: Bepaal de haalbaarheid van bewaren, stroomschema (InterPARES) Bepaal de haalbaarheid van bewaring (A23 Determine Feasibility of Preserving Authentic Electronic records) Voor digitale archiefbescheiden is het belangrijk vast te stellen onder welke voorwaarden langetermijn bewaring haalbaar is. Elektronische bestanden kunnen dermate complex zijn, dat bewaring alleen mogelijk is door aan kwaliteit (functionaliteit) en dus authenticiteit in te boeten. Zo is thans een discussie gaande over de houdbaarheid van de digitale handtekening. Archivarissen menen dat het praktisch onmogelijk en feitelijk niet nodig is.20 Ook geografische informatiesystemen en grote databases stellen archiefdiensten voor wellicht onmogelijke opgaven - zowel in technologische als in financiële zin. Dergelijke bestanden zijn immers dikwijls uitermate complex en afhankelijk van specifieke software, wat langdurige bewaring in de oorspron kelijke vorm zeer bemoeilijkt. Het InterPARES model verdeelt ook dit deelproces onder in drie subprocessen: (A231) Bepaal de te bewaren elementen waaruit het bestanddeel bestaat; (A232) Stel vast welke digitale componenten moeten worden bewaard; (A233) Stem de eisen voor bewaring af met de mogelijkheden. Deze drie subprocessen zijn in het model speci fiek voor digitale bescheiden. Het eerste subproces bepaalt de karakteristieke onderdelen van het bestanddeel (tekst, afbeelding, geluid) die samen het bestanddeel vormen maar in technische zin afzonderlijke bestanden kunnen zijn. Het subproces onderkent de mogelijkheid dat niet het hele bestanddeel noodzakelijkerwijs voor langdurige bewaring in aanmerking hoeft te komen; misschien is een opgenomen geluidsfragment wel niet zo essentieel, of kan van een digitale kaart één of meer lagen worden vernietigd. Zo sluit het tweede sub proces (A232) aan op het eerste, door vast te stellen welke bitstreams vernietigd kunnen worden en welke niet. De achterliggende gedachte is dat een digitaal bestanddeel in fysieke zin bestaat uit bits en dat in de eerste plaats die bits bewaard moeten worden. Dat is ook het minst moeilijke deel; veel lastiger is het om uit de bits weer het bestanddeel te kunnen presenteren op een moment dat enige gebruiker daarom vraagt. De haalbaarheid van de bewaring wordt dan ook vooral daardoor beperkt. Het heeft geen zin bits te bewaren die niet zinvol kunnen worden gepresenteerd. De afweging tussen wat zou moeten (de zinvolle presentatie) en wat mogelijk is wordt gedaan in het derde subproces (A233). De kennis die nodig is voor het vaststellen van de haalbaarheid van de bewaring is zowel archivistisch, technisch als pragmatisch van aard. Archivistisch voor het vaststellen van de elementen waaruit het bestanddeel bestaat en het onderken nen van het belang van elk van die elementen voor het behoud van authenticiteit (of ruimer: kwaliteit). Technisch voor het herkennen welke bitstreams de onder kende elementen representeren en voor het beoordelen van de moeilijkheids graad van bewaring. Pragmatisch voor het beoordelen van de gebruikseisen, voor het taxeren welk verlies in functionaliteit of presentatie acceptabel is. Bovenstaande redenering is niet uniek voor digitale bestanden. Welbeschouwd vinden dit soort overwegingen ook plaats bij de selectie van traditionele archiefbescheiden. Nemen we bijvoorbeeld een grote serie uitvoeringsdossiers (huursubsidies, patiëntendossiers, bijstandszaken) dan is een gelijksoortige beoordelingsmethode mogelijk: vaststellen waaruit de serie als geheel en de dossiers bestaan; bepalen op welke wijze de informatie is opgeslagen; afwegen van gebruikswensen tegen de beschikbare mogelijkheden en middelen. De uit eindelijke selectiebeslissing kan dan zijn het nemen van steekproeven, of vernietiging van bepaalde categorieën documenten, of integrale verfilming. Neem de selectiebeslissing (A24: Make Appraisal Decision). De resultaten van de deelprocessen (A22): Beoordeel de waarde en (A23): Bepaal de haalbaarheid worden uiteindelijk tegen elkaar afgewogen en leiden tot de uiteindelijke selectie beslissing. Die selectiebeslissing kan dus genuanceerder zijn dan Bewaren of Vernietigen op termijn; ze geeft ook aan in welke vorm en functionaliteit de bestanddelen bewaard blijven. NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN USED AT: Wash ingto nJune 2ÖD1 AUTHOR: ApTF PROJECT: InterPARES Project DATE: Ü5/D5/2G0C REV: 19/D6/2001 'WORKING READER DATE CONTEXT PUBLICATION A2 Appraisal Strategies Relevant Information About Electronic Record List of Record Elementsto be Preserved Valuation Infoimation Lid of Digital Components to be Preserved Infomiation About Digits Components to be Preserved information about Preservation Capabilities Feasibility Informath NODE: title: Determine Feasibility of Preserving Authentic Electronic Records NUMBER: V.4.0 DRAFT RECOMMENDED Determine the Record Elements to be Preserved Identify the Digital Components to be Preserved A232 Reconci le Preservation Req's. with Preservation Capabilities 20 Het Belgische DAVID project heeft zich onder andere hiermee bezig gehouden. http://www.antwerpen.be/david/ 204 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE 205

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 104