value of [electronic] records(A222) Beoordeel de authenticiteit Assess authen
ticity of [electronic] recordsen (A223) Stel de waarde van de bestanddelen vast
(Determine value of [electronic] records).
Het eerste van deze drie subprocessen is de kern, de waardering in engere zin
(A221). Het InterPARES model doet geen uitspraak over hoe dat plaats vindt.
Als control wordt alleen het selectiebeleid gegeven: appraisal strategies. Dit beleid
komt uit het besturingsproces (Al) Manage selection function. Iets nauwkeuriger
zouden we kunnen vaststellen dat het besturingsproces bestaat uit het opstellen
van operationele criteria: de als-dan regels waarvan een vorige paragraaf de
syntax beschreef. Hoe het beoordelingsproces verloopt hangt voor een deel af van
de gekozen methode: gebaseerd op handelingen of op bestanddelen. Beide kan
ook: eerst handelingen voor een eerste waardering, vervolgens een nadere beoor
deling van de bestanden zelf.
De kennis die voor dit proces wordt gebruikt, leent zich voor een formele syntax
is in de vorm van logische beslissingsregels. Voorwaarde is wel dat de beschrij
ving van de context en/of de bestanden die elementen bevatten die aansluiten op
deze regels. Een simpel voorbeeld moge dit verduidelijken. Als een regel is dat alle
blauwe documenten na 1 jaar vernietigd mogen worden, dan zou idealiter uit de
beschrijving van de bestanddelen moeten blijken welke kleur de stukken hebben.
Eerder onderzoek naar de selectieregels (criteria) en de beschrijving van hande
lingen heeft duidelijk gemaakt dat het zeker voor functionele selectie (PIVOT)
dat niet zo gemakkelijk is.17 In elk geval bleken destijds, in 1997, de PIVOT
criteria onvoldoende op de beschrijvingen van de handelingen aan te sluiten om
een expert assistant te ontwikkelen. Ik kom hier aan het eind nog even op terug.
Het tweede subproces (A222), Beoordeel de authenticiteit, is min of meer typisch
voor InterPARES. Het doel van dat project was immers de voorwaarden te vinden
voor de langetermijn bewaring van authentieke digitale archiefbescheiden.
Behoud van authenticiteit stond voorop zowel bij selectie als bij preservering. Het
doel van dit subproces is vast te stellen welke specifieke authenticiteits kenmer
ken de bestanddelen hebben om mede aan de hand daarvan in een volgende stap
de uiteindelijke waarde vast te stellen.
Voor dit subproces is het dus nodig te weten wat documenten authentiek maakt.
Binnen InterPARES was daarvoor een speciale taskforce ingesteld die voort
bouwde op onderzoek dat eerder door de University of British Columbia was
uitgevoerd.18 Authenticiteit heeft meer van doen met de vorm en functie van de
documenten dan met de feitelijke inhoud. De authenticiteit van digitale
documenten wordt geborgd in de metadata van de documenten zelf en in de
context waarin ze zijn gevormd. Die metadata moeten dus onderdeel uitmaken
van de beschrijvingen die het resultaat zijn van deelproces (A21) Verzamel
informatie over de bestanddelen. Authenticiteitskenmerken laten zich goed
vastleggen in de vorm van templates.
Overigens verdient het aanbeveling dit subproces verder te detailleren, dat wil
zeggen niet alleen naar authenticiteit te kijken, maar naar de kwaliteit van de
documenten in ruimere zin.19
Inhoud (A221) en vorm (A222) bepalen samen voor een belangrijk deel de
kwaliteit en dus de toekomstige gebruikswaarde van de bescheiden. Daaraan is
toe te voegen de verwachtingen ten aanzien van gebruik, hetzij door de archief
vormer zelf (voor het afleggen van verantwoording bijvoorbeeld), hetzij door
toekomstige onderzoekers. Kennis daarover - eerder gekenschetst als kennis over
de klanten - vormt mede de input voor het derde subproces (A223) Bepaal de
waarde. Een mogelijke vorm van vastlegging van die kennis is een lijst van
thema's, die zouden moeten matchen met de inhoud van de documenten of de
beschrijving van de handeling waarin ze zijn gevormd en gebruikt.
Het resultaat van de drie subprocessen (A221, A222 en A223), die tesamen het
deelproces (A22) Beoordeel de waarde van bestanddelen vormen, is een min of
meer op zichzelf staande waardering, nog niet de uiteindelijke selectiebeslissing;
die volgt pas na het bepalen van de haalbaarheid van de bewaring. Over de wijze
waarop de resultaten van de drie processen tegen elkaar worden afgewogen, laat
InterPARES zich niet uit. In een ideale selectieprocedure wordt dat wel expliciet
vermeld, zodat een debat met gebruikersgroepen ook daarover kan plaatsvinden.
Selectie: proces en kennis
Op de waardering volgt de formele selectie. Het InterPARES model suggereert
dat de selectiebeslissing kan afwijken van de waardering. Men zou kunnen
zeggen dat waardering een voorstel doet en selectie uiteindelijk beslist en daarbij
argumenten hanteert die buiten de waardering vallen. InterPARES analyseerde de
waardering en selectie van elektronische documenten en gebruikt dus argumen
ten die ogenschijnlijk alleen daarvoor opgaan. We zullen echter zien dat de
aanpak ook een bredere geldigheid heeft. Voorlopig volgen we de InterPARES
redenering.
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
16 Al aan het begin van het PIVOT project bepleitte Klep een dergelijke benadering, waarvoor hij ook wel steun
vond in de Commissie voor archieven. P.M.M. Klep, Archieven bewaren: cultureel investeren in de toekomst.
Discussienota over selectie en vernietiging van archiefbescheiden ten behoeve van de Rijkscommissie voor de
Archieven. (Nijmegen, 1992). Idem, 'Selectie en vernietiging van archiefmateriaal. Waar blijft het stand
punt van de historici en van het Nederlands Historisch Genootschap', in: Bijdragen en Mededelingen voor de
Geschiedenis der Nederlanden 108:1 (1993), pp. 190-197.
202
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
17 Peter Horsman, The Application of Knowledge Engineering in Archival Appraisal. Ongepubliceerde master-
thesis, London, Middlesex University, 1997. Op deze scriptie is dit artikel goeddeels gebaseerd.
18 Luciana Duranti, Terence Eastwood and Heather MacNeil, Preserving the Integrity of the Archival Fonds
(Dordrecht, 2002).
19 Peter Horsman, 'Archiefsystemen en kwaliteit', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen,
Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. ('s-Gravenhage, 1999), pp. 85-105.
203
