Aan deze regel gaat een andere vooraf die vaststelt onder welke voorwaarden archiefbescheiden aan een criterium voldoen: Als archiefbescheiden de eigenschap {x, y, z,heeft (waarde), dan geldt criterium a De eigenschappen die tezamen de waarde van documenten bepalen zijn niet absoluut, maar hangen af van de selectiedoelstelling, of liever: de bewaardoelstel- ling. Inmiddels lijkt algemeen geaccepteerd te zijn dat waardering en selectie niet zozeer gericht zijn op het vernietigen van het waardeloze, maar op het bewaren van het waardevolle. Voorgaande redenering is overigens ook toe te passen op handelingen; in de regels kan het woord bescheiden ingeruild worden tegen handelingen.12 Er zijn meer vormen van kennisrepresentatie, ook selectielijsten zijn in feite een specifieke vorm van kennisrepresentatie. Het valt buiten het bestek van dit artikel diep op de verschillende vormen in te gaan. In de volgende paragraaf gaan we per deelproces na welke kennis relevant is, waarop ze is gebaseerd en hoe ze kan worden gerepresenteerd. Waardering: proces en kennis We nemen het proces waardering (appraise (electronic) records) van de InterPARES taskforce als beginpunt. Zoals we eerder zagen bestaat dit proces (A2) uit vier deelprocessen: (A21) verzamel informatie over de bestanddelen; (A2.2) Beoordeel de waarde van de bescheiden; (A23) Bepaal de haalbaarheid van de langetermijn preservering en (A24) Maak de waarderingsbeslissing. Bezien we elk van deze deelprocessen nader. Figuur 3: Beoordelen van waarde, stroomschema (InterPARES) Verzamel informatie over de bestanddelen (A21: compile information about electronic records).13 Dit proces is het contextonderzoek dat aan waardering voor afgaat. Contextonderzoek komt neer op het verwerven van domeinkennis over de taken en organisatorische positie van de archiefvormer(s) waarvan bescheiden moeten worden gewaardeerd. In de PIVOT-methode is dit het institutioneel onderzoek; ook in documentgerichte selectiemethoden is het contextonderzoek een belangrijke component. Het stroomdiagram van het InterPARES model (zie figuur 3) laat de verworven contextuele informatie (of beter: kennis) invoer worden van het beoordelingsproces (A22).14 Het is niet uitsluitend institutionele kennis dat het resultaat is van dit vooronderzoek; het levert ook identificerende en andere informatie op over de te selecteren bestanden zelf. De kennis zal in de regel worden gerepresenteerd in een rapport, in de vorm van een textuele beschrijving, aangevuld met organogrammen (zoals PIVOT Rapporten Institutioneel Onderzoek, aangevuld met lijsten van te selecteren bestanden).15 Beoordeel de waarde van de bestanddelen (A22: Assess the value of electronic records. Het InterPARES model verdeelt dit deelproces verder onder in drie sub-processen: (A221) Beoordeel of de bescheiden nog waarde hebben (administratief, cultureel) die het bewaren rechtvaardigen (Assess continuing NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN 12 De selectie wordt daarmee wel minder fijnmazig: documenten die door een handeling zijn ontstaan die het predikaat V krijgt, maar om een afwijkende reden het bewaren waard zouden zijn, vallen buiten de boot. Ik laat deze discussie hier buiten beschouwing. 13 Refererend aan het oorspronkelijke rapport van de InterPARES Appraisal Taskforce geef ik steeds de naam van de processen voluit in het Engels. In het Nederlandse equivalent heb ik consequent het adjectief elektronisch weggelaten, omdat ik het model in algemene zin hanteer. Ook de oorspronkelijke nummering van de processen heb ik gehandhaafd. In dit artikel heeft dat geen specifieke betekenis. 14 De voor het InterPARES project gekozen modelleringsmethode heeft - zoals elke methode - zijn beperkin gen. In een zuivere kennistechnologische modelleringstechniek zou de stroom verticaal, van bovenaf, de assesment box inkomen, maar dat is eerder een grammaticale dan een principiële kwestie. is In de PIVOT methodiek is dat gescheiden, mede omdat het institutioneel onderzoek zich niet beperkt tot één archiefvormer, maar een heel beleidsterrein omvat. Het koppelen van bestanden vindt naderhand plaats. Zie voor de verslaglegging van een vroege poging: J.T. Klinkenberg, Van handeling naar neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheid tot het vertalen van handelingen naar neerslag naar aanleiding van het PIVOT-onderzoek Belastingver(h)effend', (z.pl.: Breddels en Vermeulen, 1993). 200 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE AUTHOR: ApTF PROJECT: InteiPARES Project WORKING READER DATE CONTEXT: PUBLICATION A2 Relevant Information About Electronic Records Assessment of Continuing Value Assessment of Authenti city Valuation Information NODE: TITLE: Assess Value of Electronic Records NUMBER. v.4.0 A22 DATE:05ffl5,'2DDC REV: 19/0G/2DD1 DRAFT RECOMMENDED Determine Value of Electronic Records A223 Assess Authenticity of Electronic Records Assess Continuing Value of Electronic Records A221 201

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 102