Aan deze regel gaat een andere vooraf die vaststelt onder welke voorwaarden
archiefbescheiden aan een criterium voldoen:
Als archiefbescheiden de eigenschap {x, y, z,heeft (waarde),
dan geldt criterium a
De eigenschappen die tezamen de waarde van documenten bepalen zijn niet
absoluut, maar hangen af van de selectiedoelstelling, of liever: de bewaardoelstel-
ling. Inmiddels lijkt algemeen geaccepteerd te zijn dat waardering en selectie niet
zozeer gericht zijn op het vernietigen van het waardeloze, maar op het bewaren
van het waardevolle. Voorgaande redenering is overigens ook toe te passen op
handelingen; in de regels kan het woord bescheiden ingeruild worden tegen
handelingen.12
Er zijn meer vormen van kennisrepresentatie, ook selectielijsten zijn in feite een
specifieke vorm van kennisrepresentatie. Het valt buiten het bestek van dit
artikel diep op de verschillende vormen in te gaan. In de volgende paragraaf gaan
we per deelproces na welke kennis relevant is, waarop ze is gebaseerd en hoe ze
kan worden gerepresenteerd.
Waardering: proces en kennis
We nemen het proces waardering (appraise (electronic) records) van de
InterPARES taskforce als beginpunt. Zoals we eerder zagen bestaat dit proces
(A2) uit vier deelprocessen: (A21) verzamel informatie over de bestanddelen;
(A2.2) Beoordeel de waarde van de bescheiden; (A23) Bepaal de haalbaarheid
van de langetermijn preservering en (A24) Maak de waarderingsbeslissing.
Bezien we elk van deze deelprocessen nader.
Figuur 3: Beoordelen van waarde, stroomschema (InterPARES)
Verzamel informatie over de bestanddelen (A21: compile information about
electronic records).13 Dit proces is het contextonderzoek dat aan waardering voor
afgaat. Contextonderzoek komt neer op het verwerven van domeinkennis over de
taken en organisatorische positie van de archiefvormer(s) waarvan bescheiden
moeten worden gewaardeerd. In de PIVOT-methode is dit het institutioneel
onderzoek; ook in documentgerichte selectiemethoden is het contextonderzoek
een belangrijke component. Het stroomdiagram van het InterPARES model
(zie figuur 3) laat de verworven contextuele informatie (of beter: kennis) invoer
worden van het beoordelingsproces (A22).14 Het is niet uitsluitend institutionele
kennis dat het resultaat is van dit vooronderzoek; het levert ook identificerende
en andere informatie op over de te selecteren bestanden zelf. De kennis zal in
de regel worden gerepresenteerd in een rapport, in de vorm van een textuele
beschrijving, aangevuld met organogrammen (zoals PIVOT Rapporten
Institutioneel Onderzoek, aangevuld met lijsten van te selecteren bestanden).15
Beoordeel de waarde van de bestanddelen (A22: Assess the value of electronic
records. Het InterPARES model verdeelt dit deelproces verder onder in drie
sub-processen: (A221) Beoordeel of de bescheiden nog waarde hebben
(administratief, cultureel) die het bewaren rechtvaardigen (Assess continuing
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
12 De selectie wordt daarmee wel minder fijnmazig: documenten die door een handeling zijn ontstaan
die het predikaat V krijgt, maar om een afwijkende reden het bewaren waard zouden zijn, vallen buiten de
boot. Ik laat deze discussie hier buiten beschouwing.
13 Refererend aan het oorspronkelijke rapport van de InterPARES Appraisal Taskforce geef ik steeds de naam
van de processen voluit in het Engels. In het Nederlandse equivalent heb ik consequent het adjectief
elektronisch weggelaten, omdat ik het model in algemene zin hanteer. Ook de oorspronkelijke nummering
van de processen heb ik gehandhaafd. In dit artikel heeft dat geen specifieke betekenis.
14 De voor het InterPARES project gekozen modelleringsmethode heeft - zoals elke methode - zijn beperkin
gen. In een zuivere kennistechnologische modelleringstechniek zou de stroom verticaal, van bovenaf, de
assesment box inkomen, maar dat is eerder een grammaticale dan een principiële kwestie.
is In de PIVOT methodiek is dat gescheiden, mede omdat het institutioneel onderzoek zich niet beperkt tot
één archiefvormer, maar een heel beleidsterrein omvat. Het koppelen van bestanden vindt naderhand
plaats. Zie voor de verslaglegging van een vroege poging: J.T. Klinkenberg, Van handeling naar neerslag.
Een onderzoek naar de mogelijkheid tot het vertalen van handelingen naar neerslag naar aanleiding van het
PIVOT-onderzoek Belastingver(h)effend', (z.pl.: Breddels en Vermeulen, 1993).
200
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
AUTHOR: ApTF
PROJECT: InteiPARES Project
WORKING
READER
DATE
CONTEXT:
PUBLICATION
A2
Relevant Information
About Electronic Records
Assessment of
Continuing Value
Assessment
of Authenti city
Valuation Information
NODE:
TITLE:
Assess Value of Electronic Records
NUMBER.
v.4.0
A22
DATE:05ffl5,'2DDC
REV: 19/0G/2DD1
DRAFT
RECOMMENDED
Determine
Value of
Electronic Records
A223
Assess
Authenticity of
Electronic Records
Assess Continuing
Value of
Electronic Records
A221
201