in zoekprocessen die lineair verlopen. Het creatieve denk-, zoek- en interpretatie
proces is niet aan vaste procedures te binden en kan dus niet worden geautomati
seerd. Hier moet de ondersteuning van de archivaris komen.13
Conclusie
Ik heb bij de classificatiemethode van Duff en Johnson enkele kanttekeningen
geplaatst. De belangrijkste betroffen het probleem van de subjectiviteit bij het
interpreteren van de vraagstelling van de gebruiker, het definiëren van de
verzameltermen waarbij voorkomen moet worden dat er overlappingen optreden
en de simplificatie van de terminologie. Inderdaad komt ook uit mijn onderzoek
naar voren, dat termen als naam, plaats, datum, gebeurtenis, onderwerp en
archiefstukken in de vraagstellingen het meest werden gebruikt. Zoals ik al heb
aangegeven, was deze conclusie geen eye opener, omdat de meeste door de vraag
stellers gebruikte termen door mij naar deze verzameltermen werden vertaald.
Bovendien heb ik in dit onderzoek naar de bezoekers van de website alleen
gekeken naar degenen die blijkbaar het antwoord op hun vraag niet op de website
konden vinden. De mensen die wel hun weg op de site vonden zijn in dit onder
zoek niet vertegenwoordigd.
Doet dit nu veel af aan de bruikbaarheid van de door Duff Johnson en mijzelf
gevolgde aanpak? Ik meen van niet. Sociale wetenschappen zijn geen exacte
wetenschappen. Het houden van enquêtes en het analyseren van enquêteresulta
ten gaan altijd gepaard met een bepaalde mate van subjectiviteit. Men houdt
echter enquêtes om een beeld van een bepaalde situatie te krijgen op grond
waarvan eventueel beleid ontwikkeld kan worden. Dit is ook het belang van de
methode van Duff en Johnson. Subjectiviteit en interpretatieproblemen kunnen
nooit helemaal geëlimineerd worden, maar wel geminimaliseerd door vooraf dui
delijke criteria vast te stellen en de terminologie te bepalen. Wel ben ik van
mening dat er meer differentiatie zou moeten komen in de toegepaste terminolo
gie, omdat anders het beeld van de vraagstelling oppervlakkig blijft. Zoals in de
vorige paragraaf al is aangegeven, zou de classificatiemethode van Duff en
Johnson een goed hulpmiddel kunnen zijn bij het ontwerpen van kennissyste
men. Per vraagcategorie zou een menu kunnen worden gecreëerd met behulp
waarvan de vragensteller alle stappen doorloopt in een procedure die een onder
zoekstraject vertegenwoordigt. De categorie known item en de categorie specific
form zouden tot één categorie samengevoegd moeten worden.
Bij het ontwerpen van de terminologie en de kennissystemen is het onvermij
delijk dat archieven waar meer vraag naar is meer aandacht zullen krijgen dan
minder populaire archieven. Hier is mijns inziens niets mis mee. Alleen al
vanwege de kosten die ermee gemoeid zijn is het nu eenmaal niet mogelijk om
100 km archief via de website voor iedereen optimaal toegankelijk te maken.
Bovendien kunnen interactieve kennissystemen de gebruiker alleen helpen in
zoekprocessen die lineair verlopen en dient het onderzoek in het papieren archief
vooralsnog in de studiezaal plaats te vinden. Door als archief veel aandacht te
geven aan de meest gestelde vragen en de archieven waar het meeste vraag naar
is, kan een grote groep (toekomstige) archiefgebruikers geholpen worden en in
ieder geval beter geëquipeerd in de studiezaal verschijnen. De tijd die hierdoor
vrijkomt kan besteed worden aan archiefgebruikers met meer specifieke vragen.
Door de methode van Duff en Johnson toe te passen kan een archiefinstelling
een beter overzicht van en meer inzicht krijgen in het soort vragen die mensen
stellen en aan de hand daarvan digitale hulpmiddelen inrichten of aanpassen.
Wel is het voor het ontwerpen van digitale hulpmiddelen belangrijk dat naast de
gegevens die uit het e-mail onderzoek naar voren komen ook gegevens uit andere
bronnen worden gebruikt, zodat zo goed mogelijk ingespeeld kan worden op de
vraag van de archiefbezoekers. Zo is het aan te bevelen dat de mensen die in een
e-mail een vraag hebben gesteld waarvan het antwoord op de website te vinden
was, een vragenformulier te sturen om inzichtelijk te maken waarom zij het
antwoord niet gevonden hebben. Door middel van enquêtes kunnen bezoekers
gehoord worden die zich niet via de website melden.
Naar mijn mening kan de classificatiemethode van Duff en Johnson dus zeker
gebruikt worden om de kloof tussen competenties van gebruikers en benodigde
competenties te overbruggen. Eén van de voorwaarden is dan wel dat het onder
zoek opnieuw, maar dan op een veel groter aantal e-mails wordt uitgevoerd.
Vooraf dienen dan duidelijke criteria te worden gedefinieerd, zowel voor de
verschillende categorieën als voor de gebruikte terminologie.
ONDERZOEKERS IN EEN DIGITALE ONDERZOEKSOMGEVING
13 Als boven, 40.
192
SANDRA SACHER-FLAAT DE ONTSLUITING VAN ARCHIEVEN EN DE COMPETENTIE VAN DE GEBRUIKER
193
