bepaalde documenten kan bevatten of vraagt advies waar hij de gevraagde
informatie kan vinden.
Voorbeeld:
Bestaat er een kans dat ik in de archieven van het Ministerie van Koloniën
(MIKO-A, MIKO-B) iets kan vinden over de stadsgemeente X van voor 1950?
8. User education:
Dit zijn vragen van algemene aard over archieven, waar je ze kunt vinden en
hoe je moet zoeken. De vraagsteller heeft geen of slechts een vaag idee welke
archieven of welke archiefstukken hij wil inzien en wil een advies over hoe
en waar hij moet beginnen.
Voorbeeld:
Ik ben op zoek naar mijn voorouders. Mijn vader was XX geboren x-x-x
te Amsterdam. Ik hoop dat u mij op weg kunt helpen.
Ieder vraagtype werd vervolgens door de onderzoekers geanalyseerd op de wanteds
en givens: dat wil zeggen op de termen die gebruikt werden om te beschrijven
welke informatie een verzoeker wilde wantedsen termen waarmee de informa
tiebehoefte gedefinieerd werd, die beschreven wat de verzoeker weet over de
benodigde informatie (givens). Uiteindelijk werden door Duff en Johnson 183
verschillende termen uit de vragen gefilterd. Termen die vergelijkbare betekenis
hadden werden samengevoegd tot meer algemene categorieën en termen die
slechts zelden voorkwamen (minder dan vijf keer) werden buiten het verdere
onderzoek gehouden. Zo werden bijvoorbeeld persoonsnamen, namen van
ondernemingen en entiteiten in één 'naamcategorie' ondergebracht.
Vragen uit de categorieën material finding, specific form en known item zijn door
de onderzoekers naderhand samengebracht in één vraagcategorie omdat zij
gemeenschappelijke kenmerken hebben, het zijn namelijk gesloten vragen naar
de locatie van stukken.
Verantwoording onderzoek e-mails Nationaal Archief
Het was aanvankelijk de bedoeling om de classificatiemethode van Duff en
Johnson op exact dezelfde wijze toe te passen op de e-mails van het Nationaal
Archief. Uitgangspunten en werkwijze van beide onderzoeken dienden zoveel
mogelijk overeen te komen, zodat behalve een oordeel over de bruikbaarheid van
de methode ook een vergelijking tussen de resultaten van beide onderzoeken
mogelijk zou zijn. Dit streven is om praktische en organisatorische redenen niet
volledig verwezenlijkt. Zo onderzochten Duff en Johnson alleen via e-mails
gestelde vragen, omdat daarmee interveniërende invloed van archivarissen op de
vraagstelling en gebruikte termen achterwege bleef. Door mij zijn echter e-mails
geselecteerd die verstuurd werden vanaf de website. Dit had te maken met de
oorspronkelijke vraagstelling: of de informatie (geboden hulp) van de website
aansloot bij de onderzoekscompetenties van de gebruikers. Om te kunnen beoor
delen of de informatie die het Nationaal Archief via de website verstrekt ook bij
de gebruikers aankomt zou er door mij gekeken worden of er via e-mail vragen
gesteld worden waarvan men het antwoord op de website had kunnen vinden.
Vervolgens zouden met de onderzoeksresultaten afkomstig uit het onderzoek dat
gebruik maakte van de classificatiemethode van Duff en Johnson, suggesties
kunnen worden gedaan voor verbetering van de communicatiefaciliteit van de
website. Voorwaarde bij dit onderzoek was dan wel dat met zekerheid bepaald
kon worden of de vraagsteller op de website was geweest. Deze zekerheid kan
alleen maar gegeven worden via e-mails die verstuurd zijn vanaf de website. Deze
zijn herkenbaar aan de vermelding info@nationaalarchief.nl bij de afzender en
aan de structuur waarin gegevens van de vraagsteller (naam, voorletters, adres en
e-mailadres) staan vermeld. Doordat de verzoekers de website bezocht hebben
kan het zijn dat hun vraagstelling hierdoor beïnvloed is geweest. De resultaten
van het onderzoek van Duff en Johnson verschilden echter nauwelijks van die
van onderzoeken waarbij wel sprake was geweest van tussenkomst van een
derde.6 Om deze reden zijn na het veranderen van mijn onderzoeksvraag de
e-mails die ik al had geselecteerd, gebruikt.
Een ander verschil met de werkwijze van Duff en Johnson is, dat ik in dit
onderzoek bepaalde verzameltermen al op voorhand heb gebruikt. Duff en
Johnson hadden 183 termen gedestilleerd en deze vanwege de hanteerbaarheid
achteraf ondergebracht in wat grotere categorieën. Zij maakten gebruik van
Nvivo, kwalitatieve data-analyse software. Hierover had ik niet de beschikking.
Ook de ICT afdeling van het Nationaal Archief kon mij hier niet aan helpen.
De database dreigde te verstikken in alle velden die voor de vele termen gecreëerd
moesten worden. Daarom bracht ik namen van een persoon of personen, van
verenigingen, stichtingen, vennootschappen en overheidsorganisaties onder bij
de term naam en beroepsgroepen onder de noemer van beroep. Verder gebruikte
ik, in navolging van Duff en Johnson, de term biografische informatie.
Hieronder valt niet alleen genealogische informatie (geboorte, voorouders, stam
boom), maar ook informatie over emigratie, immigratie en oorlogsverleden van
ouders of voorouders. Een vierde door mij gehanteerde verzamelterm is archief
stukken: één of meer archiefstukken en archiefbestanden vallen allemaal onder
deze term. Boeken, tijdschriften, informatiefolders vallen onder de term
publicatie en de termen duplicaat en kopie bracht ik onder bij reproductie.
Periode, jaar en datum werden als datum.geregistreerd Ook voerde ik onderwerp
en gebeurtenis als verzamelterm in. Met name bij de wanteds bleek het noodzake
lijk om ze zoveel mogelijk onder te brengen in verzameltermen, anders was het
niet mogelijk de vragen statistisch te verwerken. Zo bracht ik bij de wanteds van
categorie administrative/directional vragen naar openingstijden, adressen,
telefoonnummers en e-mailadressen van medewerkers onder bij algemene infor
matie. Vragen over kosten van onderzoek en reproductie waarbij de vraagsteller
al specifiek aangaf wat hij gekopieerd of onderzocht wilde hebben, werden als
offerte geregistreerd. Indien men wilde weten aan welke voorwaarden voldaan
moest worden om stukken in te zien, te publiceren enzovoorts, dan gebruikte ik
de term procedures. Wanneer men aan de archivaris vroeg hoe men een onder
zoek moest aanpakken vatte ik dat samen als advies. Ik realiseer mij terdege dat
ik hiermee de interveniërende factor ben die Duff en Johnson juist hadden
willen uitschakelen, maar door het gebrek aan goede software was er geen andere
keus. Wel heb ik achter de verzameltermen de werkelijke termen ingevoerd zodat
deze altijd achterhaald kunnen worden.
ONDERZOEKERS IN EEN DIGITALE ONDERZOEKSOMGEVING
182
SANDRA SACHER-FLAAT DE ONTSLUITING VAN ARCHIEVEN EN DE COMPETENTIE VAN DE GEBRUIKER
6 Duff en Johnson, 163-165.
183
