Archivaris in Utopia:
Het creëren van een studiezaal en
andere faciliteiten voor bezoekers
Zoals duidelijk moge zijn uit het bovenstaande levert iedere invalshoek een
andere set profielen op. De reden dat de set profielen in ons onderzoek zijn
gebaseerd op het soort informatie waarnaar bezoekers zoeken, is gelegen in het
feit dat deze gegevens -samen met de aantallen die uit de bezoekersenquête
blijken- behulpzaam kunnen zijn bij het uitzetten van een beleidslijn voor het
Gemeentearchief. Alleen al om redenen van efficiëntie is het belangrijk om in te
spelen op de vraag naar informatie van de bezoekers en de frequentie waarin
bepaalde informatie wordt gevraagd.
Conclusie
Het beschreven archiefbenuttingsonderzoek begon met de vraag of het mogelijk
is om (zinvolle) profielen van archiefbezoekers te onderscheiden. De achterlig
gende gedachte was niet om te komen tot een sociologische indeling in archety
pische archiefbezoekers, een manier van typeren die snel ontaardt in het in
hokjes persen van mensen. Iedereen kan zich een voorstelling maken van de
gepensioneerde man die de stamboom van zijn familie komt onderzoeken en van
de jonge studente die precies weet waar ze de informatie voor haar scriptie
geschiedenis moet zoeken. De achterliggende gedachte was veeleer dat profielen
van archiefbezoekers voor het archiefinstellingen de mogelijkheid zouden
kunnen bieden om in te spelen op de verwachtingen, zoekmethoden, vaardighe
den, achtergrondkennis en/of het interessegebied van bezoekers.
Gaandeweg het onderzoek is gebleken dat het opstellen van profielen een bijna
hopeloze zaak is. Profielen wijzigen per invalshoek en invalshoeken zijn er legio.
Alvorens profielen op te stellen hebben we eerst gekeken naar mogelijke invals
hoeken. In de vragenlijst voor de bezoekers is gepoogd de vragen zodanig te
stellen dat bij de analyses achteraf verschillende invalshoeken konden worden
belicht: bezoekmotief, interessegebied, zoekmethoden, achtergrondkennis. De
meest aansprekende indeling is misschien die naar achtergrondgegevens zoals
leeftijd, geslacht en opleiding. Maar cijfers zeggen niet alles. Uit de enquête is bij
voorbeeld gebleken dat archiefbezoekers onder de 30 jaar vooral hoogopgeleide
meisjes zijn en archiefbezoekers boven de 55 jaar beduidend lager opgeleide
mannen. De extrapolatie dat het archief over 30 jaar wordt bevolkt door hoogop
geleide vrouwen snijdt waarschijnlijk geen hout. Het is niet te voorspellen of deze
hoogopgeleide vrouwen naar het archief zullen blijven komen. In het algemeen
kan men natuurlijk wel verwachten dat bezoekers hoger opgeleid zullen zijn
naarmate de tijd vordert, dit is een wetmatigheid die voor de hele Nederlandse
bevolking geldt.
Uiteindelijk is gekozen voor de invalshoek 'soort informatie waarnaar men zoekt'
in combinatie met geraadpleegde bronnen, competenties en voorbereiding.
Naast een massa data die vooral voor het Gemeentearchief Amsterdam interes
sant is, heeft het onderzoek ook een grappige paradox opgeleverd: Bezoekers zijn
voor een groot deel zeer hoog opgeleid en vinden in driekwart van de gevallen dat
zij voldoende competenties bezitten om het bronnenmateriaal te bevragen,
terwijl de studiezaalmedewerkers van mening zijn dat archiefbezoekers vooral
basale competenties moeten bezitten zoals men die op de lagere school aanleert.
Inleiding
Begin 2004 heb ik samen met Herman Bongenaar een onderzoek afgerond naar
de tevredenheid van bezoekers van de studiezaal van het gemeentearchief
Amsterdam. Het is waarschijnlijk het laatste publieksonderzoek geweest dat daar
is uitgevoerd: het gemeentearchief gaat verhuizen naar gebouw De Bazel, waar
een nieuwe studiezaal moet worden ingericht. Daarbij zullen heel wat keuzes
moeten worden gemaakt. Het gebouw staat er al en is niet speciaal voor het
gemeentearchief ontworpen. Bovendien is het een pand dat op de Monumenten
lijst staat en dat er dus slechts beperkt verbouwd mag worden. De vraag die ik
hier probeer te beantwoorden is in hoeverre de resultaten van het uitgevoerde
onderzoek behulpzaam kunnen zijn bij het maken van die keuzes. Als je alle vrij
heid hebt om te bepalen hoe de studiezaal en de faciliteiten er omheen eruit gaan
zien, hoe kun je dan iedereen zo veel mogelijk tevreden stellen? Bij het beant
woorden van deze vraag gebruik ik behalve de onderoeksresultaten ook andere
bronnen, zoals NEN-normen, die waardevolle suggesties kunnen bevatten voor
een optimaal archiefgenot.
Dit artikel bestaat uit verschillende paragrafen die ieder een aspect van de studie
zaal behandelen, op basis van resultaten, suggesties en opmerkingen uit de
enquête die in het kader van het onderzoek is gehouden. Ze vormen samen een
bescheiden checklist, een soort lijstje van dingen die je meeneemt als je op
vakantie gaat, van paspoort tot tandpasta. Niet alles is op elke studiezaal van
toepassing: sommige archieven zijn groter, andere weer kleiner dan het Gemeen
tearchief Amsterdam. Maar de nieuwe studiezaal voor het Gemeentearchief is
uitgangspunt en het is aan de lezer om te bepalen welke aspecten wel en welke
niet op zijn of haar situatie van toepassing zijn.
Groei of afname
Voordat u na het lezen van dit artikel met begrijpelijk enthousiasme begint met
ingrijpende verbouwingen in uw archief, is het van groot belang dat u weet
hoeveel bezoekers u dagelijks binnen uw muren mag verwelkomen. Het Gemeen
tearchief Amsterdam is hiervoor zeker niet de norm en het kan ook niet gezien
worden als een gemiddelde Nederlandse archiefinstelling. Wel is het zo dat de
problemen en situaties in Amsterdam ook elders zullen spelen, eventueel op een
andere schaal. Dagelijks komen er tussen de 75 en 110 bezoekers in het
ONDERZOEKERS IN DE STUDIEZAAL
118
MARTHE G. THOLEN
119
