De grootste knelpunten bij het zoeken naar informatie doen zich voor in het
Gemeentearchief Het stellen van ongerichte vragen door bezoekers is er een
van. "Doet u mij iets over en dan volgt een onderwerp waar hele boekenkas
ten over zijn volgeschreven. Op de studiezaalmedewerker rust dan de taak om net
zolang door te vragen tot een specifieke of concrete vraagstelling wordt bereikt.
Een enkele keer is de vaagheid van de vraagstelling te wijten aan gêne, bijvoor
beeld bij bezoekers die op zoek zijn naar hun onbekende ouders of analfabeten
die niet graag toegeven dat zij niet kunnen lezen.
Een ander knelpunt dat tot zoekproblemen leidt, is de wens van sommige
bezoekers dat informatie waarnaar zij op zoek zijn in een keurig afgerond dossier
staat. Dit wordt veroorzaakt door onbekendheid met de aard van de instelling en
de bronnen die daar aanwezig zijn. Een goed voorbeeld hiervan is het huizen-
onderzoek. Het Gemeentearchief beschikt niet over dossiers waar alles te vinden
is over één adres waarnaar een bezoeker op zoek is; gegevens over dat ene adres
zijn in velerlei verschillende bronnen te vinden. Hetzelfde soort gebrek aan
ervaring leidt bij sommige bezoekers tot verbazing dat niet alles wordt bewaard
maar dat bepaalde documenten blijkbaar worden vernietigd.
Een meer algemeen probleem is, dat het voor de studiezaalmedewerker soms
moeilijk in te schatten is of bezoekers komen voor informatie waarvan men al
weet dat het aanwezig is of voor informatie waarvan men dat niet weet. Bezoe
kers komen met een bepaalde vraag in hun hoofd en zijn hierop zo gefixeerd dat
zij vergeten deze vraag goed te stellen. En hoewel de studiezaalmedewerkers zich
bewust zijn van het feit dat zij bezoekers sturen als ze hen naar een bepaalde
informatiebron doorverwijzen, is het nauwelijks te voorkomen dat deze sturing
plaats vindt.
In het Gemeentearchief zijn talloze hulpmiddelen voor het zoeken naar infor
matie aanwezig. De bezoeker werd gevraagd welke van deze hulpmiddelen hij
gebruikt en welke hij bovendien kent. Uit de antwoorden op de vraag naar het
feitelijke gebruik van hulpmiddelen blijkt dat de klappers op registers en DTB-
boeken het meest worden geraadpleegd (34,6%), gevolgd door de studiezaal
medewerker (31,8%) en het Overzicht archieven en collecties (26,8%). De vraag
naar bekendheid met de hulpmiddelen in het Gemeentearchief levert naast te
verwachten resultaten (45,9% van de respondenten kent de klappers op registers
en DTB-boeken, 41,8% het Overzicht archieven en collecties) ook verrassende
resultaten op: de fotoladen zijn slechts bij een kwart van de bezoekers bekend,
iets meer dan een kwart kent de bibliotheekcatalogus.
Een van de recent ontwikkelde hulpmiddelen bij het zoeken naar informatie is
de website van het Gemeentearchief. Tweederde van de respondenten blijkt de
website minstens éénmaal bezocht te hebben, tegen eenderde die dit nooit heeft
gedaan. Van deze virtuele bezoekers bezocht tweederde het digitale Overzicht van
archieven en collecties en bijna eenzelfde percentage de digitale index op de
gezinskaarten. Het minst bezocht werd de rubriek 'Veel gestelde vragen' waar
sommige archiefbezoekers nu juist het antwoord op hun vraag zouden kunnen
vinden. Als men tevens naar leeftijd en geslacht van de respondenten kijkt bij
deze vraag, zien we een opvallende uitkomst: van de mannen onder de 30 jaar
hebben de minste respondenten de website een keer bezocht, van vrouwen in de
leeftijd van 31 tot 55 jaar de meeste. Over alle leeftijdscategorieën samen blijken
meer vrouwen dan mannen de website minstens eenmaal bezocht te hebben.
Naast informatiebronnen in het Gemeentearchief, blijkt ruim 90% van de
respondenten ook informatiebronnen buiten het Gemeentearchief te gebruiken.
Voor meer dan de helft van hen zijn internet en andere archiefinstellingen een
belangrijke informatiebron. Vakbibliotheken en de openbare bibliotheek scoren
ook hoog, terwijl een kwart aan informatie komt via het lidmaatschap van een
vereniging. Het kleine aantal respondenten dat voor zijn onderzoek geen
informatie buiten het Gemeentearchief gebruikt doet voor een aanzienlijk deel
onderzoek naar de eigen stamboom.
Bezoekmotieven
De vraag naar het bezoekmotief van de archiefbezoeker komt in alle boven
genoemde onderzoeken voor en is dus een mooi onderwerp voor vergelijking van
de verschillende archiefinstellingen. In de enquête van afgelopen zomer in het
Gemeentearchief Amsterdam konden de respondenten kiezen uit vier motieven:
hobby/zelfstudie werd aangekruist door 53,5% van de respondenten, weten
schappelijk onderzoek door 25,2%, werk (anders dan wetenschappelijk onder
zoek) door 12,4% en school of opleiding door 6,9%. De resterende 2% gaf aan
zowel voor werk als voor hobby te komen. Hiermee lijkt het Gemeentearchief
Amsterdam een beduidend diverser publiek te trekken dan andere archiefinstel
lingen. In het reeds aangehaalde onderzoek onder de bezoekers van de rijks
archieven in 1994 bleek gemiddeld ca. 70% van de bezoekers voor hobby en
zelfstudie te komen en 12% in verband met werk of beroepsuitoefening.7 Volgens
de Kwaliteitsmonitor van de DIVA over het jaar 2002 komt 60% van de respon
denten naar de onderzochte archiefinstellingen met een genealogisch bezoek
motief en 40% met een andere reden. In de tabel hieronder zijn de meest recente
onderzoeksgegevens uitgesplitst naar leeftijdscategorie. Men dient zich hierbij
wel te realiseren dat de bezoekmotieven hobby/zelfstudie aan de ene kant en
genealogie aan de andere kant elkaar niet geheel overlappen. De percentages
tussen haakjes geven het aandeel weer van de desbetreffende leeftijdscategorie in
het totaal aantal bezoekers.
ONDERZOEKERS IN DE STUDIEZAAL
108
HERMAN BONGENAAR KENNIS EN KUNNIS
Enquête GAA
2003
DIVA Kwaliteitsmonitor8
2002
2003
30- jaar
(20,5%)
34- jaar
(12%)
(10%)
hobby/zelfstudie
4,0%
genealogie
3%
4%
andere categorieën
16,5%
anders
8%
7%
31-55 jaar
(3 5,5%)
35-49 jaar
(20%)
(19%)
hobby/zelfstudie
20,5%
genealogie
10%
11%
andere categorieën
15,0%
anders
11%
9%
55+ jaar
(44,0%)
50-64 jaar
(40%)
(38%)
hobby/zelfstudie
29,0%
genealogie
27%
28%
andere categorieën
15,0%
anders
14%
14%
65+ jaar
(28%)
(33%)
genealogie
20%
27%
anders
8%
8%
Totaal leeftijd
(100%)
Totaal leeftijd
(100%)
(100%)
Totaal hobby andere cat.
100%
Totaal genealogie anders
101%
108%
7 H.G. Oost, "De bezoekers van de Rijksarchiefdienst in Nederland", in: Miscellanea Archivistica
Studia 79 (Brussel 1996) 30.
109
