Aanbevelingen voor de diensten
De vraag op welke manier een archiefdienst de kloof tussen startcompetenties en
benodigde competenties van onderzoekers op het gebied van familiegeschiedenis
kan overbruggen kan met behulp van de bovengenoemde competenties en
de aanbevelingen en gegevens die verder uit de gesprekken met genealogen en
studiezaalmedewerkers voortkwamen, eenvoudig worden beantwoord. Het ant
woord is echter niet eenvoudig. Een aantal aanbevelingen zal de ondervraagde
bezoekers en medewerkers van beide archiefdiensten zeker niet vreemd voor
komen, ook omdat deze door henzelf zijn gedaan of omdat het ontbreken van
bepaalde faciliteiten al bekend is. Deze zijn in het antwoord meegenomen om het
overzicht zo volledig mogelijk te maken. Ook (of juist) reeds bekende manco's en
mogelijkheden horen er dus bij.
Aangezien de beschikbare middelen en uren bij een archiefdienst doorgaans
verdeeld moeten worden over meerdere bezoekersgroepen, bestaat er vaak een
spanningsveld tussen de wensen van specifieke bezoekersgroepen enerzijds en de
mogelijkheden voor een archiefdienst om deze wensen te vervullen anderzijds.
We zijn echter van mening dat er, ondanks personele en financiële beperkingen,
zeker gestreefd kan worden naar het voeren van een beleid dat zo goed mogelijk
aansluit bij ondergenoemde aanbevelingen, desnoods op langere termijn. Ook
kan bijvoorbeeld een prioritering aangebracht worden, waarbij de voornaamste
wensen en problemen eerst worden aangepakt. De onderstaande aanbevelingen
kunnen daarbij als uitgangspunt gebruikt worden.
Aanbevelingen
Op basis van ons onderzoek zijn wij gekomen tot de volgende aanbevelingen voor
de onderzochte diensten:
1. Begeleid bezoekers actief en passief.
Hoewel bij beide diensten al deels aan deze vereiste wordt voldaan, willen we er
de nadruk op leggen dat onderzoekers dergelijke begeleiding als zeer nuttig
ervaren. Zeker in het beginstadium van het onderzoek wordt dit als onmisbaar
beschouwd.
2. Vervaardig een handleiding of een serie van korte handleidingen (zoek- en/of
bronnenwijzers) over de (on)mogelijkheden voor het doen van onderzoek naar
familiegeschiedenis in de desbetreffende instelling met daarin:
- een overzicht van beschikbare bronnen, duplicaten, toegangen en overige hulp
middelen, indien van toepassing per (oorspronkelijke) gemeente;
een korte schets van de ontstaansgeschiedenis van de bronnen en hun
eigenaardigheden;
een korte schets van het globale verloop van de lokale en/of regionale
geschiedenis;
verwijzing naar aanvullende literatuur en naar andere beschikbare
bronnen;
een handleiding hoe met bepaalde bronnen en toegangen te werken;
beschrijving van de mogelijke zoekmethodes;
signalering van hiaten in de aanwezige bronnen en uitleg over de
mogelijkheden om deze alsnog in te vullen.
3. Organiseer met regelmaat cursussen.
Hiertoe zijn diverse mogelijkheden, al naar gelang de wensen en behoeften van
bezoekers of de dienst zelf. Het is bijvoorbeeld goed mogelijk om cursussen
samen met een genealogische, historische of heemkundige vereniging te organi
seren of door een gespecialiseerde instelling te laten verzorgen. Te denken valt
aan een beginnerscursus genealogie, een cursus methodiek van archiefonderzoek
(i.v.m. het doen van onderzoek in andere dan de gebruikelijke bronnen) eof een
cursus paleografie.
De cursusvraag kan ook worden ondervangen door het verwijzen naar de moge
lijkheden om elders cursussen te volgen en hierover informatie ter beschikking
te stellen.
4. Bevorder contacten tussen bezoekers onderling.
Onderzoekers weten soms meer dan studiezaalmedewerkers, zeker als zij op spe
cifiek terrein onderzoek doen. Door het bevorderen van de onderlinge contacten
ontstaat de mogelijkheid tot het uitwisselen van kennis en informatie, wat een
positieve invloed kan hebben op de zelfredzaamheid van onderzoekers.
5. Intensiveer contacten met bezoekers en genealogische, historische en/of
heemkundige verenigingen.
Hierdoor is het mogelijk om ontwikkelingen op het gebied van genealogisch en
historisch onderzoek te signaleren en te volgen, de aanwezige kennis over
beschikbare informatie, cursussen en reeds verrichte onderzoeken op peil te
houden en in te spelen op wensen van deze groep bezoekers, waardoor de
tevredenheid toeneemt. Ook ontstaat zo de mogelijkheid om vrijwilligers te
werven voor uiteenlopende werkzaamheden die het genealogisch onderzoek
binnen de instelling zouden kunnen bevorderen.
6. Stel informatie beschikbaar over de mogelijkheden op andere archiefdiensten
onderzoek te doen.
Hierbij kan gedacht worden aan instellingen waar bronnen berusten die betrek
king hebben op de eigen plaats of regio, zoals een rijksarchief in de provincie.
Door inventarissen van andere archiefinstellingen op de studiezaal aan te
bieden, overzichten in huis te hebben van hun collectie en/of door het aan
bieden van internet op de studiezaal (met links naar de internetpagina's van de
desbetreffende instelling) zou men hier invulling aan kunnen geven.
7. Verwijs in een vroeg stadium naar meer dan de gebruikelijke/bekende genealogische
bronnen.
Door onderzoekers de mogelijkheid te geven om in hun onderzoek andere paden
te bewandelen dan de gebruikelijke wordt de onafhankelijkheid van het onder
zoek gewaarborgd. Daarnaast wordt de raadpleging van de aanwezige archieven
hierdoor gestimuleerd.
8. Digitaliseer bronnen en hulpmiddelen en stel ze digitaal beschikbaar.
Hiermee zou ook het probleem van reistijd en afstand kunnen worden ondervan
gen en zou de rol van de archiefinstelling als intermediair tussen de bezoeker en
andere archiefinstellingen kunnen worden ingevuld. Ook wordt aan de behoefte
om via internet te zoeken naar informatie en gegevens voldaan.
ONDERZOEKERS IN DE STUDIEZAAL
102
THEO THOMASSEN DE VEELVORMIGHEID VAN DE ARC HIEF O NTS LU ITING EN DE ILLUSIE VAN DE TOEGANKELIJKHEID
103
