Ook op de persoonsnamen bij de archieven kun je weer doorklikken. Klik je
bijvoorbeeld op Wim Kan, dan zie je in de presentatie van de gevonden records
naast Kans eigen archief ook dat van Kees Smulders, een zangleraar die Wim Kan
nog heeft bijgestaan in de scholing van zijn stem. Een klein archiefje, dat onder
meer de brieven bevat van Kan en Vonk aan Smulders.
Van een kleine 100 archieven is een uitgebreide inventaris aanwezig, en van de
meeste andere archieven een plaatsingslijst. Ook deze bronnen gaan we via inter
net toegankelijk maken. Op korte termijn zullen ze in ieder geval als PDF-file
beschikbaar gesteld worden.
Met de nieuwe site is het mogelijk om met een op XML gebaseerde archiefstan-
daard te gaan werken. Dit maakt het mogelijk om ook allerlei namen en begrip
pen uit de inventaris terug te vinden in de catalogus en vanuit de database een
presentatie te genereren waarin de voor het begrip van het stuk benodigde
archiefcontext is opgenomen. Op die manier wordt de informatie uit de archie
ven op een redelijk simpele maar wel doeltreffende manier toegankelijk gemaakt.
Een probleem daarbij blijft dat je dan bijvoorbeeld wel de apart beschreven brief
van een bekende theaterpersoonlijkheid uit het ene archief vindt, maar niet de
vele brieven van dezelfde persoon in een ander archief die zijn opgenomen in een
serie op datum geordende 'algemene correspondentie'. Dat is een probleem dat
onoplosbaar is tenzij je alle correspondentie en andere archivalia uitgebreid gaat
indexeren of per stuk gaat beschrijven. Dat is voor dit moment niet haalbaar.
(Een voordeel voor de onderzoeker is dat er in ieder geval op die manier nog wat
nieuws te ontdekken valt!)
De archieven zullen binnenkort niet alleen via de huidige zoektermen (titel,
personen, trefwoorden), maar ook via de voorstellingsgegevens ontsloten zijn.
Dit geldt eigenlijk voor alle materialen van de database, want op eenzelfde
manier kun je de affiches terugvinden van voorstellingen waarvan persoon X de
regie heeft gedaan en persoon Y in heeft meegespeeld. In de nieuwe versie van de
database zullen steeds meer van dergelijke gecombineerde zoekacties mogelijk
worden.
De laatste stap is de ontsluiting van de inventarissen door deze op te nemen in
de database. Door gebruik te maken van de archiefstandaarden wordt het naast
het linken en presenteren van individuele beschrijvingen ook mogelijk om op
eenvoudige wijze vanuit Adlib een 'klassieke' inventaris te presenteren.
Afsluiting
In deze schets heb ik geprobeerd te laten zien hoe bij Theater Instituut Nederland
stap voor stap de online theaterencyclopedie gerealiseerd wordt. Daarbij hebben we
ons een ideaal gesteld, dat in de toekomst misschien wel een illusie zal blijken.
Maar zolang we niet al te grote stappen nemen op weg naar het ideaal, moeten
we toch een eind kunnen komen. Door gebruik te maken van allerlei mogelijkhe
den, zowel qua financiering als qua efficiënte inzet van projecten, zijn er inmid
dels al mooie resultaten behaald. Vaak zijn die resultaten niet alleen een bijdrage
aan die encyclopedie, maar ook een product op zichzelf. Door op deze manier te
werken, is het makkelijker (financiële) ondersteuning te vinden, en wordt het
werk voor de medewerkers veel bevredigender.
Ik had geen handleiding beloofd om een willekeurige collectie aan te pakken,
maar ik hoop wel dat de beschrijving van onze aanpak wat voeding aan de discus
sie geeft. Met daarbij als bijzondere aspecten van onze werkwijze: enerzijds de
verregaande integratie, met als gevolg de grote mogelijkheden tot 'surfen in de
database', en anderzijds het gebruik van de voorstellingsgegevens als ordenend
principe.
Daarbij hebben wij rekening te houden met een breed publiek en dus met een
breed scala aan diensten en producten. Uitgangspunt blijft de taak die we
hebben: een representatieve collectie aanleggen voor de Nederlandse theater
geschiedenis en met die collectie en gegevens ook actief het publiek, de klanten
benaderen. Of het nu een theaterprogrammeur in New York is of een amateur
onderzoeker in een uithoek van Nederland, iedereen zou zijn informatie moeten
kunnen vinden, allemaal in één database, en in de toekomst hopelijk in één
online theaterencyclopedie.
DE ERFGOEDINSTELLING EN HAAR PUBLIEK
88
PAUL POST VAN KAARTENBAK TOT MULTIMEDIALE ENCYCLOPEDIE OP INTERNET
89
